Świadectwo pracy – 5 rzeczy, które musisz wiedzieć

Wystawienie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy, często traktowanym jak zwykła formalność. Dokument ten ma jednak istotne znaczenie prawne – zarówno z perspektywy pracownika, jak i podmiotu, który go zatrudnia. Przepisy regulujące kwestie związane ze świadectwem pracy są precyzyjne i nie pozostawiają dużej swobody w zakresie ich interpretacji. Z tego powodu warto znać zasady jego wystawiania – w tym m.in. informacje, które musi zawierać oraz tryb dokonywania sprostowania, gdy pojawi się na nim błąd.

W tym artykule omawiamy pięć najważniejszych kwestii dotyczących świadectwa pracy, które musi znać każdy pracodawca, jak również pracownik, który chce być świadomy swoich praw.

#1 – Czym jest świadectwo pracy i dlaczego jest tak ważne?

Świadectwo pracy to bardzo ważny dokument, którego treść i formę regulują przepisy prawa pracy. Stanowi bowiem oficjalne podsumowanie najważniejszych kwestii związanych z byłym zatrudnieniem u danego pracodawcy.

Zgodnie z Kodeksem pracy, każdy pracodawca ma bezwzględny, prawny obowiązek wydać świadectwo pracy swojemu podwładnemu w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy między nimi, jeśli był on oparty na umowie o pracę. Rodzaj umowy nie ma znaczenia – wspomniane przepisy dotyczą zarówno umowy na czas nieokreślony, określony, jak i na okres próbny.

Dokument ten pełni rolę oficjalnego potwierdzenia zatrudnienia pracownika w danym okresie i zawiera wszelkie dane niezbędne m.in. do ustalenia uprawnień pracowniczych, jak również uprawnień z zakresu ubezpieczenia społecznego. Co istotne, wydania świadectwa pracy nie uzależnia się od np. uprzedniego rozliczenia z firmą, zwrotu sprzętu służbowego czy podpisania innych dokumentów. 

Świadectwo pracy to też kluczowy dokument w dalszych etapach kariery zawodowej pracownika. Zawarte w nim informacje, takie jak np. o czasie trwania stosunku pracy, wymiarze czasu pracy, zajmowanych stanowiskach czy okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy, mogą być istotne dla przyszłego pracodawcy w trakcie przeprowadzania procedury rekrutacyjnej. Jest ono także niezbędne podczas ustalania uprawnień danej osoby do świadczeń z systemu ubezpieczeń społecznych – takich jak zasiłek dla bezrobotnych, świadczenia emerytalne czy rentowe.

Przeczytaj też: Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron – WZÓR & Poradnik >>>

#2 – Kiedy i jak pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Zasady dotyczące terminu oraz formy wydania świadectwa pracy są ściśle określone w przepisach prawa. Niewypełnienie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością po stronie pracodawcy.

Termin wydania świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy, świadectwo pracy musi zostać wydane pracownikowi w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy między nim a pracodawcą. Obowiązek wydania świadectwa pracy powstaje automatycznie – niezależnie od tego, jaka jest przyczyna zakończenia umowy.

Czasem jednak, z przyczyn obiektywnych lub organizacyjnych (takich jak np. nieobecność osoby odpowiedzialnej za sporządzanie tego typu dokumentów), wystawienie pracownikowi świadectwa pracy zgodnie z tymi wytycznymi nie jest możliwe. W takiej sytuacji dokument musi zostać przekazany pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia, w którym stosunek pracy ustał. Konieczne jest wtedy dopilnowanie, by świadectwo pracy dotarło w obowiązkowym terminie np. za pośrednictwem operatora pocztowego.

Ważne! Jeśli w ciągu 7 dni od zakończenia jednej umowy z pracownikiem, podpisana zostanie z nim kolejna umowa przez tego samego pracodawcę, nie ma obowiązku wystawiania świadectwa pracy. Należy to zrobić jedynie wtedy, gdy pracownik zażąda jego wydania – dokument może dotyczyć zarówno tylko ostatniego okresu zatrudnienia, jak i wszystkich dotychczasowych okresów zatrudnienia u tego pracodawcy.

Wraz z przekazaniem świadectwa pracy pracodawca musi też poinformować pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, który go dotyczy, oraz o tym, że może odebrać dokumentację pracowniczą w terminie do końca miesiąca kalendarzowego, który występuje po upływie tego okresu. Pracownik musi także zostać uświadomiony, że w przypadku jej nieodebrania, zostanie zniszczona.

Forma i sposób doręczenia dokumentu

Każdy pracodawca może wydać pracownikowi świadectwo pracy w jednej z dwóch form:

1. w formie pisemnej, przekazując je osobiście pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej, bądź za pośrednictwem kuriera lub wysyłając pocztą,
2. w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Co istotne, na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że dokument został doręczony pracownikowi prawidłowo oraz w wymaganym terminie. Dla celów dowodowych powinno się zatem korzystać z rozwiązań, które umożliwiają potwierdzenie odbioru dokumentu. 

#3 – Jakie informacje zawiera świadectwo pracy?

Treść świadectwa pracy jest ściśle określona przepisami i musi zawierać komplet informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz do korzystania ze świadczeń z systemu ubezpieczenia społecznego. Niektóre dane są w tym dokumencie obligatoryjne, zaś inne można wpisać na żądanie pracownika.

Świadectwo pracy – elementy obowiązkowe

Według polskich przepisów prawa, świadectwo pracy powinno zawierać:

1. okres lub okresy wykonywania pracy przez pracownika oraz wymiar czasu pracy (np. pełny etat, 3/4 etatu),
2. rodzaj wykonywanej pracy / listę zajmowanych stanowisk,
3. tryb rozwiązania i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy lub podstawę prawną jego wygaśnięcia – w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem należy wskazać stronę, która je wręczyła,
4. informację o przysługującym i wykorzystanym urlopie wypoczynkowym, urlopie bezpłatnym, urlopie ojcowskim, urlopie rodzicielskim, a także urlopie wychowawczym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy oraz o podstawach prawnych ich udzielenia, gdy są wymagane przepisami,
5. informację o urlopie opiekuńczym, z którego pracownik korzystał w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
6. informację o liczbie dni zwolnienia od pracy przewidzianych przepisami z powodu siły wyższej (art. 1481 § 1 k.p.) lub w ramach opieki nad dzieckiem (art. 188 k.p.), które pracownik wykorzystał w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
7. informację o wymiarze wykorzystanego dodatkowego urlopu lub o innych świadczeniach / uprawnieniach przewidzianych przepisami prawa pracy,
8. informację o okresach zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracy,
9. dane dotyczące czynnej służby wojskowej, bądź formy zastępczej, jeśli pracownik odbywał ją w czasie zatrudnienia,
10. informację o zajęciu wynagrodzenia (postępowanie egzekucyjne) lub o należnościach ze stosunku pracy uznanych, a jednocześnie niezaspokojonych przez pracodawcę z powodu braku środków finansowych z jego strony,
11. informację o tym, z ilu dni pracy zdalnej okazjonalnej pracownik korzystał w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
12. dane dotyczące okresu korzystania z ochrony stosunku pracy, jeśli miała zastosowanie (art. 186 (8) § 1 pkt 2 k.p.),
13. informację o okresie (liczba dni), za który pracownik otrzymał wynagrodzenie w myśl art. 92 Kodeksu pracy (np. za czas niezdolności do pracy, tzw. L4) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
14. informację o okresach, które w czasie zatrudnienia zostały uznane za nieskładkowe, istotnych podczas ustalania prawa do emerytury lub renty,
15. informację o liczbie dni, za które pracownikowi przysługuje odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy (art. 36 (1) § 1 k.p.).

Wszystkie te informacje są elementem dokumentacji pracowniczej, która – zgodnie z obowiązującymi przepisami – musi być przechowywana przez pracodawcę przez określony czas (10 lub 50 lat), zależny od momentu nawiązania stosunku pracy (o okresach przechowywania dokumentacji przeczytasz w naszym artykule Jak długo przechowywać dokumenty księgowe firmy?).

Aktualny wzór świadectwa pracy można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11.05.2023 r., zmieniającym rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy >>>.

Informacje fakultatywne – na żądanie pracownika

Każdy pracownik ma prawo złożyć żądanie o wpisanie dodatkowych informacji na świadectwie pracy, takich jak:

1. wysokość i składniki wynagrodzenia – zgodnie z obowiązującym stanem na dzień zakończenia zatrudnienia u pracodawcy,
2. informacje o uzyskanych kwalifikacjach w okresie zatrudnienia – np. ukończonych szkoleniach lub zdobytych uprawnieniach zawodowych.

Takie potwierdzenie dodatkowych umiejętności i kompetencji może być przydatne, gdy pracownik przedstawia swoje świadectwo przyszłemu pracodawcy.

Ważne! W świadectwie pracy nie wolno umieszczać ocen pracownika – ani pozytywnych, ani negatywnych.

#4 – Co zrobić w przypadku błędów w świadectwie pracy?

Jak w każdym dokumencie, również na świadectwie pracy, nawet pomimo jego starannego sporządzenia, mogą zdarzyć się błędy. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają wtedy prawo do jego sprostowania – zgodnie z procedurami.

Wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy

Jeżeli pracownik po otrzymaniu swojego świadectwa pracy zauważy na nim jakiekolwiek nieprawidłowości, ma 14 dni na złożenie wniosku o jego sprostowanie. Na takie żądanie pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć w ciągu 7 dni od jego otrzymania. W sytuacji gdy rozpatrzy je pozytywnie, wystawia nowe, poprawione świadectwo. W razie odmowy sprostowania świadectwa pracy, pracownik ma prawo skorzystać z drogi sądowej.

Postępowanie przed sądem pracy

Jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku o korektę świadectwa pracy lub pozostawi go bez jakiejkolwiek odpowiedzi, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z pozwem o sprostowanie dokumentu. Może to zrobić w terminie 14 dni od otrzymania decyzji odmownej. Jeżeli nie otrzymał żadnej odpowiedzi – przepisy nie określają ram czasowych i może złożyć pozew w dowolnym czasie. Jeżeli sąd pracy – po analizie sprawy – uzna rację pracownika, zobowiązuje pracodawcę do wydania poprawionego dokumentu.

Inicjatywa pracodawcy

Czasami to pracodawca sam zauważa błąd w informacjach na świadectwie pracy – np. w roku kalendarzowym w którym ustał stosunek pracy czy w nazwie stanowiska. Może wtedy sprostować świadectwo z własnej inicjatywy, bez oczekiwania na wniosek pracownika.

Nowy dokument przekazuje wraz z informacją o tym, co zostało na nim skorygowane.

#5 – Jakie są konsekwencje niewydania lub błędnego wydania świadectwa pracy?

Zarówno niewydanie świadectwa pracy, jak i wydanie niewłaściwego dokumentu, zawierającego błędy, może wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy.

Odpowiedzialność pracodawcy – grzywna i odszkodowanie

Zgodnie z zapisami Kodeksu pracy, niewydanie świadectwa pracy w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Takie zaniechanie może skutkować grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł, którą nakłada sąd lub Państwowa Inspekcja Pracy.

Pracownikowi przysługuje odszkodowanie w sytuacji, gdy ze względu na brak tego dokumentu nie ma możliwości podjęcia nowej pracy lub traci jakiekolwiek uprawnienia. Wysokość odszkodowania odpowiada wynagrodzeniu za okres pozostawania bez pracy, jednak nie dłuższy niż 6 pełnych tygodni. Żeby je otrzymać, pracownik musi udowodnić, że szkoda powstała w wyniku działania lub zaniechania pracodawcy.

Nie ma żadnego znaczenia, czy do opóźnienia doszło z powodu braku środków finansowych, reorganizacji firmy, czy też działania siły wyższej – odpowiedzialność pracodawcy pozostaje tutaj bez zmian.

Postępowanie w przypadku sporu – rola sądu pracy

Jeżeli pracodawca decyduje o odmowie wystawienia dokumentu, pracownik ma prawo wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania należnego świadectwa pracy.

Warto wiedzieć, że w sytuacji, gdy pracodawca (np. firma) już nie istnieje lub formalne powództwo nie jest możliwe – na przykład z powodu zakończenia działalności – sąd pracy może wydać orzeczenie, które będzie zastępować świadectwo pracy pracownika. Takie rozwiązanie stosowane jest w momencie, gdy nie istnieje żadna inna możliwość uzyskania tego dokumentu.

Podsumowanie

Wystawienie świadectwa pracy to bardzo ważny obowiązek pracodawcy, którego niedopilnowanie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Dokument musi zostać przekazany terminowo oraz zawierać komplet wymaganych informacji, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa.

Właściwe przygotowanie i przekazanie świadectwa to istotna część prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Znajomość obowiązujących w tym zakresie zasad – przede wszystkim zaś 5 podstawowych, wymienionych w tym artykule – może uchronić pracodawcę przed niepotrzebnymi kosztami i sporami.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co musi znaleźć się na świadectwie pracy?

Na świadectwie pracy należy zawrzeć m.in. informacje o okresie zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach, wymiarze czasu pracy, trybie rozwiązania umowy, wykorzystanych urlopach (wypoczynkowym, bezpłatnym, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym) oraz innych kwestiach niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych. W powyższym artykule opisaliśmy ten temat szczegółowo. Oficjalny wzór świadectwa pracy można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej – kliknij, żeby zobaczyć wzór >>>.

Czy w świadectwie pracy wpisujemy zwolnienia lekarskie?

Na świadectwie pracy nie podaje się dokładnych dat ani przyczyn zwolnień lekarskich. Trzeba jednak wypisać na nim liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, czyli za czas jego niezdolności do pracy, opłacony przez pracodawcę.

Czy na świadectwie pracy musi być podana przyczyna zwolnienia?

Przyczynę zwolnienia podaje się jedynie na żądanie pracownika, gdy np. powodem była likwidacja stanowiska / reorganizacja. Standardowo, jeśli umowa rozwiązana zostaje za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, w świadectwie należy jedynie wskazać stronę, która dokonała wypowiedzenia oraz podstawę prawną jego udzielenia.