Praca zdalna a obieg dokumentów w pandemii – jak to wygląda w praktyce?

W związku z pandemią koronawirusa wiele firm zadecydowało, że ze względów bezpieczeństwa, wprowadzają system pracy zdalnej – świadczenie usług z domu, czyli poza stałym miejscem jej wykonywania. Dla większości przedsiębiorstw jest to sytuacja nowa, która wymaga przeorganizowania zadań i procedur. Jak przekazywać dokumenty pracownikom świadczącym pracę spoza biura?  

O organizacji pracy w tym trudnym okresie opowiada Pani Aneta Ilukowicz – Główny Księgowy firmy Comal Sp. z o.o. z Gdańska.

Jak pandemia Koronawirusa wpłynęła na organizację pracy w Państwa firmie?

(Aneta Ilukowicz) Wszyscy pracownicy administracji zostali oddelegowani do pracy zdalnej we własnych domach. W firmie wyznaczyliśmy dyżury, każdego dnia do biura przychodzi jedna osoba, żeby odebrać i zarejestrować korespondencję.

Jak radzicie sobie Państwo z przepływem informacji i dokumentów w firmie?

Trzy lata temu wdrożyliśmy system elektronicznego obiegu dokumentów Spektrum. Narzędzie pozwala nam na bezproblemową wymianę informacji i dokumentacji. Zarejestrowane materiały trafiają automatycznie do osób zaangażowanych w obieg dokumentów. Dzięki umieszczeniu danych „w chmurze” pisma są dostępne praktycznie z każdego miejsca, wystarczy dostęp do Internetu.

Najnowsza wersja systemu, wykorzystująca technologię optycznego rozpoznawania znaków znacznie usprawniła rejestrację dokumentów elektronicznych. Dokumenty są odczytywane przez system, dzięki czemu proces rejestracji dokumentacji jest szybki i nieskomplikowany.

Jak wygląda procedura? Co z księgowaniem dokumentów itd.?

Dokumenty opisane w Spektrum są automatycznie dekretowane na podstawie opisów wykonanych przez kierowników działów, następnie importowane są przez używany w firmie system księgowy.

Czy oprócz dostępu do dokumentów i automatyzacji procesu akceptacji dokumentów wykorzystujecie Państwo jakieś dodatkowe funkcje systemu Spektrum?

Tak, najważniejszą z nich jest możliwość zdalnej rejestracji czasu pracy. W systemie można „rozpocząć” i „zakończyć” pracę, dzięki temu rozwiązaniu moi współpracownicy wiedzą, czy jestem dostępna oraz jesteśmy w stanie kontrolować czas pracy naszych pracowników.

Korzystamy również z e-wniosków urlopowych – każdy pracownik ma możliwość złożenia wniosku urlopowego w systemie, a za pomocą mechanizmów systemu, wnioski są automatycznie przekazywane do przełożonych do ich akceptacji. Następnie automatycznie trafiają do działu kadrowo-płacowego.

Czy zachęciłaby Pani inne firmy do korzystania z systemu Spektrum?

Stanowczo tak! Dzięki wykorzystaniu systemu Spektrum mogliśmy podjąć natychmiastową decyzję o oddelegowaniu pracowników do pracy zdalnej, bez narażania firmy na problemy związane z brakiem dostępu do informacji, czy opóźnienia związane z opóźnionym przepływem dokumentów.

Bardzo dziękuję za rozmowę.