Praca zdalna a Kodeks pracy – co warto wiedzieć? [Aktualizacja 2024]
Jakie są obowiązki i prawa związane z pracą zdalną? O czym nie można zapomnieć po ostatnich aktualizacjach przepisów prawnych?
Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady pracy zdalnej, obowiązujące w 2024 roku.
Praca zdalna ma zarówno swoich zwolenników, jak i przeciwników. Z jednej strony umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych z dowolnego miejsca na świecie, bez tracenia czasu na codzienne dojazdy przez pracownika. Z drugiej zaś wymaga od niego bardzo dobrej organizacji własnej pracy oraz zaufania pracodawcy.
Jakie są obowiązki i prawa w tej formie współpracy? O czym nie można zapomnieć po ostatnich aktualizacjach przepisów prawnych? Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady pracy zdalnej, obowiązujące w 2024 roku.
Praca zdalna – Kodeks pracy i definicja
Szybki rozwój technologii i doświadczenia wyniesione z pandemii Covid-19 spowodowały, że coraz więcej osób doceniło zalety pracy zdalnej i hybrydowej. W związku z tym, dostosowano Kodeks pracy do nowych warunków w taki sposób, by obejmował zasady regulujące świadczenie pracy na odległość.
Z założenia Kodeks pracy reguluje zasady pracy zdalnej i okazjonalnej tylko w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jednak Art. 67(34) przewiduje możliwość stosowania tych przepisów przy innych podstawach zatrudnienia. W umowach cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, musi wtedy zostać zawarte odpowiednie uzgodnienie.
Definicja pracy zdalnej w 2024 roku
Dokładna definicja wykonywania pracy zdalnej zawarta jest w Art. 67 (18) Kodeksu pracy i brzmi następująco:
„Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”.
Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej
Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może zostać dokonane zarówno przy zawieraniu umowy o pracę z pracownikiem, jak i w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku ustala się ją w jednej z dwóch wersji:
- na wniosek pracownika – złożony w formie papierowej lub elektronicznej,
- z inicjatywy pracodawcy.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Według Kodeksu pracy, na polecenie pracodawcy praca zdalna może zostać wprowadzona:
1) „W okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej„.
Pracodawca może zlecić pracę zdalną jedynie wtedy, gdy bezpośrednio przed takim ustaleniem pracownik złoży odpowiednie oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej). Musi znaleźć się w nim zapewnienie, że jego warunki lokalowe oraz techniczne są odpowiednie do wykonywania pracy zdalnej.
W przypadku gdy warunki te ulegną zmianie, przez co niemożliwe będzie dalsze wykonywanie pracy zdalnej, pracownik zobowiązany jest do poinformowania o tym pracodawcy, w następstwie czego cofa on polecenie pracy zdalnej.
Jeżeli pracodawca ma taką wolę, może też w każdym momencie cofnąć pracę zdalną zleconą przez siebie – obowiązuje w tym przypadku dwudniowe uprzedzenie.
Praca zdalna na wniosek pracownika
Pracownik ma prawo do złożenia wniosku (w formie papierowej lub elektronicznej) o wyrażenie zgody na przejście w tryb pracy zdalnej. Pracodawca ma dowolność odpowiedzi.
Wyjątkiem jest prawny obowiązek uwzględnienia prośby o przejście na tryb pracy zdalnej w przypadku:
- pracownicy w okresie ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko, które nie ukończyło jeszcze 4. r.ż.,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny bądź inną osobą, która pozostaje z nim we wspólnym gospodarstwie domowym, gdy podopieczny ten uzyskał orzeczenie stwierdzające u niego niepełnosprawność lub znaczny stopień niepełnosprawności,
- pracownika, który jest rodzicem dziecka (również po ukończeniu przez nie 18. r.ż.):
- które posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
- które otrzymało:
- opinię stwierdzającą, że potrzebne jest mu wczesne wspomaganie rozwoju,
- orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego,
- lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
- które dotknęło ciężkie i nieodwracalne upośledzenie lub kiedy pracownik poinformuje o nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu dziecka (problem pojawił się w okresie prenatalnym rozwoju dziecka lub w momencie porodu).
Pracodawca może takiej osobie odmówić pracy zdalnej tylko i wyłącznie wtedy, gdy uzna, że jest niemożliwa do wykonywania w tym trybie ze względu na organizację pracy bądź rodzaj pracy, jaką wykonuje pracownik. W ciągu 7 dni roboczych musi przedstawić na piśmie lub w formie elektronicznej przyczynę swojej decyzji.
Porozumienie lub regulamin pracy zdalnej
Pracodawca musi ustalić wewnątrzzakładowe zasady, którym podporządkowane będzie wykonywanie pracy zdalnej w firmie. Zawarte mogą być w jednej z następujących form:
- w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub organizacjami związkowymi, które u niego działają,
- w regulaminie – jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do przyjęcia ww. porozumienia z zakładową organizacją związkową bądź u pracodawcy nie działają organizacje związkowe (regulamin wymaga wtedy konsultacji z przedstawicielami pracowników),
- w poleceniu pracy zdalnej,
- w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.
W dokumencie takim określa się m.in. jakie grupy pracowników mogą pracować zdalnie, w jaki sposób będą pokrywane koszty (naprawy sprzętu, energii elektrycznej itd.) bądź ustalany ekwiwalent pieniężny lub ryczałt za koszty poniesione przez pracownika.
Obejmuje on również zasady kontroli pracownika zdalnego, kontroli BHP i ochrony danych osobowych, zasady porozumiewania się pracownika z pracodawcą i potwierdzenia swojej obecności na stanowisku pracy, a także kwestie związane z techniczną stroną wykonywania pracy zdalnej.
Przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy
W sytuacji, w której praca zdalna została ustalona w trakcie trwania zatrudnienia pracownika, zarówno on jak i pracodawca mają prawo do złożenia wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Musi mieć formę papierową lub elektroniczną.
Termin powrotu do wcześniejszej formy świadczenia pracy przez podwładnego nie może być późniejszy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W przypadku gdy strony nie osiągnęły porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków i tak wchodzi w życie po upływie tego okresu.
Zasady wykonywania pracy zdalnej w 2024 roku
Wykonywanie pracy zdalnej podlega określonym zasadom, zawartym w aktualnej wersji Kodeksu pracy. Ich znajomość daje pewność, że relacje między pracodawcą a pracownikiem wykonującym pracę zdalną zostały ustalone zgodnie z obowiązującym prawem.
Obowiązki pracodawcy
W celu zapewnienia jak najlepszych warunków wykonywania obowiązków zawodowych przez pracownika zdalnego, pracodawca zobowiązany jest do:
- zapewnienia mu odpowiednich materiałów oraz narzędzi pracy (w tym także urządzeń technicznych), niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- zapewnienia instalacji, serwisu oraz konserwacji powyższych materiałów i narzędzi pracy bądź pokrycia kosztów takich działań,
- pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, a także innych kosztów związanych z tą pracą, określonych w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu pracy zdalnej,
- zorganizowania szkolenia i pomocy technicznej.
Zwrot kosztów, ekwiwalent pieniężny i ryczałt – o co chodzi?
Jak już wspomnieliśmy, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz dokonać zwrotu kosztów – pokryć koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz wszystkie inne, które podwładny ponosi przy realizacji swoich zadań w formie zdalnej.
Istnieją też inne opcje regulowania tej kwestii:
- Obie strony umowy mogą ustalić, że pracownik będzie korzystał z własnych materiałów i narzędzi pracy – wtedy pracodawca wypłaca mu uzgodniony z nim ekwiwalent pieniężny.
- Ekwiwalent ten, jak również zwrot kosztów prądu, usług telekomunikacyjnych i innych określonych wcześniej kosztów, mogą zostać zamienione na wypłatę ryczałtu. Jego wysokość ustalana jest na poziomie kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z jego pracą zdalną.
Do obliczenia wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu, uwzględnia się m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych oraz ilość materiałów, jakie pracownik zużywa, gdy wykonuje pracę zdalną.
Zapewnienie higienicznych warunków pracy – praca zdalna a BHP
Zachowanie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy to jeden z najważniejszych aspektów pracy zdalnej, który doczekał się ostatnio aktualizacji prawnej.
BHP w pracy zdalnej – podstawowe zasady
- Pracodawca musi mieć świadomość, że do jego obowiązków należy przygotowanie oceny ryzyka zawodowego dla pracownika, który ma podjąć się pracy zdalnej.
- Pracownik musi złożyć oświadczenie (w formie papierowej lub elektronicznej), że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego oraz z przedstawionymi zasadami BHP dotyczącymi wykonywania pracy zdalnej, a także zobowiązuje się je przestrzegać.
- Pracodawca musi otrzymać oświadczenie (papierowe lub elektroniczne), że w miejscu wskazanym przez pracownika, w którym zamierza on wykonywać pracę zdalną, zapewnione są odpowiednie, bezpieczne i higieniczne warunki.
Nowe regulacje w 2024 roku – ergonomia pracy zdalnej
Od 17 maja 2024 roku, po 6 miesiącach przeznaczonych na pełne wdrożenie nowych zasad, wszystkich pracodawców obowiązują przepisy wprowadzone w ramach nowelizacji Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Pomimo wstępnych wątpliwości, wiadomo już, że nowelizacja obejmuje swoim zasięgiem również pracowników na pracy zdalnej. Jakie regulacje ich obejmują?
Jak już ustaliliśmy, pracodawca ma obowiązek zapewnienia potrzebnych materiałów i narzędzi pracy. Zgodnie z nowelizacją wyżej wspomnianego rozporządzenia, w przypadku gdy pracownik wykorzystuje do realizacji swoich obowiązków laptop przynajmniej przez połowę dobowego czasu pracy, na jego stanowisku pracy muszą zostać zapewnione:
- monitor stacjonarny lub specjalna podstawka, która pozwoli na ustawienie laptopa w taki sposób, by jego górna krawędź zrównała się z wysokością oczu pracownika,
- klawiatura,
- mysz.
Reszta udogodnień z zakresu ergonomii i bezpiecznego oraz higienicznego wykonywania pracy zdalnej leży już po stronie pracownika, który musi odpowiednio przygotować swoje stanowisko pracy.
Warto też wspomnieć, że nowelizacja rozporządzenia umożliwiła dofinansowanie zakupu soczewek kontaktowych dla osób, które potrzebują ich do pracy przy ekranie monitora. Wcześniej dofinansowanie dotyczyło jedynie zakupu okularów korekcyjnych.
Ochrona danych osobowych a praca zdalna
Uzgadniając z pracownikiem pracę zdalną, pracodawca musi przygotować odpowiednie środki organizacyjne w celu ochrony informacji i danych osobowych, z którymi jego podwładny będzie miał styczność. Z tego względu musi określić procedury ochrony danych osobowych oraz, gdy zajdzie taka potrzeba, zapewnić instruktaż i szkolenie edukacyjne w tym temacie.
Następnie pracownik musi potwierdzić w wersji pisemnej (na papierze lub elektronicznie), że zapoznał się z przedstawionymi mu zasadami.
Jeżeli pracodawca stwierdzi nieprawidłowe przestrzeganie tych zasad przez pracownika, może zadecydować o zakończeniu wykonywania pracy zdalnej w jego przypadku.
Kontrola wykonywania pracy w formie zdalnej
Praca wykonywana w sposób zdalny podlega prawu kontroli przez pracodawcę, tak by mógł upewnić się, że warunki lokalowe i sposób realizowania zadań przez pracownika zgadzają się z ustalonymi zasadami.
Można dokonać kontroli:
- wykonywania pracy zdalnej samej w sobie,
- przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
- sposobu, w jaki przestrzegane są wymogi bezpieczeństwa i ochrony informacji (m.in. procedur ochrony danych osobowych).
Procedura kontroli musi zostać przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika. Ważne jest, by nie naruszała w żaden sposób prywatności pracownika i nie powodowała utrudnienia korzystania z pomieszczeń mieszkalnych.
Praca zdalna okazjonalna
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę (lub umowy cywilnoprawnej, w której ustalono taką możliwość), ma prawo złożyć u pracodawcy wniosek o wyrażenie zgody na pracę zdalną okazjonalną. Jej ujęcie w Kodeksie pracy jest dużym udogodnieniem dla osób, które na co dzień wykonują swoje obowiązki zawodowe w pełni stacjonarnie lub hybrydowo.
Okazjonalna praca zdalna – zasady
Choć okazjonalna praca zdalna podlega bardziej swobodnym zasadom niż stała praca zdalna, trzeba się do nich stosować.
Najważniejsze regulacje:
- pracownikowi przysługują 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym, niezależnie od wymiaru etatu,
- każdorazowo pracownik i pracodawca muszą porozumieć się co do miejsca wykonywania pracy zdalnej,
- żeby z niej skorzystać, należy złożyć pisemny wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej i zapewnić w nim, że w planowanym miejscu wykonywania pracy zdalnej są zapewnione odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny pracy,
- wniosek nie musi zawierać uzasadnienia,
- praca hybrydowa nie wyklucza korzystania z pełnego wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej w dniach, w których pracownik wykonuje obowiązki stacjonarnie,
- niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok kalendarzowy,
- zmiana zatrudnienia w ciągu roku nie wpływa na zwiększenie liczby dni do wykorzystania,
- pracodawca nie musi wyrażać na nią zgody ani uzasadniać swojej decyzji,
- możliwa jest kontrola pracy zdalnej okazjonalnej, a także związanego z nią przestrzegania zasad BHP i ochrony danych osobowych, na warunkach ustalonych wcześniej przez obie strony.
Okazjonalna praca zdalna – mniej obowiązków pracodawcy
Okazjonalna praca zdalna jest o wiele mniej sformalizowana od stałej pracy na odległość i nie nakłada na pracodawcę dodatkowych kosztów.
Pracodawca nie musi:
- zawierać porozumienia ani tworzyć regulaminu określającego zasady takiej pracy w firmie,
- zapewniać materiałów i narzędzi do pracy (w tym urządzeń technicznych) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – pracownik sam musi być w nie wyposażony, zapewnić ich instalację oraz pokryć wszelkie koszty ich eksploatacji, serwisu i konserwacji,
- ponosić dodatkowych kosztów, takich jak koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do świadczenia pracy zdalnej przez pracownika ani innych kosztów z nią związanych,
- zapewniać szkolenia ani pomocy technicznej.
Prawa pracownika zdalnego vs. pracownika stacjonarnego
Żaden pracownik, nie może być dyskryminowany w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ma takie same prawa jak jego współpracownicy, wypełniający swoje obowiązki na terenie zakładu pracy – do urlopu, odpoczynku, respektowania godzin pracy itd. Warunki jego zatrudnienia, dostępu do awansu i szkoleń, muszą być takie same jak w przypadku reszty pracowników.
Odmowa wykonywania pracy zdalnej przez pracownika również nie może skutkować jego gorszym traktowaniem.
Podsumowanie
W obecnych czasach praca zdalna stała się jedną ze standardowych form zatrudnienia. Ze względu na komfort, który stwarza dla pracownika, cieszy się coraz większą popularnością.
Regulacje prawne w tym zakresie, co pewien czas poddawane aktualizacji, mają za zadanie określić jasne zasady współpracy między obiema stronami stosunku pracy. Bycie z nimi na bieżąco daje pewność, że prawa pracownika wykonującego pracę zdalną są respektowane na równi z prawami osób realizujących swoje zadania stacjonarnie, w zakładzie pracy. Pracodawca zaś ma pełną jasność co do własnych praw i zobowiązań wynikających z takiej relacji zawodowej.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Ile dni pracy zdalnej w Kodeksie pracy?
W przypadku stałej pracy zdalnej, pracodawca ustala z pracownikiem czy decydują się na pełny, czy częściowy (hybrydowy) wymiar pracy na odległość. Jest to więc kwestia indywidualnych uzgodnień.
Pracę zdalną okazjonalną zaś, którą przyznaje się na incydentalną prośbę pracownika, ogranicza limit 24 dni w roku kalendarzowym.
Czy pracodawca musi dać pracę zdalną? Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?
Nie, pracodawca nie ma obowiązku wyrażania zgody na pracę zdalną.
Wyjątkiem od tej reguły, w którym wymagane jest od niego uwzględnienie wniosku o pracę zdalną, jest należenie przez pracownika do jednej z grup określonych w Kodeksie pracy, w Art. 67(19) § 6 i 7 – są to m.in. kobiety w ciąży, rodzice dzieci, które nie ukończyły 4. roku życia i rodzice dzieci z niepełnosprawnościami.
Jednakże, również w przypadku takich pracowników, pracodawca może odmówić pracy zdalnej, jeśli w jego ocenie nie jest ona możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez danego pracownika.
