Przejdź do treści
Praca zdalna z dokumentami w obliczu koronawirusa

Obecnie firmy potrzebują narzędzi, które nie tylko ułatwiają organizację pracy zdalnej, ale i wspomagają obieg dokumentów w firmie. Materiały firmowe, które powstają elektronicznie, można łatwo udostępniać członkom zespołu, ale już dokumenty urzędowe i księgowe wymagają nie tylko skanowania, ale i odpowiedniej archiwizacji. Taką możliwość oferuje system Elektronicznego Obiegu Dokumentów Spektrum, który skutecznie wspomaga zarządzanie informacją …

Obsługa Spektrum

Obecnie firmy potrzebują narzędzi, które nie tylko ułatwiają organizację pracy zdalnej, ale i wspomagają obieg dokumentów w firmie. Materiały firmowe, które powstają elektronicznie, można łatwo udostępniać członkom zespołu, ale już dokumenty urzędowe i księgowe wymagają nie tylko skanowania, ale i odpowiedniej archiwizacji. Taką możliwość oferuje system Elektronicznego Obiegu Dokumentów Spektrum, który skutecznie wspomaga zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie z dowolnego miejsca na świecie. To szczególnie ważne w obliczu koronawirusa i możliwości zapewnienia bezpiecznej pracy zdalnej. 

Jak działa Spektrum? 

System usprawnia obieg dokumentów w firmie i umożliwia automatyczną rejestrację dokumentów, ich archiwizację, integrację z systemami zewnętrznymi oraz automatyzację kilku procesów jednocześnie. Aby korzystać ze Spektrum, wystarczy dostęp do komputera i internetu. Funkcjonalność systemu dopasowana jest do procesów biznesowych przedsiębiorstwa, optymalizuje koszty, pozwala na bezpieczny i szybki dostęp do dokumentów oraz danych. Spektrum doskonale radzi sobie z obiegiem dokumentów w formacie PDF – nie tylko po polsku, ale i po angielsku. System elektronicznego obiegu dokumentów Spektrum ułatwia przechowywanie dokumentów w jednym miejscu, wygodne przeszukiwanie dokumentacji, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy oraz całkowicie bezkontaktową pracę zdalną. 

Do jakich zadań sprawdzi się system elektronicznego obiegu dokumentów? 

Spektrum z powodzeniem można wykorzystywać w pracy z dokumentami do potwierdzania, opisywania i akceptowania, które wymagają udostępniania, jak na przykład: 

  • umowy, 
  • faktury, 
  • rachunki,
  • grafiki i harmonogramy pracy,
  • zamówienia, 
  • wnioski urlopowe, 
  • raportowanie i rozliczanie projektów, 
  • zarządzanie flotą pojazdów. 

Zalety systemu Spektrum 

Spektrum pozwala na zautomatyzowanie w przedsiębiorstwie procesów biznesowych, usprawnienie obiegu dokumentów i informacji. Pomoże w organizacji efektywnej pracy zdalnej. Dzięki wykorzystaniu chmury,  dostęp do dokumentów jest możliwy z dowolnego miejsca na świecie. Napływające e-dokumenty schematycznie rejestrowane są w systemie, dzięki wykorzystaniu technologii OCR (optycznego rozpoznawania znaków). Opis i akceptacja dokumentów odbywa się bez wychodzenia z domu – system przekazuje dokumenty do osób zaangażowanych w obieg dokumentów, przez co wszystkie pisma mogą być opisywane i akceptowane na bieżąco.

Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów Spektrum 

System Spektrum oferowany jest w wersji abonamentowej – co w praktyce oznacza możliwość ograniczenia kosztów związanych z zakupem oprogramowania oraz jego aktualizacjami. Dzięki modułowej budowie systemu, Użytkownik decyduje o funkcjonalności posiadanej licencji i kosztach dostępu.

Koszty wdrożenia obiegu dokumentów przez Spektrum są zryczałtowane. Pakiety pozwalają na przewidzenie kosztów związanych z wdrożeniem i parametryzacją systemu, są zależne od potrzeb przedsiębiorstwa. Dostęp do pakietu Standard wynosi 249 PLN netto miesięcznie i może z niej korzystać jednocześnie do 10 użytkowników. Wykupić można dodatkowe stanowisko do modułu elektronicznego obiegu dokumentów oraz moduły odpowiadające specyfice pracy przedsiębiorstwa. W cenie abonamentu znajduje się jest pomoc telefoniczna i help-desk, bieżące aktualizacje oraz 300 MB przestrzeni dyskowej (którą można powiększać). Dostępna jest wielofirmowa wersja Spektrum w abonamencie dla biur rachunkowych.

Przed rozpoczęciem korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów, zalecane jest szkolenie z korzystania z systemu Spektrum. 4 – godzinne szkolenie on-line oferujemy w zryczałtowanej cenie 500 PLN netto.

Szczegółowy cennik znajduje się na stronie.

Zobacz inne wpisy

Obsługa Spektrum
Jak automatycznie odbierać e-faktury w SPEKTRUM

Jak automatycznie odbierać e-faktury w SPEKTRUM Aby zautomatyzować proces pobierania e-faktur ze skrzynki mailowej należy: Zdefiniować dostęp do skrzynki pocztowej Dane dostępowe do skrzynki/ek e-mail należy podać u module DOKUMENTY-> USTAWIENIA-> LISTA SKRZYNEK. Utworzyć bufor i nadać uprawnienie użytkownikom Bufor e-mail tworzy się w module DOKUMENTY-> USTAWIENIA-> LISTA BUFORÓW Nazwa -użytkownik tworzy własną nazwę, Skrzynka …

Czytaj
Nowości w systemie
EXTRACTO – nowe możliwości w Spektrum

Elektroniczny obieg dokumentów, który oferuje system Spektrum ulepszony został o moduł EXTRACTO. Jest to rozwiązanie, które wykorzystuje aż trzy nowoczesne technologie: AI (Artificial Intelligence – sztucznej inteligencji), ML (Machine Learning – uczenia maszynowego) oraz OCR (Optical Character Recognition – optycznego rozpoznawania tekstu). Dlaczego zbiór tych technologii znajduje coraz szersze zastosowanie w wielu gałęziach biznesu? Wygodna …

Czytaj
Obsługa Spektrum
Grupowanie kontrahentów w SPEKTRUM

W bazie kontrahentów SPEKTRUM istnieje możliwość podzielenia kontrahentów na: grupy oraz wskazanie typu kontrahenta, a także nadanie etykiet własnych. Grupy kontrahentów należy zdefiniować w zakładce KONTRAHENCI -> USTAWIENIA -> ZARZĄDZANIE GRUPAMI. Grupy mogą służyć np. do przypisania kontrahentów odpowiedniemu działowi, handlowcowi, czy określeniu innych parametrów. Definiując Grupę kontrahentów należy wskazać kolor czcionki. Na liście kontrahentów …

Czytaj