Przejdź do treści

Obowiązki pracodawcy na początku roku – o czym należy pamiętać?

Początek roku to czas wzmożonych działań dla pracodawców. Sprawdź jak zadbać o zatrudnionych i jak zapewnić płynność funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Prowadzenie firmy
obowiązki pracodawcy początek roku

Z początkiem nowego roku, pracodawcy stają przed szeregiem istotnych obowiązków, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa i zapewnienia odpowiednich warunków pracy swoim pracownikom. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym z nich na początku 2024 roku.

Obowiązki pracodawcy – początek roku

1. Zarządzanie urlopami pracowniczymi

Podsumowanie dni wolnych za rok poprzedni

Na początku roku kluczowym zadaniem pracodawcy jest dokonanie szczegółowego podsumowania wykorzystania wolnych dni przez pracowników za rok poprzedni. Proces ten obejmuje kilka istotnych kroków, które mają na celu zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi.

Zaległy urlop wypoczynkowy: Pracodawca musi upewnić się, że wszyscy pracownicy wykorzystali zaległe urlopy wypoczynkowe zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy. Zgodnie z prawem, pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop do końca roku kalendarzowego, w którym nabył do niego prawo. 

Jeśli jednak z różnych przyczyn nie było to możliwe, pracodawca ma obowiązek przypilnować, aby zaległe dni urlopowe zostały wykorzystane do końca września następnego roku. W przypadku, gdy pracownik nie skorzysta z zaległego urlopu, pracodawca może narazić się na sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Wypłata ekwiwalentów urlopowych: Kolejnym ważnym aspektem jest wypłata ekwiwalentów urlopowych. W 2023 roku nastąpiła zmiana współczynnika urlopowego, co wymaga odpowiedniego dostosowania wypłat ekwiwalentów. 

Współczynnik urlopowy to wskaźnik, który służy do obliczania wartości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Jego zmiana może wpłynąć na wysokość świadczeń wypłacanych pracownikom, dlatego pracodawcy muszą dokładnie przeanalizować nowe przepisy i odpowiednio dostosować swoje systemy płacowe.

dni urlopu w nowym roku

Naliczenie i zaplanowanie nowego urlopu wypoczynkowego

Tworzenie planu urlopów na nadchodzący rok jest nie tylko korzystne, ale często niezbędne dla efektywnej organizacji pracy. Plan urlopów pozwala uniknąć sytuacji, w której zbyt wielu pracowników jednocześnie przebywa na urlopie, co mogłoby zakłócić normalne funkcjonowanie firmy. 

Planowanie urlopów z wyprzedzeniem umożliwia również lepsze zarządzanie projektami i zadaniami, a także daje pracownikom możliwość wcześniejszego zaplanowania swoich wolnych dni.

Porada: W zarządzaniu zadaniami na początku roku, takimi jak planowanie i kontrolowanie wykorzystania urlopów czy ustalanie zastępstw, może okazać się nieocenioną pomocą oprogramowanie Spektrum

spektrum

Jego moduł Pracownicy umożliwia łatwe planowanie urlopów, kontrolowanie ich wykorzystania oraz automatyczne przekazywanie zadań osobie zastępującej pracownika na urlopie.

Dzięki temu systemowi, pracownicy mogą samodzielnie sprawdzać ilość dni urlopu do wykorzystania oraz składać wnioski online, co minimalizuje ryzyko zagubienia lub niedostarczenia dokumentów. Dodatkowo, system zapewnia prawidłowe wyliczenie wynagrodzeń w miesiącach, kiedy pracownicy korzystają z urlopów wypoczynkowych, co stanowi istotną pomoc w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi w firmie.

2. Dni opieki nad dzieckiem

Na początku roku pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na oświadczenia od pracowników dotyczące dni opieki nad dzieckiem. 

Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracownikowi przysługuje prawo do dwóch dni wolnych (lub 16 godzin) w roku kalendarzowym na opiekę nad dzieckiem do 14. roku życia. Te dni wolne są udzielane na podstawie pisemnego oświadczenia złożonego przez pracownika. 

Co ważne, nie ma potrzeby, aby pracownicy składali takie oświadczenia każdego roku, o ile ich sytuacja się nie zmieniła. Wystarczy, że pracodawca będzie regularnie sprawdzał, czy dzieci pracowników nadal nie przekroczyły 14. roku życia i w razie potrzeby zbierał nowe oświadczenia od pracowników, którym urodziły się dzieci.

opieka na dziecko

Dlaczego jest to takie ważne? Po pierwsze, odpowiednie zarządzanie dniami wolnymi pozwala na zachowanie przejrzystości w kwestiach kadrowych i płacowych. Pracodawca musi wiedzieć, które dni lub godziny zostały wykorzystane na opiekę nad dzieckiem, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień i problemów z naliczaniem wynagrodzeń.

Wykorzystanie dni opieki nad dzieckiem

W praktyce, dni opieki nad dzieckiem mogą być wykorzystywane zarówno w całości (2 pełne dni ciągiem), jak i częściowo (w podziale na godziny). Decyzja ta zależy od potrzeb pracownika i powinna być wcześniej ustalona z pracodawcą.

3. Planowanie czasu pracy

Pod koniec roku, jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy jest ustalenie harmonogramów pracy na kolejny rok. Proces ten powinien uwzględniać święta państwowe i dni ustawowo wolne, co pozwoli na efektywne zarządzanie zasobami oraz zapewnienie płynnego funkcjonowania firmy.

4. Wynagrodzenie i świadczenia

Minimalne wynagrodzenie

Pracodawcy muszą zapewnić, że wynagrodzenia ich pracowników nie spadają poniżej minimalnego progu wynagrodzenia. Na początku każdego roku należy zweryfikować, czy wszystkie wypłaty są zgodne z nowymi przepisami dotyczącymi płacy minimalnej, które mogą ulec zmianie w ciągu roku.

Zwolnienia lekarskie

Ważne jest, aby sprawdzić, czy pracownik na przełomie roku otrzymuje wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek. Pracodawca powinien monitorować, jak długo pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, ponieważ od tego zależy rodzaj świadczenia – wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę lub zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Dzięki temu można uniknąć błędów w naliczaniu świadczeń i zapewnić pracownikom odpowiednie wsparcie finansowe w czasie choroby.

5. Rozliczenia podatkowe PIT-11 (dla pracownika i Urzędu Skarbowego)

Do końca stycznia pracodawca ma obowiązek przekazać deklarację PIT-11 do Urzędu Skarbowego wyłącznie drogą elektroniczną. Dokument ten zawiera informacje o dochodach pracowników oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. 

Na przekazanie PIT-11 pracownikom pracodawca ma czas, ale nie do końca stycznia, a do końca lutego. Pracownik może otrzymać dokument w formie elektronicznej lub papierowej. Należy pamiętać, że wynagrodzenia za grudzień wypłacone w styczniu należy wykazać w PIT-11 za kolejny rok​.

6. Zasiłki i fundusze

Stworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Pracodawcy, którzy zatrudniają powyżej 50 pracowników, są zobowiązani do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Fundusz ten jest przeznaczony na finansowanie różnych świadczeń socjalnych dla pracowników, takich jak dofinansowanie do wypoczynku, pomoc finansowa w trudnych sytuacjach życiowych czy dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej.

PFRON

Informacje roczne w ramach systemu e-PFRON należy złożyć do 20 stycznia. 

Pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne muszą regularnie raportować do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, co pozwala na monitorowanie realizacji obowiązków związanych z zatrudnieniem tych osób.

7. Sprawozdania GUS

Niektórzy pracodawcy muszą przekazać do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) sprawozdania Z-05 i Z-10. 

  1. Z-05 dotyczy popytu na pracę
  2. Z-10 dotyczy warunków pracy

Termin ich złożenia zależy od specyficznych wymagań GUS, które są określone na początku roku i mogą się różnić w zależności od branży i wielkości przedsiębiorstwa. Regularne przekazywanie tych sprawozdań jest obowiązkowe dla wybranych pracodawców i ma na celu monitorowanie sytuacji na rynku pracy oraz warunków zatrudnienia.

8. Dostosowanie warunków pracy do nowych standardów BHP

Zapewnienie odpowiednich warunków pracy przy komputerze

W związku z nowymi regulacjami w 2024 roku, pracodawcy muszą dostosować stanowiska pracy osób korzystających z komputerów. Dla pracowników spędzających przy laptopach co najmniej 4 godziny dziennie, wymagane będzie zapewnienie nie tylko okularów, ale również szkieł kontaktowych, jeśli są one niezbędne.

Monitor stacjonarny lub podstawka do laptopa

Aby poprawić komfort pracy i ochronę wzroku pracowników, pracodawcy będą musieli wyposażyć stanowiska pracy w monitory stacjonarne lub odpowiednie podstawki do laptopów. Jest to szczególnie ważne dla osób spędzających długie godziny przed ekranem komputera.

Obowiązki pracodawcy na początku roku – podsumowanie

Początek roku to czas, kiedy pracodawcy muszą wykazać się szczególną troską o zarządzanie urlopami, planowanie czasu pracy, a także dokładne rozliczenia podatkowe i sprawozdania. 

Dbanie o te aspekty jest nie tylko obowiązkiem, ale również świadczy o profesjonalizmie i odpowiedzialności przedsiębiorstwa.

Zobacz inne wpisy

KSeF
Prowadzenie firmy
KSeF w Spektrum – my już się przygotowujemy!

Wystartowaliśmy !!! Rozpoczęliśmy prace nad wdrożeniem KSeF w SPEKTRUM. Naszym celem jest automatyczne pobieranie faktur zakupu i ich wizualizacja w systemie. Dzięki zastosowaniu SPEKTRUM nie musisz się martwić wprowadzeniem KSeF-u. Od 1 lipca 2024 wchodzi obowiązek wysyłania i pobierania faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury będą ustrukturyzowane w postaci pliku xml. Dzięki ustrukturyzowaniu faktur …

Czytaj