e-Doręczenia – Kompendium wiedzy

Zebraliśmy dla Państwa najważniejsze informacje związane z tematem e-Doręczeń oraz Q-Doręczeń, czyli odnośnie obowiązku który w najbliższych miesiąca obejmie wiele firm i instytucji.

Prowadzenie firmy

1. Czym są e-Doręczenia?

To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki e-Doręczeniom podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą wysyłać i odbierać elektroniczne dokumenty z dowolnego miejsca z dostępem do internetu.

Osobiste wizyty na poczcie, odbieranie i wysyłanie listów poleconych oraz przechowywanie korespondencji w formie papierowej – dzięki e-Doręczeniom wszystkie te czynności można wygodnie wykonywać w formie elektronicznej.

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwia prowadzenie wiążącej, elektronicznej korespondencji. Zamiast tradycyjnego papierowego listu, pismo będzie przesyłane w formie cyfrowej, czyli do adresu do doręczeń elektronicznych (ADE).

W komunikacji z podmiotami publicznymi będzie wykorzystywana Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), natomiast w komunikacji między podmiotami niepublicznymi będzie stosowana kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (Q-Doręczenia).

2. Kto jest zobligowany do korzystania z e-Doręczeń?

Nowy obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie ciążył na wszystkich podmiotach publicznych oraz firmach rejestrowanych w KRS i CEiDG, w tym również na osobach wykonujących tzw. zawody zaufania publicznego. Dotyczy to np. notariuszy, radców prawnych, doradców podatkowych.

3. Kto jest zwolniony doręczeń elektronicznych?

Obowiązkiem e-Doręczeń nie będą objęci przedsiębiorcy zagraniczni (nie wpisani do KRS) prowadzący działalność w Polsce.

Firmy działające w Polsce będą miały możliwość uzyskania takiego adresu, pod warunkiem że posiadają polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

4. Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak, e-Doręczenia mogą być stosowane w każdym procesie administracyjnym, sądowym oraz cywilnym, gdyż są uznawane za usługę zaufania. Oznacza to, że:

nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
- zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysłania i doręczenia korespondencji,
- usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

5. Bezpieczeństwo

e-Doręczenia umożliwiają weryfikowanie statusów swojej korespondencji poprzez dowody wystawiane w czasie rzeczywistym, na każdym etapie procesu (takich jak data nadania i doręczenia potwierdzona kwalifikowanym znacznikiem czasu).

e-Doręczenia dają gwarancję:

jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
tajemnicy korespondencji
niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy

6. ADE

ADE to – Adres Doręczeń Elektronicznych

Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawanym na wniosek, przez Ministra właściwego ds. informatyzacji, mamy pewność, że korespondujemy z daną osobą/instytucją.

Właściwości adresu do e-Doręczeń:

jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

7. Budowa adresu do e-Doręczeń

Każdy adres do e-Doręczeń jest złożony z kombinacji znaków (liter i cyfr) w następującej kolejności:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ gdzie:

AE – to skrót od adres elektroniczny
PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski)
X – cyfry
Y – litery
Z – cyfry sumy kontrolnej

Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Utworzenie adresu w innym formacie nie jest możliwe.

8. BAE, czyli Baza Adresów Elektronicznych

W celu realizacji e-doręczeń została stworzona Baza Adresów Elektronicznych (BAE), prowadzona przez ministra odpowiedzialnego za informatyzację.

BAE zawiera zamknięte katalogi danych dotyczące trzech kategorii podmiotów:

publiczne,
podmioty niepubliczne składające wniosek jako osoba fizyczna,
podmioty niepubliczne zarejestrowane jako inne niż osoba fizyczna.

Przetwarzane w BAE dane identyfikują w sposób wystarczający podmiot, którego dotyczą.

9. Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby utworzyć adres do e-Doręczeń przy wykorzystaniu publicznego dostawcy, należy złożyć elektroniczny formularz na stronie www.biznes.gov.pl.

Urząd sprawdzi kompletność i poprawność wniosku, ewentualnie wezwie do uzupełnienia braków formalnych w ciągu 7 dni.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku należy aktywować skrzynkę oraz adres do e-Doręczeń, ponieważ samo założenie adresu nie powoduje automatycznego włączenia podmiotu do systemu e-Doręczeń.

10. Aktywacja adresu e-Doręczeń

Aktywację powinien zrobić administrator skrzynki e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl.

Aktywowanie adresu poprzez publicznego dostawcę automatycznie wpisuje go do bazy adresów elektronicznych. Jeśli przedsiębiorca wybierze prywatnego dostawcę, konieczne będzie złożenie wniosku o dodanie adresu do tej bazy na stronie www.biznes.gov.pl.

W momencie wpisania adresu do bazy adresów elektronicznych przedsiębiorca zobowiązuje się do korzystania z e-Doręczeń, czyli odbierania korespondencji od organów administracji publicznej wyłącznie w formie elektronicznej.

11. Administrator skrzynki e-Doręczeń

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG ma możliwość samodzielnego zarządzania skrzynką lub powierzenia tego zadania wyznaczonemu administratorowi.

Przedsiębiorca wpisany do KRS musi wyznaczyć administratora skrzynki.

12. Nadanie przesyłki

Po zalogowaniu się do panelu widoczne są wszystkie skrzynki, do których użytkownik ma dostęp. W zależności od potrzeb może to być skrzynka osobista, służbowa lub dedykowana przedsiębiorcom.

Aby wysłać wiadomość:

Wybierz skrzynkę, z której chcesz nadać e-Doręczenia.
Wybierz „Napisz wiadomość”.
Wpisz ADE adresata.
Wpisz temat wiadomości, napisz treść wiadomości, ewentualnie dodaj załącznik i wyślij przesyłkę. Przesyłka trafi do folderu „Wysłane”
Po wybraniu wysłanej przesyłki możesz ją podejrzeć oraz pobrać wraz z dowodami. Dowód nadania świadczy o tym, że nasza przesyłka została przyjęta.
Obecnie wiadomość wraz z załącznikami może mieć maksymalnie 15 MB, a jedna wiadomość może być wysłana do nie więcej niż 15 odbiorców.

Brak uwierzytelnienia się adresata przez 14 dni powoduje, że wystawiany jest dowód – fikcja doręczenia – jednoznaczny ze skutecznym doręczeniem wiadomości.

UWAGA! Przesyłka nieodebrana zostanie usunięta po 25 dniach od daty jej udostępnienia.

13. Doręczenie

Dostawca usług e-Doręczeń (obecnie Poczta Polska) ma obowiązek powiadamiania adresatów o gotowości przesyłki do odbioru.

Przedsiębiorca powinien otrzymać powiadomienie na adres e-mail o oczekującej korespondencji w skrzynce; takie powiadomienie (awizacja) zostanie wysłane tylko raz w momencie, gdy korespondencja wpłynie do skrzynki. Od chwili awizacji zaczyna biec 14-dniowy termin na odbiór pisma.

14. Kiedy pismo jest traktowane jako odczytane?

Odebranie dokumentu elektronicznego oznacza każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, które sprawia, że adresat ma dostęp do dokumentu i może zapoznać się z jego treścią, na przykład poprzez zalogowanie się. Ustawodawca zrezygnował z wymogu potwierdzania odbioru przesyłki podpisem kwalifikowanym.

Fikcja doręczenia

Pismo zostanie automatycznie potraktowane jako odczytane również w przypadku braku odbioru w terminie 14-dniowym.

15. Czy trzeba zawrzeć dodatkową umowę z operatorem wyznaczonym – Pocztą Polską, żeby uzyskać skrzynkę i korzystać z usługi e-Doręczeń?

Nie, dodanie adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) automatycznie powoduje zawarcie umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Usługodawcy:

Doręczenie elektroniczne może być realizowane za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonej przez wyznaczonego operatora (aktualnie Poczta Polska S.A.), z której korzystają podmioty publiczne i wybrane podmioty niepubliczne.

Alternatywnie, doręczenie może być realizowane za pomocą kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonej przez prywatnych dostawców usług zaufania.

16. Koszty używania e-Doręczenia

Posiadanie skrzynki jest bezpłatne.

Korespondencja bezpłatna

pomiędzy podmiotami publicznymi
od obywateli i firm do podmiotów publicznych

Na podstawie art. 52 ust. 3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych z opłaty zwolnione jest przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem PURDE przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego.

Korespondencja płatna

od podmiotów publicznych do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych
pomiędzy firmami (w ramach osobnej usługi Q-Doręczenia)

Ceny

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) 4,40 zł (netto)
W zakresie Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH) – 6,95 zł (netto)
stan cennika na dzień 27.11.2023

17. PURDE

PURDE to inaczej Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego.

Usługa zaufania polegająca na wysyłaniu wiadomości między dwiema stronami, czyli nadawcą i odbiorcą poprzez system teleinformatyczny zaufanej strony trzeciej – Operatora Wyznaczonego, służąca do komunikacji z podmiotami publicznymi.

18. Wielkość plików w PURDE

Pojedyncza przesyłka w ramach PURDE nie może być większa niż 15 MB.

19. Format wiadomość pobranych ze skrzynki e-Doręczeń

Każdą wiadomość ze skrzynki e-Doręczeń (wraz z załącznikami oraz potwierdzeniem jej wysłania i odbioru) można pobrać w skompresowanym pliku (w formacie ZIP).

Po rozpakowaniu pliku, w folderze znajdziesz wszystkie dokumenty dotyczące przesyłki, zapisane w formatach PDF i XML, a załączniki w formacie, w jakim zostały dodane przez nadawcę. Istnieje także możliwość pobrania poszczególnych załączników oddzielnie.

20. Konsekwencje za brak e-Doręczeń po wyznaczonym terminie

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za brak adresu do doręczeń elektronicznych.

W przypadku niedopełnienia obowiązku założenia e-Doręczeń, każdy kontakt z administracją publiczną może napotkać trudności, co wydłuży czas załatwiania spraw. Konieczne będzie korzystanie z trybu hybrydowego, gdzie podmiot publiczny wyśle pismo w formie elektronicznej, a następnie operator wydrukuje je i dostarczy w formie tradycyjnej przesyłki poleconej.

21. Kluczowe daty – harmonogram obowiązku stosowania e-doręczeń

10 grudnia 2023 r. 30 grudnia 2023 r. – jednostki samorządu terytorialnego wraz z podmiotami publicznymi

Obowiązek stosowania e-doręczeń ciążyć będzie na:

Podmiotach, które wykonują zawody zaufania publicznego tj. adwokatach, radcach prawnych, doradcach podatkowych, doradcach restrukturyzacyjnych, rzecznikach patentowych, notariuszach.
Podmiotach niepublicznych wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego od 10 grudnia 2023 roku.
Jednostkach samorządu terytorialnego i ich związkach, związkach metropolitalnych, samorządowych zakładach budżetowych – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Organach administracji rządowej, jednostkach budżetowych obsługujących te organy, innych organach władzy publicznej i jednostkach budżetowych je obsługujących.
ZUS, KRUS, NFZ.

1 stycznia 2024 r.

Od 1 stycznia 2024 r. obowiązkiem będą objęci przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 r.

10 marca 2024 r.

Najpóźniej 10 marca 2024 r., ale co do zasady w dniu wpisu ich adresu do e-Doręczeń w BAE, przedmiotowy obowiązek dotknie podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 roku.

1 stycznia 2025 r. – podmioty publiczne

Inne podmioty publiczne (inne niż wcześniej wskazane) zostaną objęte obowiązkowym system e-doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.

1 października 2026 r.

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniali danych w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku, objęci zostaną obowiązkiem e-doręczeń od 1 października 2026 r. Jeśli natomiast w podanym okresie dokonają zmian w rejestrze, to zostaną objęci powyższym obowiązkiem w dniu wpisu ich adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych.

1 października 2029 r.

Dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek e-doręczeń obejmie:

sądy,
trybunały,
komorników,
prokuratury,
organy ścigania,
Służbę Więzienną,
jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki, związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe będą korzystać z Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH).

22. PUH

Publiczna usługa hybrydowa – nadawana wyłącznie przez podmiot publiczny do odbiorcy nie posiadającego skrzynki e-Doręczeń.

W ramach usługi Poczty korespondencja zostanie wydrukowana, zakopertowana i przekazana tradycyjną pocztą poleconą do odbiorcy.

23. Czym są Q-Doręczenia (KURDE)

Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE) znana jako q-Doręczenia – dostarczana przez Pocztę Polską usługa, służąca do komunikacji z podmiotami niepublicznymi posiadającymi ADE np. firma – firma, mecenas – firma.

24. Czym różnią się e-Doręczenia od Q-Doręczenia?

e-Doręczenia zapewniają komunikację z podmiotami publ., natomiast Q-Doręczenia jako usługa dodatkowa, komunikację z podmiotami niepublicznymi, tj. osobami fizycznymi i firmami.

25. Aktywacja usługi Q-Doręczenia

Nie mając ADE:

Pierwszym krokiem jest wystąpienie o ADE (Adres do doręczeń elektronicznych ) do Ministra właściwego ds. informatyzacji.
Następnie, po otrzymaniu informacji o nadanym ADE i utworzonej skrzynce doręczeń (SD), należy aktywować publiczną skrzynkę doręczeń, zgodnie z instrukcją otrzymaną w mailu.
Jednym z elementów SD (skrzynce doręczeń) w e-Doręczenia, jest moduł usług dodatkowych, dostępny w menu. Usługą dodatkową są m.in. Q-Doręczenia. Po jej wyborze, należy kliknąć „Aktywuj i skorzystaj”.

Posiadając ADE:

Jednym z elementów SD (skrzynce doręczeń) w e-Doręczenia, jest moduł usług dodatkowych, dostępny w menu. Usługą dodatkową są m.in. Q-Doręczenia. Po jej wyborze, należy kliknąć „Aktywuj i skorzystaj”.

26. Wielkość plików dla Q-Doręczenia

Można dołączyć pliki o maksymalnej pojemności 10MB a jednolita wiadomość może zostać wysłana maksymalnie do 50 odbiorców.

27. Koszty używania Q-Doręczenia

Posiadanie skrzynki jest bezpłatne.

Wysyłka korespondencji poprzez Q-Doręczenia: 1,79 netto (2,20 brutto)
Stan cennika na dzień 27.11.2023

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kim jest “kwalifikowany dostawca usług zaufania” (usługi kwalifikowane)?

KDU, czyli Kwalifikowany Dostawca Usług – jest to podmiot, który uzyskał uprawnienia do świadczenia kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Będzie mógł świadczyć komercyjną usługę e-Doręczeń.

Korzystając ze skrzynki e-Doręczeń, można komunikować się zarówno z podmiotami publicznymi, jak i niepublicznymi, w tym między obywatelami a firmami. Dostawca tych usług musi spełniać wymogi określone w rozporządzeniu eIDAS.

Czym są “usługi zaufania”?

Usługi zaufania to elektroniczne usługi, obejmujące m.in. wydawanie kwalifikowanych podpisów, pieczęci i znaczników czasu oraz odpowiednich certyfikatów. Usługi te umożliwiają bezpieczne transakcje elektroniczne pomiędzy firmami, osobami fizycznymi i organami administracji publicznej, obejmując m.in. uwierzytelnianie witryn i rejestrowanie doręczeń elektronicznych.

Kwalifikowani dostawcy usług zaufania, są przedsiębiorstwami spełniającymi wymogi eIDAS, a ich działania reguluje zarówno europejskie rozporządzenie eIDAS, jak i polska Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Polska zaufana lista (lista TSL)

Lista zawierająca informacje dotyczące kwalifikowanych dostawców usług zaufania: https://www.nccert.pl/tsl.htm – w Polsce to tylko kilka podmiotów.

W Unii Europejskiej ok. 200 różnych dostawców – ich usługi mają taką samą moc prawną.

Źródła

Przy opracowywaniu powyższego zestawienia korzystaliśmy z poniższych portali internetowych: