Ewidencja czasu pracy – czy jest konieczna? 

Tak. To jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Ewidencja czasu pracy pracowników prowadzona jest po to, by odpowiednio ustalić wynagrodzenie pracownika oraz by nie doszło do naruszenia praw pracownika (np. jego prawa do odpoczynku). 

Prowadzenie takiej ewidencji jest wymagane przez Kodeks Pracy (Art. 149. § 1), a dokumentem, który określa jakie elementy powinny wchodzić w skład ewidencji czasu pracy, jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 6 punkt 1). 

W ewidencji czasu pracy odnotowuje się: 

• Czas pracy (ilość przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, w nocy, w dni wolne od pracy, w godzinach nadliczbowych (o ile pracownik nie jest objęty zadaniowym czasem pracy, nie zarządza przedsiębiorstwem w imieniu pracodawcy i nie otrzymuje ryczałtu za nadgodziny (Art. 149. § 2 KP). W przypadku pracowników młodocianych również czas pracy przy pracach wzbronionych, które są dozwolone w celu przygotowania zawodowego, 
• Dyżury (wraz z godziną rozpoczęcia, zakończenia i miejscem jego pełnienia), 
• Urlopy, zwolnienia lekarskie i inne wszelkiego typu usprawiedliwione nieobecności w pracy, 
• Nieusprawiedliwione nieobecności (wymiar). 

Dodatkowo dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy obejmują również wnioski pracownika (np. zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych), dokumenty związane z udzielaniem dnia wolnego, stosowaniem systemu zadaniowego czy wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych i wszelkiego rodzaju zgody pracownika, które dotyczą sytuacji szczególnych (np. zgoda pracownicy w ciąży na zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy). 

Jak powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy? 

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, od stycznia 2019 roku możliwe jest prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Musi ona spełniać określone kryteria opisane w § 9 rozporządzenia (np. pozwalać na wydruk, identyfikować osoby mające do niej dostęp, zapewniać bezpieczeństwo i integralność danych). 

Oczywiście, nadal można prowadzić ewidencję czasu pracy w formie papierowej, co jest jednak znacznie bardziej kłopotliwe i kosztowne dla pracodawcy. 

Sposób prowadzenia ewidencji pracodawca musi przedstawić pracownikom: 

• Jeśli zatrudnia mniej niż 20 pracowników – pracodawca informuje pracownika o ewidencji czasu pracy i sposobie jej prowadzenia w informacji o warunkach zatrudnienia, 

• Jeśli zatrudnia powyżej 20 pracowników – pracodawca umieszcza informację o ewidencji czasu pracy i sposobie jej prowadzenia w regulaminie pracy (Art. 104.1. § 1.9, Kodeksu Pracy), 
• Jeśli zatrudnia powyżej 20 pracowników i w zakładzie pracy działają związki zawodowe – pracodawca umieszcza informacje o ewidencji czasu pracy i sposobie jej prowadzenia w układzie zbiorowym. Nie trzeba wtedy dodatkowo tworzyć regulaminów pracy. 

Czym jest lista obecności pracowników? 

Lista obecności pracowników to dokument, który rejestruje godzinę wejścia i / lub wyjścia pracownika z pracy. Może mieć: 

• formę elektroniczną (check in/out) – pracownik odbija imienną kartę w czytniku lub loguje się za pomocą komputera 
• formę papierową – pracownik fizycznie podpisuje się na liście. 

Czy prowadzenie listy obecności w firmie jest obowiązkowe? 

Nie. Kodeks Pracy ani dodatkowe rozporządzenia nie nakładają obowiązku tworzenia i prowadzenia listy obecności pracowników, rozumianej jako osobny dokument o takim tytule. 

Przytaczane wcześniej rozporządzenie wymaga jednak szczegółowego notowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika i choć w rozporządzeniu tym nie pojawia się nazwa „lista obecności” to trudno nie mieć wrażenia, że ewidencja godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy jest de facto właśnie taką listą. 

Obecnie papierowe listy obecności przechodzą do lamusa – z reguły pracownicy i tak zapominają o tym, by się każdego dnia podpisać i tego typu lista, nie pomaga specjaliście ds. kadr w prowadzeniu ewidencji czasu pracy. 

 Elektroniczna listy obecności pracowników to najczęściej programy do ewidencji czasu pracy, które posiadają wymaganą przez przepisy funkcje rejestracji rozpoczęcia i zakończenia pracy (clock-in / clock-out). System elektronicznego obiegu dokumentów SPEKTRUM świetnie sprawdzi się w tej roli. Pracownik ma możliwość rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz rejestracji ewentualnych przerw w pracy. Pracodawca automatycznie otrzymuje zestawienie czasu pracy pracowników. 

Podsumowując, o ile pracodawca musi prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy każdego pracownika, uwzględniającą wszelkie wymagane przez rozporządzenie elementy (w tym godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy), o tyle lista obecności, jako dodatkowy niezależny dokument, nie jest konieczna.