Merytoryczna kontrola dokumentów księgowych jest jednym z etapów procesu księgowania. Jest  momentem decyzji o kwalifikacji danego dokumentu w księgach, uzupełnienia brakujących informacji oraz weryfikacji zasadności kosztu. Jak poprawnie opisywać i akceptować kontrolowane dokumenty?

Właściwa interpretacja dokumentów księgowych

Brak przygotowania dokumentów księgowych pod kątem ich kompletności, zgodności z przepisami oraz zasadności ujęcia w księgach, naraża przedsiębiorcę na zarzuty ze strony urzędników skarbowych. Konsekwencją może być wyrzucenie z kosztów dokumentów:

• niespełniających wymogów formalnych, 
• które nie są wystarczająco powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

Etap kontroli ma również istotny wpływ na prawidłową kwalifikację wydatków, a w niektórych przypadkach będzie decydował o tym, czy dany wydatek może być kosztem uzyskania przychodu, czy też okoliczności jego poniesienia na przykład w przypadku kosztów reprezentacji powodują, że powinien zostać ujęty jako niestanowiący kosztu uzyskania przychodu. Te wszystkie kwestie należy rozstrzygnąć na etapie kontroli dokumentów księgowych przed wprowadzeniem zapisów do ksiąg.

Kto odpowiada za przeprowadzenie kontroli dokumentów księgowych?

Kontrola merytoryczna dokumentów powinna być przeprowadzona przez klienta, ponieważ obsługujące go biuro rachunkowe/dział księgowości czy księgowość wewnętrzna nie mają zazwyczaj uprawnień do decydowania o zasadności podniesienia kosztów W razie wątpliwości, obie te komórki powinny zgłaszać klientowi/przełożonemu uwagi dotyczące niektórych wydatków i posiadać pisemne wyjaśnienie, które następnie będzie uzasadniało kwalifikację dokumentu księgowego. Może ono stanowić wygodną formę elektronicznego obiegu dokumentów.

Kontrola formalna i rachunkowa zazwyczaj należą do obowiązków biura rachunkowego – jest to weryfikacja dokumentów pod kątem przepisów prawa i poprawności wyliczeń, więc biuro rachunkowe posiada odpowiednią wiedzę do przeprowadzenia takiej kontroli. Ze względu na bezpieczeństwo obu stron, wskazane jest zamieszczenie w umowie zapisu o podziale zakresu kontroli dokumentów księgowych pomiędzy klienta a biuro.

Udogodnienia w opisywaniu i akceptacji dokumentów

Narzędziem pomocnym w procesie opisu i akceptacji dokumentów jest elektroniczny obieg dokumentów Spektrum, który ułatwia zarządzanie zgromadzoną dokumentacją. 

Dzięki predefiniowanym na etapie wdrożenia opisom dokumentów, osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli dokumentów wybierają opis dokumentu z wcześniej przygotowanej listy. Opisy dokumentów są ściśle powiązane z kontami księgowymi, dzięki czemu dział księgowości nie ma problemów z zapisem dokumentu lub pozycji dokumentu na odpowiednim koncie księgowym. System Spektrum pozwala, by osoba opisująca dokument miała możliwość wprowadzania dodatkowych zapisów do opisu. Automatyzacja procesu opisu dokumentów pozwala na zautomatyzowanie dekretacji dokumentów w systemie finansowo-księgowym, co nazywa się komendą automatycznego zapisu w systemie.