Elektroniczny obieg dokumentów, który oferuje system Spektrum ulepszony został o moduł EXTRACTO. Jest to rozwiązanie, które wykorzystuje aż trzy nowoczesne technologie: AI (Artificial Intelligence – sztucznej inteligencji), ML (Machine Learning – uczenia maszynowego) oraz OCR (Optical Character Recognition – optycznego rozpoznawania tekstu). Dlaczego zbiór tych technologii znajduje coraz szersze zastosowanie w wielu gałęziach biznesu?

Wygodna rejestracja i wprowadzanie dokumentów

W Spektrum rozwiązanie EXTRACTO wykorzystywane jest przy rejestracji dokumentów, zarówno otrzymywanych w tradycyjnej wersji papierowej, jak i udostępnianych drogą elektroniczną. EXTRACTO odczytuje kluczowe dane z dokumentu i wprowadza je automatycznie do systemu. Tak przeprowadzona rejestracja dokumentów jest szybsza, a możliwość popełnienia błędu jest zminimalizowana.  

Jakie dane rozpoznaje EXTRACTO?

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Spektrum pozwala na to, by już od pierwszego użycia EXTRACTO, na fakturze zakupu zostały rozpoznane podstawowe dane:  

• NIP sprzedawcy, 
• numer faktury, 
• data wystawienia dokumentu, 
• data płatności, 
• numer konta bankowego,
• kwoty z podsumowania faktury.

Rozpoznanie danych odbywa się z blisko 90% skutecznością. W celu zwiększania efektywności odczytywanych danych w kolejnych przetwarzanych dokumentach, wykorzystywane są algorytmy wykorzystujące uczenie maszynowego udoskonalania. Dzięki najnowszym technologiom wprowadzona została możliwość odczytywania danych z faktur, faktur korygujących oraz z faktur angielskojęzycznych.

Nowe funkcje obiegu dokumentów Spektrum 

Do najważniejszych korzyści obiegu dokumentów systemu Spektrum po wprowadzeniu modułu EXTRACTO zalicza się: 

• skrócenie czasu poświęcanego na wprowadzanie dokumentów – przetwarzanie danych z dokumentów dostarczonych drogą elektroniczną lub zeskanowanych faktur papierowych (także wielostronicowych), 
• uniknięcie błędów podczas przepisywania tekstu i możliwość weryfikacji lub edycji danych po konwersji, 
• możliwość zautomatyzowania innych procesów zachodzących w firmie, na przykład weryfikacja kont bankowych na białej liście podatników VAT,
• korzystna oferta i darmowy okres próbny.

Czy EXTRACTO gwarantuje bezpieczeństwo pracy?

Rozwiązanie EXTRACTO służące do obiegu dokumentów firmowych zostało w całości stworzone przez zespół programistów Netz Data, którzy są autorami wszystkich algorytmów sztucznej inteligencji (AI) – dzięki czemu znany jest sposób przetwarzania dokumentów. Dokumenty oraz dane są bezpiecznie przekazywane w zintegrowanym środowisku produkcyjnym przy użyciu połączenia szyfrowanego.

Jak wygląda praca z EXTRACTO w systemie Spektrum?

Przedstawiamy krótką instrukcję pracy z EXTRACTO. Rejestrując dokument z bufora maili lub bufora skanów bez rozpoznawania kodów kreskowych, należy:

1. Wybrać odpowiedni typ dokumentu – system „przeładuje” formatkę wprowadzania, pokazując wszystkie wymagane pola dla wybranego typu dokumentu. 

2. Wybrać polecenie „OCR BY EXTRACTO” znajdujące się na dole okna formatki. Poniżej screen z systemu:

3. Poczekać na odczytanie danych przez system – pola, które zostaną automatycznie uzupełnione przez system EXTRACTO, zostaną oznaczone kolorem zielonym, przedstawia to poniższa grafika:. 

4. Zweryfikować poprawność danych, ewentualnie uzupełnić wartości pól nieodczytywanych automatycznie. 

5. Zapisać dokument.