Przejdź do treści

e-Doręczenia – Kompendium wiedzy

Zebraliśmy dla Państwa najważniejsze informacje związane z tematem e-Doręczeń oraz Q-Doręczeń, czyli odnośnie obowiązku który w najbliższych miesiąca obejmie wiele firm i instytucji.

Prowadzenie firmy
e-doręczenia

e-Doręczenia

1.Czym są e-Doręczenia?

To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki e-Doręczeniom podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą wysyłać oraz odbierać elektroniczne dokumenty z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do internetu. Zamiast osobistych wizyt w urzędzie pocztowym, fizycznego odbierania i wysyłania listów poleconych oraz archiwizowania papierowej korespondencji, dziś w komfortowy sposób można dokonać tego w formie elektronicznej.

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwia prowadzenie wiążącej, elektronicznej korespondencji. Oznacza to, że zamiast tradycyjnego papierowego listu, pismo zostanie przesłane w formie cyfrowej na adres do doręczeń elektronicznych (ADE), w przypadku komunikacji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), natomiast w komunikacji pomiędzy podmiotami niepublicznymi kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (Q-Doręczenia).

2. Kto jest zobligowany do korzystania z e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG, w tym również osoby pracujące w zawodach zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi)

3. Kto jest zwolniony?

Obowiązkiem e-Doręczeń nie będą objęci przedsiębiorcy zagraniczni (nie wpisani do KRS) prowadzący działalność w Polsce.

Jednak spółki, które prowadzą działalność w Polsce, będą mogły uzyskać taki adres, jeśli mają polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

4. Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:

  • nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
    • zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysłania i doręczenia korespondencji,
    • usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

5. Bezpieczeństwo

e-Doręczenia umożliwiają weryfikowanie statusów swojej korespondencji poprzez dowody wystawiane w czasie rzeczywistym, na każdym etapie procesu (takich jak data nadania i doręczenia potwierdzona kwalifikowanym znacznikiem czasu).

e-Doręczenia dają gwarancję:

  • jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
  • tajemnicy korespondencji
  • niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
  • dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
  • dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
  • możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.

6. ADE

ADE to – Adres Doręczeń Elektronicznych

Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawanym na wniosek, przez Ministra właściwego ds. informatyzacji, mamy pewność, że korespondujemy z daną osobą/instytucją.

Właściwości adresu do e-Doręczeń:

  • jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
  • umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
  • nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

7. Budowa adresu do e-Doręczeń

Każdy adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ gdzie:

AE – to skrót od adres elektroniczny

PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski)

X – cyfry Y – litery

Z – cyfry sumy kontrolnej.

Przykładowy adres:

AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

8. BAE

Na potrzeby e-doręczeń utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji.

BAE zawiera zamknięte katalogi danych dotyczące trzech kategorii podmiotów:

  • publicznych,
  • niepublicznych będących osobą fizyczną
  • niepublicznych niebędących osobą fizyczną.

Przetwarzane w BAE dane identyfikują w sposób wystarczający podmiot, którego dotyczą.

9. Jak założyć adres do e-Doręczeń?

W celu utworzenia adresu do e-Doręczeń przy wykorzystaniu publicznego dostawcy, należy złożyć elektroniczny wniosek na stronie www.biznes.gov.pl. Urząd sprawdzi kompletność i poprawność wniosku, ewentualnie wezwie do uzupełnienia braków formalnych w ciągu 7 dni. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, należy aktywować skrzynkę i adres do e-Doręczeń (samo założenie adresu nie włącza podmiotu do systemu e-Doręczeń).

10. Aktywacja adresu e-Doręczeń

Aktywację powinien zrobić administrator skrzynki e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl.

Aktywowanie adresu poprzez publicznego dostawcę automatycznie wpisuje go do bazy adresów elektronicznych. Jeśli przedsiębiorca wybierze prywatnego dostawcę, konieczne będzie złożenie wniosku o dodanie adresu do tej bazy na stronie www.biznes.gov.pl.

W momencie wpisania adresu do bazy adresów elektronicznych przedsiębiorca zobowiązuje się do korzystania z e-Doręczeń, czyli odbierania korespondencji od organów administracji publicznej wyłącznie w formie elektronicznej.

11. Administrator Skrzynki e-Doręczeń

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w jego imieniu.

Przedsiębiorca wpisany do KRS musi wyznaczyć administratora skrzynki.

12. Nadanie przesyłki

Po zalogowaniu w panelu widać wszystkie skrzynki, do których posiada się dostęp. W zależności od potrzeb może być to skrzynka osobista, służbowa lub dedykowana przedsiębiorcom. By nadać wiadomość:

  • wybierz skrzynkę, z której chcesz nadać e-Doręczenia
  • wybierz „Napisz wiadomość
  • wpisz ADE adresata
  • wpisz temat wiadomości, napisz treść wiadomości, ewentualnie dodaj załącznik i wyślij przesyłkę. Przesyłka trafi do folderu „Wysłane
  • po wybraniu wysłanej przesyłki możesz ją podejrzeć oraz pobrać wraz z dowodami. Dowód nadania świadczy o tym, że nasza przesyłka została przyjęta.
  • Obecnie maksymalna wielkość wiadomości z załącznikami nie może być większa niż 15 MB, a jednolita wiadomość może zostać wysłana maksymalnie do 15 odbiorców.

Brak uwierzytelnienia się adresata przez 14 dni powoduje, że wystawiany jest dowód – fikcja doręczenia – jednoznaczny ze skutecznym doręczeniem wiadomości.

UWAGA! Przesyłka nieodebrana zostanie usunięta po 25 dniach od daty jej udostępnienia.

13. Doręczenie

Dostawca usług e-Doręczeń (na ten moment Poczta Polska) jest zobowiązany do powiadamiania adresatów o gotowości przesyłki do odbioru. Przedsiębiorca powinien zostać poinformowany na adres e-mail o oczekującej na skrzynce korespondencji; taka informacja (awizacja) będzie wysyłana tylko raz z momentem wpływu korespondencji na skrzynkę. W momencie awizacji przesyłki rozpoczyna bieg 14-dniowy termin odbioru pisma.

14. Kiedy Pismo jest traktowane jako odczytane?

Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu np. zalogowanie się. Ustawodawca zrezygnował z potwierdzania odbioru przesyłki podpisem kwalifikowanym.

Fikcja doręczenia

Pismo zostanie automatycznie potraktowane jako odczytane również w przypadku braku odbioru w terminie 14-dniowym.

15. Czy trzeba zawrzeć dodatkową umowę z operatorem wyznaczonym – Pocztą Polską, żeby uzyskać skrzynkę i korzystać z usługi e-Doręczeń?

Nie, Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Usługodawcy:

Doręczenie elektroniczne może być powiązane albo z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez tzw. operatora wyznaczonego (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.), z której korzystać będą podmioty publiczne oraz niektóre podmioty niepubliczne, albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez prywatnych dostawców usług zaufania.

16. Koszty używania e-Doręczenia

Posiadanie skrzynki jest bezpłatne.

Korespondencja:

Bezpłatna:

  • pomiędzy podmiotami publicznymi.
  • od obywateli i firm do podmiotów publicznych,

Na podstawie art. 52 ust. 3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych z opłaty zwolnione jest przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem PURDE przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego.

Płatna:

  • od podmiotów publicznych do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych,
  • pomiędzy firmami (w ramach osobnej usługi Q-Doręczenia)

Ceny

  • Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) 4,40 zł (netto)
  • Publiczna usługa hybrydowa (PUH) – 6,95 zł (netto) stan cennika na dzień 27.11.2023

17. PURDE

To Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego.

Usługa zaufania polegająca na wysyłaniu wiadomości między dwiema stronami, czyli nadawcą i odbiorcą poprzez system teleinformatyczny zaufanej strony trzeciej – Operatora Wyznaczonego, służąca do komunikacji z podmiotami publicznymi

18. Wielkość plików:

Pojedyncza przesyłka w ramach PURDE nie może być większa niż 15 MB.

19. Format wiadomość pobranych ze skrzynki e-Doręczeń

Wiadomość wraz z załącznikami i potwierdzeniem jej wysłania i odebrania możesz pobrać w skompresowanym pliku ZIP. Gdy go rozpakujesz, w folderze znajdziesz wszystkie pliki dotyczące przesyłki. Będą one w formatach PDF i XML, a załączniki w formacie, w jakim dodał je nadawca. Możesz również pobrać osobno poszczególne załączniki.

20. Konsekwencje za brak e-Doręczeń po wyznaczonym terminie

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za brak adresu do doręczeń elektronicznych.

W przypadku zaniechania obowiązku założenia e-Doręczeń każdorazowy kontakt z administracją publiczną może napotykać trudności, które będą wydłużać czas załatwienia spraw. Konieczne będzie bowiem korzystanie z trybu hybrydowego, tj. podmiot publiczny nada pismo w formie elektronicznej, a następnie operator wydrukuje je i doręczy w formie tradycyjnej przesyłki poleconej.

21. Kluczowe daty – Harmonogram obowiązku stosowania e-doręczeń:

10 grudnia 2023 r. 30 grudnia 2023 r. obowiązek stosowania e-doręczeń ciążyć będzie na:

  • Podmiotach zaufania publicznego tj. adwokatach, radcach prawnych, doradcach podatkowych, doradcach restrukturyzacyjnych, rzecznikach patentowych, notariuszach
  • Podmiotach niepublicznych wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego od 10 grudnia 2023 roku
  • Jednostkach samorządu terytorialnego i ich związkach, związkach metropolitalnych, samorządowych zakładach budżetowych – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
  • Organach administracji rządowej, jednostkach budżetowych obsługujących te organy, innych organach władzy publicznej i jednostkach budżetowych je obsługujących
  • ZUS, KRUS, NFZ.

1 stycznia 2024 r.

–     Od 1 stycznia 2024 r. obowiązkiem będą objęci przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 r..

1 października 2026 r.

–     Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniali danych w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku, objęci zostaną obowiązkiem e-doręczeń od 1 października 2026 r. Jeśli natomiast w podanym okresie dokonają zmian w rejestrze, to zostaną objęci powyższym obowiązkiem w dniu wpisu ich adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych.

10 marca 2024 r.,

–     Najpóźniej 10 marca 2024 r., ale co do zasady w dniu wpisu ich adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych, przedmiotowy obowiązek dotknie podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 roku.

1 stycznia 2025 r.

–     Inne niż wcześniej wskazane podmioty publiczne zostaną objęte obowiązkowym system e-doręczeń od 1 stycznia 2025 r.

1 października 2029

  • Dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek e-doręczeń obejmie:
  • sądy,
  • trybunały,
  • komorników,
  • prokuratury,
  • organy ścigania,
  • Służbę Więzienną,
  • jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej.

22. PUH

Publiczna usługa hybrydowa, Nadawana wyłącznie przez podmiot publiczny do odbiorcy nie posiadającego skrzynki e-Doręczeń.

W ramach usługi Poczty korespondencja zostanie wydrukowana, zakopertowana i przekazana tradycyjną pocztą poleconą do odbiorcy.

Q – Doręczenia

23. Czym są Q-Doręczenia (KURDE)

Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE) znana jako q-Doręczenia – dostarczana przez Pocztę Polską usługa, służąca do komunikacji z podmiotami niepublicznymi posiadającymi ADE np. firma – firma, mecenas -firma.

24. Czym różnią się e-Doręczenia od Q-Doręczenia?

e-Doręczenia zapewniają komunikację z podmiotami publicznymi, natomiast Q-Doręczenia jako usługa dodatkowa, komunikację z podmiotami niepublicznymi, tj. osobami fizycznymi i firmami.

25.Aktywacja usługi Q-Doręczenia

Nie mając ADE:

  • Pierwszym krokiem jest wystąpienie o ADE (Adres do doręczeń elektronicznych ) do Ministra właściwego ds. informatyzacji.
  • Następnie, po otrzymaniu informacji o nadanym ADE i utworzonej skrzynce doręczeń (SD), należy aktywować publiczną skrzynkę doręczeń, zgodnie z instrukcją otrzymaną w mailu.
  • Jednym z elementów SD (skrzynce doręczeń) w e-Doręczenia, jest moduł usług dodatkowych, dostępny w menu. Usługą dodatkową są m.in. Q-Doręczenia. Po jej wyborze, należy kliknąć „Aktywuj i skorzystaj”.

Posiadając ADE:

  • Jednym z elementów SD (skrzynce doręczeń) w e-Doręczenia, jest moduł usług dodatkowych, dostępny w menu. Usługą dodatkową są m.in. Q-Doręczenia. Po jej wyborze, należy kliknąć „Aktywuj i skorzystaj”.

26. Wielkość plików:

Można dołączyć pliki o maksymalnej pojemności 10MB a jednolita wiadomość może zostać wysłana maksymalnie do 50 odbiorców.

27. Koszty używania Q-Doręczenia

Posiadanie skrzynki jest bezpłatne.

Wysyłka korespondencji poprzez Q-Doręczenia:

1,79 netto (2,20 brutto)

Stan cennika na dzień 27.11.2023

INNE

28. Kim jest “kwalifikowany dostawca usług zaufania” (usługi kwalifikowane)?

Kwalifikowany dostawca usług (KDU) to podmiot, który uzyskał uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Będzie mógł świadczyć komercyjną usługę e-Doręczeń. Za pomocą takiej skrzynki e-Doręczeń będzie możliwa komunikacja z podmiotami publicznymi i pomiędzy podmiotami niepublicznymi (w tym między obywatelami a firmami). Dostawca taki, musi spełniać wymogi podane w rozporządzeniu eIDAS.

29. Czym są “usługi zaufania”?

Usługi zaufania to elektroniczne usługi, obejmujące m.in. wydawanie kwalifikowanych podpisów, pieczęci i znaczników czasu oraz odpowiednich certyfikatów. Usługi te umożliwiają bezpieczne transakcje elektroniczne pomiędzy firmami, osobami fizycznymi i organami administracji publicznej, obejmując m.in. uwierzytelnianie witryn i rejestrowanie doręczeń elektronicznych. Kwalifikowani dostawcy usług zaufania, są przedsiębiorstwami spełniającymi wymogi eIDAS, a ich działania reguluje zarówno europejskie rozporządzenie eIDAS, jak i polska Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

30. Polska zaufana lista (lista TSL)

Lista zawierająca informacje dotyczące kwalifikowanych dostawców usług zaufania:

https://www.nccert.pl/tsl.htm w Polsce totylko kilka podmiotów.

W Unii Europejskiej ok. 200 różnych dostawców – ich usługi mają taką samą moc prawną.

Źródła

Przy opracowywaniu powyższego zestawienia korzystaliśmy z poniższych portali internetowych

https://www.gov.pl/

https://www.biznes.gov.pl/pl

https://edoreczenia.poczta-polska.pl/

https://www.prawo.pl/

https://bank.pl/

https://www.wolterskluwer.com/pl-pl

https://serwisy.gazetaprawna.pl

https://samorzad.pap.pl/

https://obserwatorium.biz

https://eurocert.pl/

https://www.nccert.pl

https://infor.pl

Zobacz inne wpisy

faktura
Obsługa Spektrum
Jak automatycznie odbierać e-faktury w SPEKTRUM

Jak automatycznie odbierać e-faktury w SPEKTRUM Aby zautomatyzować proces pobierania e-faktur ze skrzynki mailowej należy: Zdefiniować dostęp do skrzynki pocztowej Dane dostępowe do skrzynki/ek e-mail należy podać u module DOKUMENTY-> USTAWIENIA-> LISTA SKRZYNEK. Utworzyć bufor i nadać uprawnienie użytkownikom Bufor e-mail tworzy się w module DOKUMENTY-> USTAWIENIA-> LISTA BUFORÓW Nazwa -użytkownik tworzy własną nazwę, Skrzynka …

Czytaj
grupowanie kontrahentów
Obsługa Spektrum
Grupowanie kontrahentów w SPEKTRUM

W bazie kontrahentów SPEKTRUM istnieje możliwość podzielenia kontrahentów na: grupy oraz wskazanie typu kontrahenta, a także nadanie etykiet własnych. Grupy kontrahentów należy zdefiniować w zakładce KONTRAHENCI -> USTAWIENIA -> ZARZĄDZANIE GRUPAMI. Grupy mogą służyć np. do przypisania kontrahentów odpowiedniemu działowi, handlowcowi, czy określeniu innych parametrów. Definiując Grupę kontrahentów należy wskazać kolor czcionki. Na liście kontrahentów …

Czytaj