Wniosek urlopowy – co warto wiedzieć i jak go napisać? [WZÓR]

Urlop to ważny element życia każdego pracownika. Ten zasłużony odpoczynek pozwala zregenerować siły i naładować baterie na przyszłe działania. Czasem związany jest też ze zmianami zachodzącymi w życiu podwładnego, podczas których potrzebuje on trochę więcej wolnego czasu, by skupić się na sprawach osobistych.

Niezależnie od tego, jaki jest powód i cel urlopu, na pracownika czeka ważny krok: złożenie wniosku urlopowego, który następnie pracodawca musi przechowywać w swojej dokumentacji. Ten krótki, ale istotny dokument to klucz do uzyskania oficjalnej zgody na nieobecność w pracy.

Jak napisać poprawnie wniosek urlopowy, żeby uniknąć nieporozumień? W naszym artykule zawarliśmy praktyczne wskazówki oraz bezpłatny wzór wniosku do wykorzystania. Wskazujemy też alternatywę dla tradycyjnych wniosków, która pozwala na prostsze zarządzanie urlopami w firmie.

Jakie są rodzaje urlopów?

Każdy pracownik ma do dyspozycji kilka rodzajów urlopów, które odpowiadają jego aktualnym potrzebom i sytuacji życiowej.

Urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy to ten, na który wszyscy czekają najbardziej. Pracodawca, poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem o wakacjach pracownika, jest w stanie dobrze przygotować się do jego nieobecności.

W wielu zakładach pracy stosowany jest system tworzenia planu urlopów wypoczynkowych na cały kolejny rok, ale obecnie nie ma takiego obowiązku prawnego.

Zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika kluczowa jest informacja, jaki wymiar urlopu wypoczynkowego przysługuje danej osobie. Istnieją dokładne wytyczne na ten temat, wg których:

1. Z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni roboczych w roku kalendarzowym mogą skorzystać osoby, których staż pracy wynosi mniej niż 10 lat.
2. Z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 roboczych dni w roku kalendarzowym zaś osoby, których staż pracy wynosi więcej niż 10 lat.

Za dni robocze uznaje się te, które są w przypadku określonego pracownika dniami pracy. Nie musi to być przedział poniedziałek – piątek.

Wyliczając staż pracy, uwzględniamy m.in. okresy nauki (w przypadku studiów wyższych liczy się 8 lat) czy czas przebywania na urlopie macierzyńskim. Przykładowo, osoba z wyższym wykształceniem po przepracowaniu dwóch lat na umowie o pracę ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Najlepiej, by urlop wypoczynkowy był zgodny z planem urlopów (jeśli taki obowiązuje w firmie), ale pracodawca może udzielić zgody na zmianę terminów, jeśli nie przeszkadza to w realizacji działań firmy.

Przeczytaj też: Przygotowanie do urlopu – 9 rzeczy, o których musisz pamiętać >>>

Urlop na żądanie

Urlop na żądanie to cztery dni, które wliczają się do ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika, jednakże nie uwzględnia się ich podczas tworzenia rocznego planu urlopów.

Przewidziany jest na takie okoliczności jak np. nagła niedyspozycja pracownika. Wniosek o urlop może zostać złożony po powrocie do pracy, jednakże swoją nieobecność trzeba zgłosić pracodawcy najpóźniej w dniu urlopu.

Urlop macierzyński, tacierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy

Każdy rodzic ma prawo do skorzystania z urlopów związanych z rodzicielstwem – nie są objęte planem urlopów. Wymiar przysługujących dni wolnych od pracy zależny jest od liczby urodzonych lub przyjętych na wychowanie dzieci.

Urlop macierzyński trwa od 20 do 37 tygodni. W przypadku samotnego ojca lub ojca, który przejmuje część urlopu od matki dziecka, mówimy o urlopie tacierzyńskim. Po okresie urlopu macierzyńskiego przysługuje urlop rodzicielski – trwa od 41 do 43 tygodni. Wniosek urlopowy może obejmować od razu obie przerwy od pracy. Należy dołączyć do niego np. akt urodzenia dziecka.

Do skończenia przez dziecko 12. miesiąca życia, jego Ojciec ma też prawo skorzystania z urlopu ojcowskiego w wysokości 14 dni – termin urlopu może zostać wyznaczony jednorazowo lub w 2 partiach po 7 dni.

Urlop wychowawczy trwa 36 tygodni, z których 1 miesiąc musi zostać wybrany przez drugiego rodzica. Przysługuje maksymalnie do zakończenia roku, w którym dziecko kończy 6 lat (chyba że jest niepełnosprawne, wtedy do 18. r.ż.).

Rodzic ma prawo również do wybrania czasu wolnego w ramach opieki nad dzieckiem w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego.

Urlop bezpłatny

Jest to jeden z rzadziej branych przez pracowników urlopów, ponieważ wiąże się z dobrowolną rezygnacją z prawa do wynagrodzenia. Może zostać przyznany w pełnym porozumieniu z pracodawcą – pracownik ma prawo o niego wystąpić, jednakże pracodawca nie ma obowiązku wyrażania na niego zgody.

Inne rodzaje urlopów

Istnieje jeszcze kilka innych rodzajów urlopu, uwzględnionych w Kodeksie pracy, które przysługują pracownikowi w wyjątkowych okolicznościach.

Urlop okolicznościowy

To dodatkowy urlop, nieobjęty planem urlopów, w wymiarze 1 lub 2 dni, do którego pracownik ma prawo w przypadku zaistnienia wyjątkowych okoliczności, takich jak:

1. urodzenie dziecka, ślub własny lub dziecka (2 dni),
2. śmierć rodzica, macochy / ojczyma, dziecka, małżonka (2 dni),
3. śmierć siostry / brata, dziadka / babci, teścia / teściowej albo osoby, nad którą pracownik sprawował bezpośrednią opiekę (1 dzień).

Pracownik zobowiązany jest dostarczyć pracodawcy do wglądu odpowiedni dokument, np. akt urodzenia dziecka, by potwierdzić zasadność udzielenia dnia lub dni wolnych (może to zostać wykonane po urlopie).

Urlop szkoleniowy

Pracownik, który podnosi swoje kwalifikacje w porozumieniu z pracodawcą (na jego wniosek lub z własnej inicjatywy), może otrzymać 6 lub 21 dodatkowych dni urlopowych. O liczbie dni decyduje to, do jakiego egzaminu pracownik się przygotowuje oraz fakt, czy pisze pracę dyplomową. Nie jest objęty rocznym planem urlopów.

Urlop opiekuńczy

Jest to bezpłatny urlop w wymiarze 5 roboczych dni, skierowany do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Może zostać udzielony w celu objęcia opieką bliskiego członka rodziny (dziecko, rodzic, małżonek) lub osoby, z którą mieszka się we wspólnym gospodarstwie domowym. Nie jest objęty planem urlopów.

Urlop na poszukiwanie pracy

Jeżeli pracownik otrzymał wypowiedzenie na umowie o pracę, przysługują mu:

1. 2 dni wolne – gdy okres jego wypowiedzenia trwa 2 tygodnie lub 1 miesiąc,
2. 3 dni wolne – gdy okres jego wypowiedzenia trwa 3 miesiące.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Warto przy okazji wspomnieć o możliwości wzięcia zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej. Pracownikowi przysługują 2 dni lub 16 h w ciągu roku kalendarzowego. Przyznaje się go w przypadku pilnych spraw rodzinnych, takich jak choroba lub wypadek, gdy konieczna jest nagła obecność pracownika. W okresie tym przysługuje 50% wynagrodzenia. Szczegóły tego zwolnienia opisane są w art. 148. Kodeksu pracy.

Dni wolne honorowego dawcy krwi

Ciekawym zagadnieniem jest również zwolnienie dla honorowego dawcy krwi. Pracownik ma prawo do 2 dni wolnych: w dniu pobrania krwi oraz w dniu kolejnym (chyba że jest to dla niego wolny dzień, np. sobota). W tym przypadku nie jest potrzebny wniosek o urlop – pracodawca musi jednak zostać odpowiednio wcześnie poinformowany o planie pracownika oraz otrzymać później stosowne zaświadczenie z centrum krwiodawstwa.

Formalności związane z wnioskiem o urlop

Wniosek urlopowy powinien zostać odpowiednio przygotowany i wypełniony. Musi z niego jasno wynikać, o jaki rodzaj urlopu chodzi oraz w jakich dniach ma się odbyć, tak by podstawa jego udzielenia nie budziła żadnych wątpliwości. Sporządzony wniosek musi zostać zaakceptowany przez pracodawcę.

Co do zasady, wniosek o urlop powinien mieć formę pisemną (akceptuje się wersję elektroniczną). Każdy poprawny formularz zawiera następujące informacje:

1. imię i nazwisko,
2. data sporządzenia wniosku,
3. miejsce sporządzenia wniosku,
4. dane firmy,
5. zajmowane stanowisko,
6. określenie rodzaju urlopu, o który pracownik wnioskuje,
7. wskazanie terminu urlopu,
8. w przypadku urlopu wypoczynkowego: rok kalendarzowy, za który pracownik wybiera urlop,
9. ewentualnie: dane osoby zatwierdzającej wniosek, nazwa działu/wydziału pracownika oraz podsumowanie, ile łącznie dni będzie trwać urlop (liczą się tylko dni robocze),
10. podpis pracownika i pracodawcy – chyba że wniosek został złożony w formie elektronicznej, wtedy wystarczą podpisy w treści maila.

Gotowy wniosek o urlop powinien zostać przekazany pracodawcy w terminie pozwalającym na zorganizowanie pracy w trakcie jego nieobecności. Następnie musi zostać dołączony do dokumentacji firmy.

Wniosek urlopowy – wzór .pdf i .doc

1. Urlop wypoczynkowy, na żądanie, szkoleniowy, okolicznościowy, opiekuńczy, bezpłatny
   1. WZÓR .PDF
   2. WZÓR .DOC

1. Urlop macierzyński / tacierzyński i rodzicielski
   1. WZÓR .PDF
   2. WZÓR .DOC

Proste zarządzanie urlopami w systemie Spektrum

Jeżeli chcemy ułatwić proces zarządzania urlopami w firmie oraz ominąć potrzebę każdorazowego przesyłania plików lub przekazywania wydruków z uzupełnionym wnioskiem urlopowym, najlepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie systemu, takiego jak Spektrum. Pracodawca uzyskuje w ten sposób większą kontrolę nad przepływem wniosków oraz z łatwością może zarządzać systemem zastępstw.

Jak to działa? Pracownik uzupełnia w systemie Spektrum gotowy formularz wniosku o urlop, z którego zamierza skorzystać. Poza rodzajem urlopu, jego terminem oraz liczbą przysługujących dni urlopowych, wskazana jest w nim również osoba, która będzie pracownika zastępować oraz przełożony, który musi udzielić zgody.

Dowiedz się, w jaki sposób Spektrum ułatwi procesy w Twojej firmie

Gotowy wniosek zostaje zarejestrowany w repozytorium dokumentów wewnętrznych i przekazany do akceptacji przełożonego. W momencie, gdy pracodawca akceptuje lub odrzuca dokument, pracownik i jego zastępca otrzymują wiadomość mailową.

Moduł „Pracownicy” w Systemie Spektrum automatycznie przypisuje również zadania osoby przebywającej na urlopie do zastępującej ją osoby, tak by żadna konieczna do realizacji w tym czasie sprawa służbowa nie została przypadkowo ominięta.

Podsumowanie

Wniosek urlopowy to bardzo ważny dokument, który pozwala na zgodne z prawem przyznanie dni wolnych od pracy. Dobrze przygotowany wzór pozwala, by pracownik dopasował wniosek do rodzaju urlopu, o który występuje. Dzięki temu, pracodawca ma jasność, co do jego szczegółów.

Jeżeli chcemy uniknąć częstego chaosu, związanego z przekazywaniem wniosków metodą tradycyjną lub nawet w formie załączników w pojedynczych wiadomościach mailowych, warto rozważyć wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, takiego jak Spektrum. Jego funkcjonalności wprowadzają porządek w temacie udzielania urlopów – z ominięciem zbędnych druczków – i pozwalają na pełną kontrolę pracodawcy nad kwestią wyznaczania zastępstw w firmie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Ile dni wcześniej trzeba złożyć wniosek urlopowy?

W Kodeksie pracy nie ma wyraźnego przepisu prawnego określającego, z jakim wyprzedzeniem pracownik powinien złożyć wniosek o urlop. Najlepiej, by zrobił to odpowiednio wcześnie, by w razie odmowy ze strony pracodawcy, mieć czas na wypracowanie wspólnego kompromisu. Nowy termin urlopu powinien pasować obu stronom.

W przypadku np. urlopu na żądanie, może on zostać zgłoszony nawet w dniu jego wzięcia (np. telefonicznie), zaś wniosek złożony po powrocie do pracy.

Czy można złożyć wniosek urlopowy e-mailem?

Tak, wniosek o urlop można złożyć drogą mailową, jeżeli w firmie akceptowana jest taka forma jego przekazywania.

Czy pracodawca zawsze musi zatwierdzić wniosek urlopowy?

Nie, pracodawca nie ma obowiązku udzielenia urlopu, gdy uzna, że jego termin może utrudnić realizację zadań w firmie. W takiej sytuacji decyzja musi zostać uzasadniona. Warto wypracować w porozumieniu z pracownikiem nowy, kompromisowy termin.