Split payment – na czym polega mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności, znany również pod nazwą split payment, jest specjalnym rozwiązaniem finansowym, które zostało wprowadzone w ramach polskiego systemu podatkowego, by ograniczyć oszustwa związane z podatkiem VAT. Choć dla wielu osób jego stosowanie może wydawać się skomplikowane, w rzeczywistości polega na prostym podziale płatności za fakturę.

Dla części transakcji split payment jest obowiązkowy, inne mogą nim zostać objęte w sposób dobrowolny. Kto i kiedy musi stosować mechanizm podzielonej płatności, jak działa w praktyce oraz jakie niesie za sobą obowiązki i korzyści? Nasz artykuł odpowiada właśnie na te pytania.

Na czym polega split payment?

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności (MPP) to ustanowiony prawem sposób regulowania zobowiązań finansowych za sprzedaż towarów i usług, w którym płatność zostaje w automatyczny sposób rozdzielona na dwie części.

Obie te części przekazywane są na odrębne rachunki dostawcy:

1. Kwota netto – zostaje przekazana bezpośrednio na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy.
2. Kwota VAT – trafia na rachunek VAT odbiorcy przelewu.

MPP został wprowadzony po to, by zwiększyć w Polsce przejrzystość rozliczeń dotyczących zapłaty zobowiązań podatkowych oraz ograniczyć liczbę oszustw podatkowych dokonywanych w tym zakresie. Dzięki niemu przedsiębiorcy mają większą pewność, że podatek, który został odprowadzony, rzeczywiście przekazany zostanie do urzędu skarbowego.

Split payment wykorzystywany jest wyłącznie przy transakcjach zawieranych między firmami (B2B) i rozliczanych za pomocą przelewów wykonywanych na firmowe rachunki bankowe oraz rachunki otwarte w SKOK-ach (spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych). Rachunki prywatne nie są objęte mechanizmem podzielonej płatności.

W dalszej części artykułu omawiamy zasady stosowania split payment oraz korzyści i zobowiązania, które się z nim wiążą.

Jak działa mechanizm podzielonej płatności?

W zastosowaniu MPP najistotniejszą rolę odgrywa specjalny komunikat przelewu, który służy do regulowania należności. To na jego podstawie bank dokonuje podziału przekazywanych środków – kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy, a podatek VAT na specjalny rachunek VAT sprzedawcy.

Proces płatności w split payment – krok po kroku

Płatność z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności nie jest skomplikowana – tak naprawdę polega na kilku prostych etapach:

1. Nabywca towaru lub usługi, dokonując zapłaty w bankowości elektronicznej wybiera przelew z zastosowaniem MPP – korzysta z formularza przelewu split payment, czyli komunikatu przelewu.
2. W komunikacie przelewu uzupełnia wymagane dane: kwotę brutto, kwotę VAT, NIP sprzedawcy i numer faktury.
3. Bank dokonuje automatycznego podziału płatności – kwota netto trafia na główny rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a kwota VAT na jego rachunek VAT.

Cały proces odbywa się automatycznie, dzięki czemu sprzedawca nie musi podejmować żadnych dodatkowych działań, by przelewane środki trafiły na odpowiednie rachunki.

Trzeba jednak pamiętać, że rachunek VAT nie działa podobnie do zwykłych rachunków bankowych. Nie ma możliwości swobodnego wypłacania i dysponowania pieniędzmi, które się na nim znajdują. Pomimo że MPP jest skutecznym sposobem ograniczania oszustw podatkowych oraz zmniejsza ryzyko występowania zaległości w opłacaniu podatku VAT, jego stosowanie oznacza mniejszą płynność finansową firmy. Wielu przedsiębiorców odbiera ten system rozliczeń bardziej jak obciążenie niż ochronę, ponieważ część ich środków zostaje „zamrożona” na rachunku VAT i może zostać przeznaczona jedynie do wyznaczonych płatności. Oczywiście istnieje też możliwość ich „uwolnienia”, ale tylko za zgodą urzędu skarbowego, o czym wspominamy w dalszej części artykułu.

Kiedy trzeba zastosować MPP?

Wykorzystanie mechanizmu podzielonej płatności nie jest konieczne przy każdej wykonywanej transakcji, jednak w określonych przypadkach staje się obowiązkowe.

Zastosowanie split payment jest obowiązkowe, gdy spełnione zostają następujące trzy główne warunki:

1. Transakcja została zawarta między dwiema firmami (B2B) – MPP nie dotyczy transakcji, w których jedną stroną jest konsument (B2C).
2. Wartość faktury jest równa lub przekracza kwotę 15 000 zł brutto.
3. Przedmiotem sprzedaży są towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (ustawy o podatku od towarów i usług) – obowiązkowe transakcje objęte MPP obejmują wyłącznie określone grupy produktów i usług, które zostały zidentyfikowane jako szczególnie narażone na oszustwa podatkowe.

W sytuacji, gdy transakcja spełnia wszystkie powyższe warunki, nabywca ma obowiązek zastosowania split payment podczas dokonywania płatności. Sprzedawca zaś musi umieścić na wystawianej fakturze odpowiednią adnotację o treści „mechanizm podzielonej płatności”.

Lista towarów i usług objętych obowiązkowym MPP

W załączniku nr 15 do ustawy o VAT można znaleźć pełny wykaz towarów i usług, które objęte są obowiązkiem stosowania split payment. Należą do nich m.in.:

1. elektronika – np. komputery, telefony, cyfrowe aparaty fotograficzne i kamery czy konsole do gier wideo,
2. paliwa i surowce energetyczne – np. oleje napędowe, benzyny, węgiel i koks,
3. biżuteria i wyroby jubilerskie ze złota, srebra i platerowane metalem szlachetnym,
4. metale i wyroby stalowe – np. miedź, aluminium, ołów, srebro, złoto, rury i pręty stalowe,
5. usługi budowlane – m.in. roboty związane z konstrukcją budynków, instalacjami i remontami,
6. części i akcesoria samochodowe.

Pełna lista towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT >>>

Wykaz ten jest regularnie aktualizowany, dlatego należy na bieżąco sprawdzać, czy dany towar lub usługa znajduje się w jego wytycznych.

Jak już wspomnieliśmy, mechanizm podzielonej płatności można zastosować również wtedy, gdy przedmiot sprzedaży nie znajduje się na tej liście. Temat dobrowolnego MPP omawiamy szerzej w dalszej części artykułu.

Kiedy nie trzeba stosować przelewu split payment?

Zastosowanie mechanizmu split payment obowiązkowe jest tylko w niektórych określonych sytuacjach. Wiele transakcji nie podlega takiej formie regulowania należności – zależy to m.in. od ich rodzaju oraz formy dokonywania zapłaty.

Mechanizm podzielonej płatności nie jest wymagany w następujących przypadkach:

1. Transakcje B2C (firma – konsument) – split payment dotyczy jedynie transakcji zawieranych między przedsiębiorcami (B2B), więc jeśli klientem jest osoba fizyczna, MPP nie ma zastosowania.
2. Faktury na sprzedaż o wartości poniżej 15 000 zł brutto – jeśli wartość faktury jest niższa niż 15 000 zł, MPP nie jest obowiązkowy, nawet wtedy, gdy obejmuje towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
3. Przedmiot sprzedaży nie widnieje na liście załącznika nr 15 do ustawy o VAT – MPP stosowane jest tylko, gdy choć jedna pozycja na fakturze widnieje na tym wykazie.
4. Płatność gotówką lub kartą – split payment dotyczy wyłącznie przelewów bankowych, więc transakcje gotówkowe czy realizowane za pomocą kart są z niego wyłączone.
5. Potrącenie wierzytelności (kompensata) – jeśli strony transakcji dokonują kompensaty należności, nie ma obowiązku stosowania MPP.
6. Faktury pro forma – tego typu faktury nie zaliczają się do dokumentów księgowych i nie podlegają MPP.
7. Umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym – w przypadku, gdy sprzedawcą jest podmiot prywatny, nie ma obowiązku stosowania split payment.

Warto pamiętać, że chociaż w wyżej wymienionych przypadkach split payment nie jest obowiązkowy, przedsiębiorcy nadal mogą regulować należność z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w sposób dobrowolny.

Dobrowolne stosowanie mechanizmu podzielonej płatności (MPP)

Każdy przedsiębiorca ma prawo skorzystania z MPP nawet wtedy, gdy transakcja nie spełnia warunków jego obligatoryjnego zastosowania. Takie działanie określa się mianem dobrowolnego split payment.

Dobrowolny split payment występuje wtedy, gdy nabywca decyduje się na jego zastosowanie, pomimo że wartość brutto całej faktury nie jest równa ani nie przekracza 15 000 zł i/lub nie dotyczy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług, czyli ustawy o VAT.

Mechanizm działa wtedy dokładnie tak samo jak w przypadku obowiązkowego split payment – płatność zostaje rozdzielona na dwie części – kwotę netto i VAT – a bank w sposób automatyczny przekazuje podatkową część środków na rachunek VAT sprzedawcy. Co istotne, sprzedawca nie ma żadnej możliwości odmówienia przyjęcia płatności w takiej formie, jeśli nabywca zdecyduje się na jej zastosowanie.

Korzyści ze stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Choć mechanizm podzielonej płatności bywa czasem postrzegany w kategoriach ograniczenia płynności finansowej, jego stosowanie niesie za sobą wiele korzyści – zarówno dla nabywców, jak i sprzedawców.

Korzyści dla nabywcy

Korzyści ze stosowania mechanizmu split payment są dla nabywcy następujace:

1. Brak odpowiedzialności solidarnej – w sytuacji, gdy nabywca dokona płatności z zastosowaniem MPP, nie ponosi solidarnej odpowiedzialności finansowej za ewentualne zaległości w ramach należności podatkowych sprzedawcy.
2. Ochrona przed sankcjami za przelew na rachunek spoza białej listy – jeżeli wykorzystany w przelewie (na kwotę minimum 15 000 zł) rachunek bankowy sprzedawcy nie widnieje na białej liście podatników VAT, ale płatność została wykonana z zastosowaniem split payment, nabywca nie poniesie żadnych konsekwencji finansowych.
3. Dowód dochowania należytej staranności – w przypadku kontroli skarbowej, split payment jest dowodem na to, że firma działa zgodnie z przepisami.
4. Szybszy zwrot VAT – przedsiębiorcy, którzy korzystają z MPP, mogą liczyć na zwrot VAT w ciągu zaledwie 25 dni, zamiast standardowych 60 dni.Organ podatkowy zobowiązany jest do stosowania tych zasad – nie może przedłużyć terminu zwrotu.
5. Większe bezpieczeństwo transakcji – dzięki stosowaniu split payment, nabywca zmniejsza ryzyko nieświadomego udziału w procederze wyłudzenia podatku VAT, takim jak tzw. karuzela podatkowa.

Przeczytaj też: Biała lista podatników VAT – do czego służy? >>>

Korzyści dla sprzedawcy

Mechanizm podzielonej płatności oferuje wiele korzyści dla sprzedawców, w tym:

1. Uniknięcie kary za brak oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze – gdy nabywca zastosuje split payment, pomimo że na fakturze brakowało oznaczeń o MPP, sprzedawca nie poniesie konsekwencji podatkowych.
2. Ochrona środków na rachunku VAT – należności zgromadzone na rachunku VAT nie podlegają egzekucjom sądowym i administracyjnym.
3. Wiarygodność podatkowa – firmy stosujące split payment postrzegane są jako godne zaufania, co może pomagać we współpracy z kontrahentami.
4. Możliwość regulowania części zobowiązań z rachunku VAT – środkami z rachunku VAT można płacić m.in. VAT do urzędu skarbowego i składki ZUS, co zmniejsza konieczność angażowania środków z rachunku bieżącego sprzedawcy.
5. Brak odsetek karnych za zwłokę – jeśli sprzedawca w danym okresie rozliczeniowym wykazał podatek naliczony, z którego co najmniej 95% pochodziło z faktur opłaconych w MPP, nie otrzyma podwyższonych odsetek za opóźnienia w płatności VAT (150% standardowej stawki). Zwolnienie to nie ma jednak zastosowania, jeśli zaległość podatkowa przekroczy dwukrotność kwoty podatku naliczonego, wykazanej w złożonej deklaracji podatkowej.

Adnotacja na fakturze VAT dotycząca MPP

Jeżeli dana transakcja podlega obowiązkowemu split payment, sprzedawca musi oznaczyć wystawianą fakturę specjalną adnotacją o treści „mechanizm podzielonej płatności”.

Adnotacja powinna zostać umieszczona w widocznym miejscu na fakturze – przeważnie jest to sekcja dotycząca uwag lub podsumowania.

Ważne! Jeżeli sprzedawca nie umieści adnotacji o MPP, gdy jego zastosowanie jest obowiązkowe, może zostać obciążony sankcją w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 30% VAT z faktury. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), grzywna może wynieść nawet do 180 stawek dziennych.

Nie każdy ma świadomość tego, że nawet gdy faktura nie zawiera informacji o MPP, nabywca powinien samodzielnie zweryfikować, czy dana płatność go nie wymaga oraz, w razie potrzeby, zastosować go podczas wykonywania przelewu.

Płatność z zastosowaniem MPP – komunikat przelewu

Żeby poprawnie wykonać przelew w systemie split payment, należy zadbać o wprowadzenie odpowiednich danych w komunikacie przelewu oraz poznać zasady dokonywania płatności za jedną fakturę oraz za kilka faktur jednocześnie.

Co powinien zawierać komunikat przelewu?

W komunikacie przelewu MPP należy podać cztery kluczowe informacje:

1. kwotę podatku VAT – wynikającą z faktury,
2. kwotę brutto sprzedaży,
3. numer faktury – w celu identyfikacji dokumentu, do którego odnosi się płatność.
4. numer NIP dostawcy – numer jego identyfikacji podatkowej.

Dobrze wiedzieć, że wystarczy podać numer rachunku rozliczeniowego sprzedawcy – nie trzeba wpisywać numeru jego rachunku VAT, ponieważ bank automatycznie przekaże na niego kwotę podatku.

Płatność za jedną fakturę i płatność zbiorcza

Przy pomocy komunikatu przelewu można zapłacić zarówno za jedną fakturę, jak i za kilka faktur naraz.

W przypadku regulowania należności za jedną fakturę, wystarczy w bankowości elektronicznej wybrać przelew split payment, w komunikacie przelewu wpisać wymienione wcześniej dane i zatwierdzić płatność.

Jeżeli dokonuje się płatności zbiorczej, za kilka faktur jednocześnie, z zastosowaniem MPP, należy w pierwszej kolejności upewnić się, czy widniejącym na nich sprzedawcą na pewno jest ten sam kontrahent. Następnie trzeba sprawdzić, czy wszystkie faktury zostały wystawione w okresie nie krótszym niż 1 dzień i nie dłuższym niż 1 miesiąc.

W danych komunikatu przelewu w polu „numer faktury” wpisuje się zakres dat, w których faktury zostały wystawione. W rubryce dotyczącej podatku trzeba podać sumę wszystkich kwot podatku VAT, które wynikają z opłacanych faktur, a kwota należności ogółem brutto również uwzględnia wszelkie należności wykazane na tych dokumentach.

Płatność zbiorcza to rozwiązanie, z którego mogą skorzystać np. firmy utrzymujące stałą współpracę z danym kontrahentem, która wiąże się z wystawianiem kilku faktur w miesiącu.

Rachunek VAT – co to jest i jak działa?

Rachunek VAT jest specjalnym kontem bankowym, które otwierane jest przez bank lub SKOK automatycznie przy tworzeniu nowego rachunku firmowego przedsiębiorcy. Gromadzone są na nim środki z tytułu podatku VAT, przelewane w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Rachunek VAT funkcjonuje inaczej niż rachunek firmowy – nie oferuje swobody wypłacania z niego pieniędzy i korzystania z nich na dowolne cele.

Pieniądze z rachunku VAT można przeznaczyć m.in. na:

1. zapłatę należności z tytułu podatku VAT na rachunek urzędu skarbowego (również z tytułu importu towarów),
2. podatki dochodowe, takie jak CIT oraz PIT, i odsetki za zwłokę w spłacie podatku dochodowego,
3. składki ZUS i KRUS,
4. podatek akcyzowy i odsetki od podatku akcyzowego,
5. należności celne i odsetki za zwłokę w regulowaniu należności celnych.

Szczegóły dotyczące możliwych wypłat i wpłat w ramach rachunku VAT zostały wyczerpująco opisane na stronie biznes.gov.pl >>>

Jeśli firma chce wypłacić z rachunku VAT np. nadwyżkę środków, może wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o ich uwolnienie i przelanie na standardowy rachunek rozliczeniowy. W takiej sytuacji urząd w ciągu 60 dni musi rozpatrzyć wniosek. Gdy stwierdzi, że przedsiębiorca posiada nieuregulowane zaległości w zakresie zapłaty podatku lub istnieje uzasadnione ryzyko ich powstania, ma prawo odrzucić podanie. Jeżeli naczelnik urzędu skarbowego podjął decyzję o odmowie, przedsiębiorca ma 14 dni na złożenie odwołania. W przypadku otrzymania innej kwoty niż ta, o którą wnioskował, na złożenie zażalenia w tej sprawie ma 7 dni.

Co istotne, środki z rachunku VAT nie podlegają egzekucji sądowej ani administracyjnej – wyjątek stanowią jedynie wspomniane należności publiczno-prawne, które zgodnie z przepisami, mogą być regulowane przy ich pomocy.

Sankcje za niestosowanie obowiązkowego MPP

Niezastosowanie mechanizmu podzielonej płatności, gdy jest obowiązkowy, może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i podatkowych dla obu stron transakcji.

Konsekwencje dla kupującego

Nabywca, który nie dokonuje płatności z uwzględnieniem split payment, gdy mechanizm ten jest konieczny, naraża się na dodatkowe zobowiązania podatkowe. Urząd skarbowy ma prawo nałożyć na niego karę finansową o równowartości 30% kwoty VAT wykazanej na fakturze. Dodatkowo, traci możliwość zaliczenia swojego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Ponosi także finansową odpowiedzialność solidarną, gdy sprzedawca nie dokona zapłaty zobowiązania podatkowego wynikającego z transakcji.

Konsekwencje dla sprzedawcy

Sprzedawca, który nie zamieszcza na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, gdy jest wymagana, może otrzymać sankcję w wysokości 30% podatku VAT (osoba prowadząca JDG karę w wysokości do 180 stawek dziennych). Istnieje również ryzyko, że urząd skarbowy zakwestionuje transakcję i wyznaczy dodatkowe zobowiązania podatkowe.

Podsumowanie

Split payment, czyli inaczej mechanizm podzielonej płatności (MPP), to system płatności, który zwiększa przejrzystość rozliczeń VAT dzięki automatycznemu rozdzielaniu płatności na kwoty netto (trafiające na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy) i kwoty zobowiązań podatkowych VAT (przekazywane na specjalny rachunek VAT). MPP może być zarówno obowiązkowy, jak i dobrowolny – w obu tych przypadkach jego zastosowanie może przynieść wiele korzyści.

Mechanizm podzielonej płatności zapewnia większe bezpieczeństwo dokonywania płatności, jednak w pewnym stopniu ogranicza płynność finansową. Niestosowanie obowiązkowego split payment grozi zaś poważnymi karami finansowymi. Warto dokładnie zapoznać się z zasadami dotyczącymi MPP, by mieć pewność, że wdrażany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to znaczy MPP?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) jest specjalnym sposobem dokonywania płatności przelewem za faktury, w ramach którego przekazywana należność zostaje automatycznie podzielona na kwotę netto, trafiającą na rachunek rozliczeniowy dostawcy towarów lub usług, oraz na kwotę VAT, przekazywaną na jego rachunek VAT. Szczegółowe zasady MPP zostały opisane w powyższym artykule.

Czy split payment obowiązuje osoby fizyczne?

Nie, dokonywanie płatności w ramach mechanizmu podzielonej płatności (split payment) dotyczy jedynie transakcji zawartych pomiędzy firmami (B2B). Osoby fizyczne, dokonujące transakcji B2C, nie muszą go stosować.

Czy sprzedawca może odmówić przyjęcia płatności w MPP?

Nie, w sytuacji gdy dana transakcja podlega obowiązkowemu MPP, sprzedawca musi zaakceptować tę formę płatności. Gdy nabywca postanowi dobrowolnie zastosować MPP, dostawca towarów/usług również nie ma możliwości wyrażenia sprzeciwu, ponieważ bank w sposób automatyczny rozdzieli przelane środki na dwa osobne rachunki – rachunek rozliczeniowy i rachunek VAT.

Od jakiej kwoty należy stosować mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności obowiązkowy jest jedynie wtedy, gdy wartość brutto całej faktury jest równa lub przekracza kwotę 15 000 zł i obejmuje należności powstałe z tytułu nabycia towarów bądź usług wrażliwych, wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Warto pamiętać, że nawet jeśli wartość faktury jest niższa niż 15 000 zł, nabywca wciąż ma prawo dobrowolnie skorzystać z przelewu split payment.