Pobieranie dokumentów ze skrzynki e-Doręczeń do Spektrum

Spektrum umożliwia pobieranie dokumentów otrzymanych i wysłanych poprzez skrzynkę e-Doręczeń. Nie zastępuje w ten sposób potwierdzenia otrzymania dokumentu, ale ułatwia jego rejestrację w repozytorium dokumentów.

Pobieranie dokumentów do Spektrum odbywa się na tej samej zasadzie co ze skrzynki e-mail, czy skanera – czyli przez bufor w module Dokumenty. Po dodaniu skrzynki w Spektrum pojawi się kolejna opcja do wyboru na liście buforów.

Jak dodać skrzynkę e-Doręczeń do Spektrum?

Poniżej lista kroków, które należy wykonać by prawidłowo dodać skrzynkę e-Doręczeń w Spektrum.

Pełna instrukcja dodawania systemu zewnętrznego do skrzynki e-Doręczeń jest dostępna pod adresem https://www.gov.pl/attachment/0c5a5272-b629-4a57-8c16-7935c6cb7037

1. Musisz być jednoczenie zalogowany do Spektrum i do skrzynki e-Doręczeń z uprawnieniami administratora.
2. W module Dokumenty przejdź do zakładki Ustawienia.
3. Na samym dole odszukaj sekcję Lista skrzynek e-Doręczenia i wybierz opcję Dodaj bufor e-Doręczenia.
4. Formularz buforu należy uzupełniać od góry do dołu.
5. Podaj nazwę firmy, województwo oraz miejscowość zgodnie z danymi zawartymi w KRS lub CEiDG.
6. Po wypełnieniu powyższych pól kliknij Generuj żądanie certyfikatu CSR. Otrzymasz w odpowiedzi link do pobrania pliku CSR, który należy użyć rejestrując Spektrum w portalu e-Doręczeń.
7. Po pobraniu pliku CSR nie zamykaj formularza. W oddzielnej karcie przeglądarki dokonaj rejestracji Spektrum w portalu e-Doręczeń zgodnie z instrukcją przygotowaną przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów – punkt 4. Rejestracja systemu (instrukcja PDF).
   1. Jako żądanie certyfikatu prześlij plik wygenerowany przez Spektrum.
8. Po zarejestrowaniu systemu powróć do uzupełniania formularza w Spektrum.
   1. Kierunek – wybierz czy dany bufor ma pobierać wszystkie dokumenty czy tylko te przychodzące lub wychodzące ze skrzynki e-Doręczeń.
   2. Nazwa – nazwa buforu w Spektrum.
   3. Adres skrzynki – podaj adres AED skrzynki, z której chcesz pobierać dokumenty.
   4. Nazwa systemu – wpisz tę samą nazwę, którą podałeś podczas rejestracji Spektrum w portalu e-Doręczeń.
   5. Zaznacz, że moduł jest Aktywny i ZAPISZ.
9. Po zapisaniu postępuj tak samo jak z buforem e-mail, czyli wybierz użytkowników mających dostęp do buforu.

Jeżeli na którymś z etapów wydarzy się coś nieoczekiwanego – proszę rozpocząć całą procedurę od początku. Poniżej znajdziesz screen / zrzut ekranu z przykładowym prawidłowo wypełnionym formularzem.