Sposób na nieterminowe płatności 

Znowu zapłaciłeś fakturę po terminie płatności? Twój kontrahent po raz kolejny musiał się upomnieć o płatność? Dokument zawieruszył się na biurku Twojego pracownika? Księgowa nie wiedziała o fakturze do zapłaty? 

Jeśli chociaż na jedno pytanie odpowiedziałeś twierdząco przeczytaj artykuł poniżej.  

Skutki nieterminowych płatności

Nieterminowe płatności mogą być poważnym problemem dla każdej firmy. Mogą one prowadzić do problemów z płynnością finansową, utraty zaufania klientów i kontrahentów, a nawet do bankructwa. 

Jakie są najlepsze sposoby radzenia sobie z tym problemem? Oto kompleksowy przewodnik, który pomoże utrzymać porządek w firmie, panować nad dokumentami i płacić na czas.

Jak panować nad dokumentami w firmie?

Odpowiedzią jest elektroniczny system obiegu dokumentów.

SPEKTRUM pozwala na kontrolę dokumentów na każdym etapie akceptacji wewnętrznej. Po zarejestrowaniu dokumentu w systemie możesz na bieżąco śledzić “w czyich rękach” jest dokument i jeśli zaistnieje taka konieczność monitować wykonanie zadań na dokumencie. 

Niezależnie od przepływu zadań obiegowych można wylistować dokumenty do zapłaty, sprawdzić kontrahentów na tak zwanej Białej Liście Podatników VAT oraz przygotować zestawienia dokumentów do płatności. 

Jeśli potrzebujesz więcej informacji lub chciałbyś zapoznać się z systemem – napisz do nas. 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to system zarządzania dokumentami, który umożliwia ich tworzenie, przechowywanie, edytowanie, przesyłanie wewnątrz organizacji, a także archiwizowanie w formie cyfrowej. 

Dzięki temu firmy mogą zrezygnować z papierowych wersji dokumentów, co znacznie upraszcza procesy administracyjne i redukuje ryzyko zgubienia ważnych informacji.

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym szybki i efektywny dostęp do dokumentów jest kluczowy. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji i lepszą koordynację działań w firmie. 

Dodatkowo, systemy takie jak Spektrum często oferują funkcje śledzenia zmian i autoryzacji, co zwiększa kontrolę nad dokumentami.

Jak elektroniczny obieg dokumentów pomaga w zarządzaniu fakturami i płatnościami?

Automatyzacja procesu fakturowania

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia automatyzację procesu fakturowania, co oznacza, że faktury mogą być generowane, wysyłane i archiwizowane bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych. 

Automatyzacja pozwala na oszczędność czasu i zmniejsza ryzyko błędów, co z kolei przyczynia się do szybszego i bardziej efektywnego obiegu finansów w firmie.

Możliwość przesyłania danych zarejestrowanych w SPEKTRUM do systemu ERP

Jednym z kluczowych aspektów elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość integracji z systemami ERP, co umożliwia płynny przepływ danych między różnymi platformami. 

W systemie SPEKTRUM przygotowaliśmy pliki wymiany informacji do najpopularniejszych w Polsce systemów księgowych.

Symfonia, Comarch, Wapro

Nasze rozwiązanie umożliwia bezproblemowe przesyłanie danych do systemów księgowych Symfonia, Comarch oraz Wapro. Dzięki temu użytkownicy mogą automatycznie aktualizować swoje bazy danych, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza procesy księgowe.

Inne systemy

Jeśli Twój system księgowy nie znajduje się na liście obsługiwanych przez SPEKTRUM, nie stanowi to problemu. Przygotujemy odpowiednie pliki do wymiany danych, które będą zgodne z wymaganiami Twojego oprogramowania. 

Dzięki elastyczności naszego systemu, jesteśmy w stanie dostosować się do różnych potrzeb naszych klientów, zapewniając integrację z dowolnym systemem księgowym, który ma możliwość importowania danych.

Ta funkcjonalność integracji z systemami ERP jest nieoceniona dla firm, które dążą do optymalizacji swoich procesów księgowych, zapewniając płynne i efektywne zarządzanie finansami.

Śledzenie statusu płatności

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możliwe jest bieżące monitorowanie statusu faktur. Systemy EOD oferują funkcje śledzenia, które informują, kiedy faktury zostały otrzymane, które oczekują na płatność i kiedy zostały opłacone. Pozwala to na lepsze zarządzanie finansami i unikanie opóźnień w płatnościach.

Zadania dla dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów oferuje funkcję zarządzania zadaniami, która pozwala na dodawanie dodatkowych zadań związanych z dokumentami, niezależnie od ustalonych obiegów. 

Użytkownicy mogą tworzyć i przypisywać zadania do konkretnych dokumentów, co znacznie ułatwia koordynację działań i monitorowanie postępów. 

Lista zadań związanych z dokumentami jest wyświetlana na Pulpicie użytkownika, zapewniając szybki dostęp do wszystkich bieżących obowiązków. 

Dodatkowo, system może wysyłać powiadomienia e-mail, informując o nowych zadaniach, co zapewnia, że żadne ważne działanie nie zostanie pominięte. Przypomnienia w systemie pomagają użytkownikom pamiętać o konieczności wykonania określonych czynności, co dodatkowo wspiera terminowe zarządzanie dokumentacją i płatnościami.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów to narzędzie, które może znacznie usprawnić zarządzanie dokumentacją w firmie. Dzięki automatyzacji procesów, oszczędności czasu i kosztów, zwiększeniu efektywności pracy oraz minimalizacji błędów, systemy te stanowią kluczowy element nowoczesnych przedsiębiorstw. 

Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, firmy mogą skuteczniej zarządzać fakturami, płacić na czas i utrzymać porządek w finansach, co przekłada się na lepszą organizację i wyższą konkurencyjność na rynku.