Model pracy zdalnej i hybrydowej zyskuje szerokie grono zwolenników, co potwierdzają dane – blisko 30% Polaków podaje, że ich obowiązki zawodowe wykonuje właśnie w takich formach. Przedsiębiorstwa stoją więc przed koniecznością dostosowania polityki firmy do nowej rzeczywistości, co wiąże się z implementacją odpowiednich procedur. Jednym z ważniejszych aspektów jest rejestracja czasu pracy, która wpływa  na zarządzanie pracownikami, a także na ocenę ich wydajności.

Rejestracja czasu pracy zdalnej lub hybrydowej

Zarządzanie czasem pracy w warunkach zdalnych i hybrydowych wymaga od pracodawców znajomości przepisów oraz wdrożenia skutecznych metod ewidencji. Oto kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę:

Ewidencja czasu pracy:

• Pracodawcy powinni określić sposób ewidencji czasu pracy, który może obejmować elektroniczne systemy rejestrowania rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, każdy pracodawca jest zobowiązany do dokumentowania czasu pracy pracowników.

Potwierdzenie obecności:

• Metody potwierdzania obecności powinny być ustalone wewnątrz organizacji i mogą zawierać zarówno elektroniczną korespondencję, jak i systemy do logowania.
• Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o przyjętych metodach, co wynika z art. 29 § 3 Kodeksu pracy.

Listy obecności:

• Dla pracowników hybrydowych możliwe jest stosowanie list obecności w formie elektronicznej lub papierowej, zależnie od przyjętego w firmie systemu.
• W przypadku pracy zdalnej lista obecności może być zastąpiona przez systemy elektroniczne, które rejestrują aktywność pracownika, na przykład logowanie do narzędzi pracy.

Rozliczanie czasu pracy:

• W systemie hybrydowym należy szczególnie dokładnie śledzić czas pracy, ponieważ pracownik przebywa częściowo w biurze, a częściowo pracuje zdalnie.
• Wszystkie godziny pracy, zarówno te w biurze, jak i zdalnie, powinny być odpowiednio dokumentowane i archiwizowane.

Pracodawcy, którzy wdrożyli systemy takie jak Spektrum, mogą łatwiej spełniać te wymogi, oferując platformę do automatycznego rejestrowania czasu pracy oraz generowania raportów, co ułatwia zarówno pracownikom, jak i kadrom zarządzającym, nadzór nad przestrzeganiem przepisów i efektywnością pracy.

Funkcja rejestracji czasu pracy w Spektrum

System Spektrum, dzięki funkcji rejestracji czasu pracy, umożliwia pracownikom łatwe odnotowywanie rozpoczęcia, zakończenia pracy oraz przerw, z automatycznym zliczaniem przepracowanego czasu. Takie narzędzie cyfryzuje i automatyzuje procesy, które tradycyjnie wymagały ręcznego wprowadzania danych, takie jak prowadzenie listy obecności.

Automatyzacja listy obecności pracowników:

W Spektrum, pracownicy mogą z łatwością ‘włączyć’ i ‘wyłączyć’ zegar pracy w systemie, co pozwala na dokładne rozliczanie czasu pracy bez konieczności manualnego wprowadzania danych. Systemy te mogą również służyć jako narzędzie do zarządzania frekwencją i przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy.

Szczegółowe rozliczenia czasu pracy:

Raporty generowane przez system Spektrum dostarczają szczegółowych danych o czasie pracy poszczególnych pracowników, w tym informacje o przerwach i nadgodzinach. Dostęp do tych danych uprawnionym użytkownikom pozwala na efektywniejsze planowanie zasobów i lepsze zrozumienie wzorców pracy.

Skontaktuj się z nami, aby poznać szczegóły oferty i poprawić wydajność pracy w Twojej firmie.