Najczęściej zadawane pytania

Spektrum jest mobilnym systemem elektronicznego obiegu dokumentów, zarządzania informacjami i zarządzania projektami przedsiębiorstwa, który pozwala na wykonywanie pracy zdalnej oraz optymalizację zadań i pracy w firmie.

Elektroniczny obieg dokumentów Spektrum znacząco ułatwia pracę przez:

• rejestrowanie wchodzących, wychodzących oraz wewnętrznych dokumentów w firmie,
• tworzenie ewidencji danych kontrahentów,
• raportowanie pracy i zadań pracownika, tworzenie listy obecności i czasu pracy,
• zarządzanie składnikami majątku przedsiębiorstwa,
• organizację projektów,
• zarządzanie pojazdami służbowymi.

Wpływa to na wygodniejszą i efektywniejszą pracę całego zespołu. Aby korzystać ze Spektrum, wystarczy dostęp do komputera i internetu.

Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia przechowywanie dokumentacji w jednym miejscu, wygodne przeszukiwanie zgromadzonych materiałów, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy oraz całkowicie bezkontaktową pracę zdalną. Funkcjonalność systemu Spektrum dopasowana jest do procesów biznesowych przedsiębiorstwa, optymalizuje koszty, pozwala na bezpieczny i szybki dostęp do dokumentów oraz danych.

System usprawnia rozprowadzanie dokumentów w firmie i umożliwia automatyczną rejestrację dokumentów, ich archiwizację, integrację z systemami zewnętrznymi oraz automatyzację kilku procesów jednocześnie.

Spektrum doskonale radzi sobie z obiegiem dokumentów w różnych formatach. Obsługuje dokumenty sporządzone nie tylko po polsku, ale także po angielsku.

System Spektrum wspiera elektryczny obiegu dokumentów w firmie, dodatkowo usprawnia procesy zarządzania:

• projektami i ofertami,
• flotą firmową,
• zasobami ludzkimi,
• sprzętem firmy

Dodatkowo skraca czas rejestracji i wprowadzania faktur do systemu oraz archiwizuje materiały niezbędne do kontroli księgowych. Spektrum generuje listy płatności i automatycznie weryfikuje białą listę płatników VAT.
System Spektrum posiada moduł OCR EXTRACTO, który odczytuje kluczowe dane z dokumentu i wprowadza je automatycznie do systemu.

Podstawową funkcjonalnością jest zautomatyzowanie procesu obiegu dokumentów w firmie.

Spektrum jest przede wszystkim wykorzystywany przez działy finansowe i księgowe przedsiębiorstw, np. do generowania list płatności. System nie tylko przygotuje listę faktur do zapłaty, ale pozwoli również zweryfikować zbiorczo (na białej liście) wszystkie dokumenty kontrahentów i ich rachunki bankowe, które wskazują na wystawionych dokumentach.

System automatycznie weryfikuje, czy rachunek bankowy kontrahenta umieszczony jest na białej liście podatników VAT. Dodatkową funkcjonalnością jest automatyczne generowanie informacji o weryfikacji rachunku wraz z dokładną datą i godziną wysłania zapytania oraz tak zwanym ID transakcji. Taki dokument zostanie automatycznie zapisany w bazie obiegu dokumentów Spektrum.

Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów systemu Spektrum, już od pierwszego użycia modułu EXTRACTO, na fakturze zakupu zostają rozpoznane i pobrane podstawowe dane z faktury (elektronicznej lub skanu, także w formacie PDF):

• NIP sprzedawcy,
• numer faktury,
• data wystawienia dokumentu,
• data płatności,
• numer konta bankowego,
• kwoty z podsumowania faktury.

Tak, system Spektrum obsługuje dokumenty elektroniczne dzięki wykorzystywaniu algorytmów odczytujących tekst m.in z plików PDF. System sam identyfikuje poszczególne elementy dokumentu elektronicznego i odpowiednio nimi zarządza.

Obsługa e-faktury i zaciąganie z niej danych do systemu jest jedną z funkcjonalności systemu Spektrum.

Moduł EXTRACTO elektronicznego obiegu dokumentów systemu Spektrum wykorzystuje aż trzy nowoczesne technologie, które minimalizują możliwość popełnienia pomyłki przy ręcznym obiegu dokumentów:

• AI (Artificial Intelligence – sztucznej inteligencji),
• ML (Machine Learning – uczenia maszynowego),
• OCR (Optical Character Recognition – optycznego rozpoznawania tekstu).

Tak, Spektrum jako narzędzie pomocne w procesie opisu i akceptacji plików i materiałów w elektronicznym obiegu dokumentów, pomaga w sprawniejszym przeprowadzeniu kontroli dokumentów księgowych.

Dzięki predefiniowanym na etapie wdrożenia opisom dokumentów, osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli wybierają opis dokumentu z wcześniej przygotowanej listy. Opisy dokumentów są ściśle powiązane z kontami księgowymi, dzięki czemu dział księgowości nie ma problemów z zapisem dokumentu lub pozycji dokumentu na odpowiednim koncie księgowym.

System Spektrum pozwala, by osoba opisująca dokument miała możliwość wprowadzania dodatkowych zapisów do opisu. Automatyzacja procesu opisu dokumentów pozwala na zautomatyzowanie dekretacji dokumentów w systemie finansowo-księgowym, co nazywa się komendą automatycznego zapisu w systemie.

Używanie systemu Spektrum opiera się na opłacie abonamentowej. Dostęp do pakietu Standard wynosi 299 PLN netto miesięcznie i może z niej korzystać jednocześnie do 10 użytkowników. Wykupić można dodatkowe stanowisko do modułu elektronicznego obiegu dokumentów oraz tak dopasować abonament, by odpowiadał specyfice pracy przedsiębiorstwa.
Dostępna jest wielofirmowa wersja Spektrum w abonamencie dla biur rachunkowych.
W cenę abonamentu wliczona jest pomoc telefoniczna i help-desk, bieżące aktualizacje oraz 1 GB przestrzeni dyskowej (którą można powiększać).

Aby rozpocząć korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów Spektrum, należy umówić się na bezpłatną prezentację produktu. W tym celu wystarczy wypełnić krótki formularz kontaktowy, znajdując się na naszej stronie internetowej