W erze cyfrowej, w której każda firma dąży do optymalizacji swoich procesów, kluczowe stało się właściwe zarządzanie dokumentami. Nowo wprowadzany Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie miał ogromny wpływ na sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają i odbierają faktury. Ale co dokładnie oznacza ten system dla polskich firm i dlaczego tak ważne jest, by nie zwlekać z jego implementacją?

Czym jest KSeF?

KSeF to nowoczesny system umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej. Dzięki niemu faktury zostają przekształcone w format XML, zgodnie z wymogami publikowanymi w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Kluczowe jest to, że każda faktura posiada swój unikalny numer w KSeF, co zwiększa jej autentyczność i zapewnia łatwość śledzenia.

Przyszłość z KSeF

Jest to inicjatywa, która będzie miała charakter obowiązkowy:

• Od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT.
• Od 1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych z VAT.

Dlaczego warto działać już dziś?

1. Procedura rejestracji:

Rejestracja w systemie może wydawać się prosta i obecnie trwa średnio 3 dni, ale potencjalne komplikacje mogą wydłużyć ten proces. Dodatkowo sama integracja z systemem może trwać nawet kilka tygodni.

Korzyść: Wczesne zarejestrowanie się w systemie daje pewność, że wszystkie niezbędne działania zostaną ukończone przed nadejściem obowiązkowych terminów, co pozwoli uniknąć ewentualnych kar za niewypełnienie obowiązków.

2. Weryfikacja oprogramowania:

Aktualne oprogramowanie do fakturowania może nie być kompatybilne z nowym systemem. Dostosowanie lub wymiana oprogramowania może okazać się konieczna.

Korzyść: Skorzystanie z odpowiedniego systemu zapewni ciągłość działalności firmy, a tym samym zminimalizuje ryzyko przestojów i pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów, związanych z wyborem oprogramowania na ostatnią chwilę, bez porównania różnych opcji.

3. Nowe procedury obiegu:

KSeF wymusza na firmie dostosowanie się do nowego sposobu wystawiania oraz odbierania faktur, wymagając przemyślanych procedur wewnętrznych.

Korzyść: Efektywność pracy wzrasta dzięki wdrożeniu narzędzia do automatyzacji i uporządkowaniu procesów, co przekłada się na większe zyski.

4. Testowanie:

Możliwość testowania systemu w środowisku testowym umożliwia wczesne wykrycie i rozwiązanie potencjalnych problemów.

Korzyść: Gwarancja sprawnego działania po oficjalnym wprowadzeniu systemu, minimalizacja ryzyka nieprzewidzianych problemów.

5. Ekologia:

Przeniesienie procesu fakturowania do sfery cyfrowej zmniejsza potrzebę używania papieru, co bezpośrednio wpływa na ograniczenie zużycia zasobów.

Korzyść: Działanie firmy staje się bardziej zrównoważone ekologicznie, co może być ważne dla wizerunku przedsiębiorstwa oraz świadomych klientów.

6. Bezpieczeństwo danych:

KSeF korzysta z zaawansowanych technologii zabezpieczających, które chronią dane przedsiębiorstw przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy uszkodzeniem.

Korzyść: Dzięki zastosowaniu najnowszych standardów bezpieczeństwa, dane firm i ich klientów są chronione na najwyższym poziomie.

Dokonaj wdrożenia KSeF bez problemów, dzięki wsparciu narzędzia Spektrum

Dostosowanie się do wymogów KSeF to nie tylko spełnienie obowiązków prawnych, ale przede wszystkim strategiczna inwestycja w przyszłość Twojej firmy. Wczesne przygotowanie może zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy, a także umocnić pozycję Twojego przedsiębiorstwa na rynku. Nie czekaj, zacznij już teraz. 

Jeżeli szukasz wsparcia technologicznego, nasze narzędzie „Spektrum” może być odpowiedzią. Korzyści z jego użytkowania to:

1. Bezpieczne i autoryzowane połączenie z KSeF,
2. Intuicyjne odbieranie i wysyłanie dokumentów prosto z KSeF,
3. Niezawodne przechowywanie dokumentów w chmurze,
4. Pewność, że Twoje faktury są zgodne z formatem .xml wymaganym przez Ministerstwo Finansów,
5. Sprawdzanie poprawności schematu faktury przed jej wysłaniem do KSeF.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami! Razem sprawimy, że adaptacja do KSeF będzie prosta i bezproblemowa.