Współcześnie granice między życiem zawodowym a prywatnym stają się coraz bardziej płynne, dlatego odpowiednie planowanie nieobecności w pracy zyskuje na znaczeniu. Z badań przeprowadzonych przez Gallup w 2022 roku wynika, że pracownicy, którzy efektywnie zarządzają swoją nieobecnością, potrafią znacznie lepiej zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, co przekłada się na ich ogólne zadowolenie z pracy.

Aby ułatwić ten proces, oto sprawdzona checklista, która pomoże zarówno pracownikom, jak i menedżerom, w lepszym zarządzaniu czasem i obowiązkami:

1. Ustaw autoresponder na skrzynce mailowej

Jednym z pierwszych kroków jest aktywacja autorespondera w Twojej skrzynce mailowej. Informuj w nim o swojej nieobecności, podaj daty oraz wskaż osobę kontaktową, która będzie odpowiadać na maile w Twoim imieniu. To prosty sposób, by poinformować współpracowników i klientów, że nie będą mogli liczyć na natychmiastową odpowiedź. Możesz skorzystać z naszego wzoru responedra:

Temat: [Twoje imię i nazwisko] – Nieobecność w biurze

Treść:

Dzień dobry,

Dziękuję za wiadomość. Informuję, że w dniach [data rozpoczęcia] – [data zakończenia] będę nieobecny/a z powodu [powód nieobecności, np. urlopu, delegacji]. W tym czasie nie będę miał/a dostępu do mojej skrzynki mailowej ani telefonu służbowego.

W pilnych sprawach proszę o kontakt z [imię i nazwisko zastępcy] pod adresem e-mail: [adres e-mail zastępcy] lub telefonicznie: [numer telefonu zastępcy].

Zapewniam, że po moim powrocie, który planowany jest na [data powrotu], wszystkie wiadomości zostaną przeze mnie sprawdzone i odpowiednio zaadresowane.

Dziękuję za zrozumienie i cierpliwość.

Z poważaniem,

[Twoje imię i nazwisko]

[Twoje stanowisko]

[Nazwa firmy]

2. Znalezienie zastępstwa

Zorganizuj spotkanie z osobą, która będzie pełnić Twoje obowiązki podczas Twojej nieobecności. Przekaż jej wszystkie niezbędne informacje, dokumenty oraz instrukcje, które umożliwią jej efektywne zarządzanie Twoimi zadaniami.

3. Wykorzystaj funkcję zastępstwa w programie Spektrum

Jeśli Twoja firma korzysta z programu Spektrum, wykorzystaj moduł Pracownicy do zaplanowania swojej nieobecności. Moduł ten umożliwia nie tylko planowanie urlopów, ale również ustalanie zastępstw. Dzięki integracji z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów, wszystkie zadania przypisane Tobie będą automatycznie przekazywane osobie zastępującej. To szybkie rozwiązanie, które zapewnia ciągłość pracy.

4. Uporządkuj przestrzeń biurową

Przed planowaną nieobecnością zadbaj o porządek na swoim biurku i w przestrzeni pracy. Upewnij się, że wszystkie ważne dokumenty są odpowiednio posegregowane i łatwo dostępne dla Twojego zastępstwa. To pomoże uniknąć chaosu i ułatwi pracę w Twojej nieobecności.

5. Wyczyść skrzynkę mailową

Przed wyjściem na urlop postaraj się odpowiedzieć na wszystkie pilne e-maile oraz uporządkuj swoją skrzynkę odbiorczą. Możesz również zaplanować, które wiadomości wymagają Twojej uwagi bezpośrednio po powrocie.

6. Przekaż istotne informacje zespołowi

Poinformuj swój zespół o swojej nieobecności, podaj daty oraz wskaż osobę, która będzie Cię zastępować. To ważne, aby wszyscy wiedzieli, do kogo mogą się zwrócić w razie potrzeby.

7. Przygotuj listę zadań dla zastępstwa

Opracuj listę zadań i projektów, które będą wymagały uwagi podczas Twojej nieobecności. Określ priorytety oraz ewentualne terminy, które muszą być dotrzymane.

8. Zostaw dla siebie notatkę

Przed odejściem, napisz dla siebie notatkę lub listę spraw, które będą wymagały Twojej uwagi bezpośrednio po powrocie. Może to być przypomnienie o spotkaniach, zaległych zadaniach lub projektach, które będą wymagały szybkiego zaangażowania. Taka notatka pozwoli Ci szybciej odnaleźć się w pracy po dłuższej nieobecności, przypominając o kluczowych kwestiach, które czekają na Twoje zaangażowanie.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak Spektrum ułatwia codzienne zadania pracowników? Skontaktuj się z nami!