Samochód służbowy do celów prywatnych – co musisz wiedzieć? 

Twój pracodawca pozwala Ci wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych? To świetnie, ponieważ to wygodne rozwiązanie, które niesie ze sobą wiele korzyści, ale również pewne obowiązki i ograniczenia. 

W tym artykule przyjrzymy się niektórym aspektom związanym z użytkowaniem auta firmowego.

Samochód służbowy – korzyści dla pracownika

Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych wydaje się być atrakcyjną opcją dla pracowników. Jednak zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni być świadomi związanych z tym aspektów prawnych i podatkowych. 

Pozwoli to uniknąć ewentualnych nieporozumień oraz zapewnić prawidłowe rozliczenie z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. 

Oszczędności finansowe dla pracownika

Korzystanie z samochodu służbowego może przynieść znaczne oszczędności finansowe pracownikom. Przede wszystkim, pracownik nie musi ponosić kosztów zakupu wraz z bieżącą eksploatacją pojazdu, co jest znaczącym wydatkiem.

Umożliwiając korzystanie z pojazdu służbowego na takich zasadach, pracodawca bierze na siebie: 

1. zakup paliwa
2. ubezpieczenia
3. wymiany opon 
4. bieżące naprawy
5. koszty eksploatacyjne
6. przeglądy okresowe
7. wymiany oleju i innych płynów eksploatacyjnych
8. oraz zużywających się części, które wynikają z normalnego użytkowania auta firmowego 

Ponadto, wszelkie inne koszty związane z utrzymaniem pojazdu i serwisowaniem są zazwyczaj pokrywane przez pracodawcę – co również odciąża budżet pracownika.

Samochód służbowy do celów prywatnych a konsekwencje podatkowe

Kiedy pracownik korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych, staje się to dla niego dodatkowym przychodem, który podlega opodatkowaniu. W tej sytuacji, pracodawca jest zobowiązany do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne od wartości tego przychodu. 

Warto zauważyć, że limit kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, w tym koszt zakupu paliwa, jak wskazuje art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przez długi czas był tematem sporu między Ministerstwem Finansów a podatnikami. 

Ostatecznie, dzięki jednolitej interpretacji sądów administracyjnych, Ministerstwo Finansów uznało, że koszty paliwa powinny być uwzględnione w zryczałtowanym przychodzie. 

Warto jednak pamiętać, że ryczałt nie pokrywa innych kosztów związanych z użytkowaniem samochodu, takich jak m.in. opłaty parkingowe czy ewentualne opłaty za korzystanie z płatnych autostrad czy promów.

Samochód służbowy do celów prywatnych a koszty uzyskania przychodu i VAT

W przypadku użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawca może odliczyć jedynie 75% kosztów uzyskania przychodu i 50% VAT.

Przypominamy, że kwotę z tytułu nieodpłatnego świadczenia traktuje się jako przychód pracownika. To oznacza, że podlega ona opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS.

Czasami pracodawca może pozwolić na użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika za dodatkową opłatą. Wtedy ta opłata stanowi przychód pracodawcy, a amortyzacja dotyczy czasu użytkowania zarejestrowanego w ewidencji pojazdu. 

Częściej jednak pracodawcy traktują samochód służbowy jako dodatkowy benefit dla pracownika. Jak obliczyć jego wartość? Odpowiedź znajdziesz poniżej.

Jak obliczyć wartość świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego w 2024 roku?

W 2024 roku sposób obliczania wartości świadczenia z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych uległ uproszczeniu i jest teraz zależny od mocy silnika pojazdu. 

Oto szczegóły:

• Samochody o mocy silnika do 60 kW (dotyczy również pojazdów napędzanych wodorem i samochodów elektrycznych) – 250 zł miesięcznie.
• Samochody o mocy silnika powyżej 60 kW – 400 zł miesięcznie.

Kluczowe kroki do obliczenia wartości świadczenia:

1. Określ moc silnika: Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, do której z dwóch, powyższych kategorii kwalifikuje się wybrany samochód firmowy.
2. Wybierz odpowiedni ryczałt: Na tej podstawie należy wybrać właściwą stawkę miesięczną.
3. Przelicz kwotę za faktyczny okres użytkowania: Jeżeli samochód służbowy wykorzystywany był do celów prywatnych pracownika przez część miesiąca, wartość świadczenia należy proporcjonalnie przeliczyć. Wartość wynosi 1/30 kwoty ryczałtu za każdy dzień wykorzystywania samochodu.

UWAGA: Wcześniej wartość świadczenia była obliczana na podstawie pojemności silnika.

Zarządzanie flotą pojazdów w programie Spektrum

Ważnym aspektem jest także właściwe zarządzanie flotą pojazdów, na co odpowiedzią jest zastosowanie nowoczesnych narzędzi, takich jak Moduł Flota w programie Spektrum.

Korzystanie z auta służbowego do celów prywatnych oraz efektywne zarządzanie flotą wymaga odpowiedniego podejścia i narzędzi. 

Moduł Flota w programie Spektrum to jedno z rozwiązań, które ułatwiają realizację tych zadań, zapewniając przejrzystość i kontrolę nad kosztami oraz użytkowaniem pojazdów służbowych. 

Poznaj wszystkie funkcje tego modułu:

• Ewidencja i zarządzanie: Moduł Flota umożliwia dokładną rejestrację pojazdów służbowych oraz ich użytkowanie.
• Analiza kosztów: Systematyczne analizowanie kosztów związanych z utrzymaniem pojazdów (ubezpieczenie, przeglądy, naprawy, paliwo).
• Rezerwacja pojazdów: Możliwość szybkiego i łatwego rezerwowania pojazdów na wybrane dni i godziny.
• Kontrola tras i kilometrów: Dokładna kontrola tras przejazdów oraz ilości przejechanych kilometrów.
• Przypomnienia o ważnych terminach: System przypomina o terminach przeglądów technicznych i płatnościach za ubezpieczenia.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy samochód służbowy można używać do celów prywatnych?

Tak, samochód służbowy można używać do celów prywatnych, jeśli pozwala na to umowa z pracodawcą. Ważne jest, aby zasady prywatnego użytkowania były jasno określone w umowie. 

Pracownik powinien również być świadomy, że korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych wiąże się z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi. Przychód z tego tytułu jest ustalany ryczałtowo i doliczany do wynagrodzenia, co może wpłynąć na wysokość podatku dochodowego oraz składek ZUS. 

Ponadto, pracodawca może ograniczyć prywatne użytkowanie poprzez nałożenie limitów kilometrów lub dodatkowych opłat.

Ile wynosi ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych?

Ryczałt za używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych pracownika zależy od mocy silnika pojazdu. W Polsce, zgodnie z przepisami, wysokość ryczałtu jest określona następująco:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika do 60 kW (również pojazdów elektrycznych i działających na paliwach alternatywnych np. wodorze),
• 400 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika powyżej 60 kW.

Te kwoty są dodawane do całkowitego przychodu pracownika jako dodatkowy przychód i znajdują swoje odzwierciedlenie w należnym podatku dochodowym oraz składkach ZUS. 

Warto pamiętać, że ryczałt jest stały, niezależnie od faktycznej liczby przejechanych kilometrów w celach prywatnych.

Czy żona może jeździć samochodem służbowym męża?

Czy żona może jeździć samochodem służbowym męża zależy od polityki firmy, która udostępnia pojazd. W niektórych firmach jest to dozwolone, o ile zostało to jasno określone w umowie lub regulaminie użytkowania samochodu służbowego. 

Przed udostępnieniem samochodu żonie warto skonsultować się z pracodawcą i upewnić się, że takie użytkowanie jest zgodne z firmowymi zasadami. 

Należy również sprawdzić, czy ubezpieczenie pojazdu obejmuje również osoby trzecie, takie jak członkowie rodziny, aby uniknąć potencjalnych problemów w razie wypadku lub szkody.

Czy dojazd do pracy jest celem prywatnym?

Tak, dojazd do miejsca pracy, jak i powrót jest uznawany za cel prywatny. 

Choć może się wydawać, że dojazd do pracy jest związany z obowiązkami służbowymi, z perspektywy przepisów podatkowych jest traktowany jako użytkowanie prywatne. 

Oznacza to, że w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego celem dojazdu do pracy powstaje konieczność rozliczenia tego faktu jako korzyści majątkowej. Podlega ona pod podatek dochodowy oraz składki ZUS, czyli stanowi przychód pracownika.

Pracodawca powinien uwzględnić te dojazdy w ewidencji przebiegu pojazdu, aby prawidłowo rozliczyć VAT i inne koszty związane z eksploatacją pojazdu.