Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych wydaje się być atrakcyjną opcją dla pracowników. Jednak zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni być świadomi wszystkich związanych z tym aspektów prawnych i podatkowych. Pozwoli to uniknąć ewentualnych nieporozumień oraz zapewnić prawidłowe rozliczenie z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Ważnym aspektem jest także właściwe zarządzanie flotą pojazdów, na co odpowiedzią jest zastosowanie nowoczesnych narzędzi, takich jak Moduł Flota w programie Spektrum.

Samochód służbowy do celów prywatnych a podatek i ZUS

Kiedy pracownik korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych, staje się to dla niego dodatkowym przychodem, który podlega opodatkowaniu. W tej sytuacji, pracodawca jest zobowiązany do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne od wartości tego przychodu. 

Umożliwiając korzystanie z pojazdu służbowego na takich zasadach, pracodawca bierze na siebie koszty paliwa, ubezpieczenia, wymiany opon, bieżących napraw, materiałów eksploatacyjnych, przeglądów okresowych, wymiany oleju i innych płynów eksploatacyjnych, oraz zużywających się części, które wynikają z normalnego użytkowania samochodu. 

Warto zauważyć, że limit kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, w tym koszt zakupu paliwa, jak wskazuje art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przez długi czas był tematem sporu między Ministerstwem Finansów a podatnikami. Ostatecznie, dzięki jednolitej interpretacji sądów administracyjnych, Ministerstwo Finansów uznało, że koszty paliwa powinny być uwzględnione w ryczałtowanym przychodzie. Warto jednak pamiętać, że ryczałt nie pokrywa innych kosztów związanych z użytkowaniem samochodu, takich jak m.in. opłaty parkingowe czy ewentualne opłaty za korzystanie z płatnych autostrad czy promów,

Jak obliczyć wartość świadczenia w 2024 roku?

W 2024 roku sposób obliczania wartości świadczenia z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych uległ uproszczeniu i jest teraz zależny od mocy silnika pojazdu. Oto szczegóły:

• Samochody o mocy do 60 kW (włącznie z samochodami elektrycznymi i napędzanymi wodorem) – 250 zł miesięcznie.
• Samochody o mocy powyżej 60 kW – 400 zł miesięcznie.

Kluczowe kroki do obliczenia wartości świadczenia:

1. Określ moc silnika: Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, do której kategorii mocy silnika należy pojazd.
2. Wybierz odpowiedni ryczałt: Na podstawie mocy silnika należy wybrać właściwą stawkę miesięczną.
3. Przelicz kwotę za faktyczny okres użytkowania: Jeżeli samochód służbowy był wykorzystywany do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość świadczenia należy proporcjonalnie przeliczyć. Wartość wynosi 1/30 kwoty ryczałtu za każdy dzień użytkowania.

Moduł Flota w systemie Spektrum

Korzystanie z samochodu służbowego do celów osobistych oraz efektywne zarządzanie flotą wymaga odpowiedniego podejścia i narzędzi. Moduł Flota w programie Spektrum to jedno z rozwiązań, które ułatwiają realizację tych zadań, zapewniając przejrzystość i kontrolę nad kosztami oraz użytkowaniem pojazdów służbowych. Poznaj wszystkie funkcje:

• Ewidencja i zarządzanie: Moduł Flota umożliwia dokładną rejestrację pojazdów służbowych oraz ich użytkowanie.
• Analiza kosztów: Systematyczne analizowanie kosztów związanych z utrzymaniem pojazdów (ubezpieczenie, przeglądy, naprawy, paliwo).
• Rezerwacja pojazdów: Możliwość szybkiego i łatwego rezerwowania pojazdów na wybrane dni i godziny.
• Kontrola tras i kilometrów: Dokładna kontrola tras przejazdów oraz ilości przejechanych kilometrów.

Przypomnienia o ważnych terminach: System przypomina o terminach przeglądów technicznych i płatnościach za ubezpieczenia.