Obsługa KSeF w Spektrum

Zakres wdrożenia

Na dzień pisania artykułu udostępniamy Państwu w Spektrum możliwość połączenia się z systemem KSeF i pobrania znajdujących się w nim dokumentów.

O kolejnych funkcjonalnościach, które będziemy wdrażać w Spektrum związane z KSeF będziemy informować w oddzielnych artykułach.

W Spektrum jest możliwość podłączenia się tylko do KSeF 2.0. Nie ma możliwość połączenia z obecnie działającym produkcyjnie KSeFem 1.0.

Do 1 lutego 2026 działa połączenie tylko z wersją TEST, a od 1 lutego zarówno TEST jak i ze środowiskiem PRODUKCYJNYM KSeFu 2.0.

Konfiguracja – generowanie certyfikatu i konfiguracja buforu

Generowanie certyfikatu w Aplikacji Podatnika lub MCU

W zależności od środowiska z których chcemy się połączyć musimy wygenerować certyfikat w różnych miejscach:

1. środowisko TEST – testowa Aplikacja Podatnika 2.0 – https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web
2. środowisko PRODUKCYJNE – portal MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) – https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Po zalogowaniu się do powyższych aplikacji generowanie certyfikatu wygląda analogicznie. Poniższe zrzuty ekrany pochodzą z aplikacji podatnika.

1. Logujemy się do KSeF kontem pracownika posiadającego uprawnienia do generowania certyfikatów KSeF.
2. Po zalogowaniu wybieramy w menu Certyfikaty -> Lista certyfikatów
3. Po załadowaniu listy wybieramy opcję „Wnioskuj o certyfikat”
4. W formularzu wprowadzamy:
   • Na pierwszej stronie Nazwę certyfikatu np. Spektrum oraz hasło szyfrujące certyfikat
   • Po kliknięciu „Generuj” otworzy się okno zapisu pliku klucza prywatnego do certyfikatu – plik o rozszerzeniu .key – To bardzo ważny plik i proszę go nie udostęniać nigdzie poza momentem gdy będzie wgrywany do Spektrum
   • Po zapisaniu pliku z kluczem wybieramy Przeznaczenie certyfikatu -> Uwierzytelnienie w systemie KSeF oraz wskazujemy datę od której certyfikat będzie obowiązywał i klikamy „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu
5. Po wygenerowaniu certyfikatu można go od razu pobrać lub zrobić to później z listy certyfikatów

Konfiguracja buforu w Spektrum

Do poprawnego skonfigurowania buforu w Spektrum należy posiadać:

1. Plik certyfikatu pobrany z KSeF (plik .crt)
2. Plik klucza prywatnego (plik .key)
3. Hasło do certyfikatu

Przy użyciu jednego certyfikatu można dodać wiele buforów KSeF w Spektrum.

W Spektrum użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może dodać nowy bufor KSeF w module DOKUMENTY w zakładce Ustawienia -> LISTA BUFORÓW KSeF

W formularzu nowego buforu należy uzupełnić:

1. Nazwa buforu – nazwa wyświetlana na liście buforów w zakładce DOKUMENTY -> Bufor
2. NIP – NIP firmy której chcemy pobierać faktury i do którego posiadamy wygenerowany certyfikat
3. Kierunek – parametr mówiący czy do buforu pobieramy dokumenty zakupu czy dokumenty sprzedaży
4. Serwer KSeF – wybór środowiska testowego lub produkcyjnego – nie można tego samego certyfikatu używać w różnych środowiskach, w każdym z nich należy certyfikaty generować niezależnie
5. Filtrowanie – opcja dostępna wkrótce
6. Aktywny – zaznaczenie czy dany bufor jest włączony

Po zapisaniu buforu w kolumnie certyfikat jest wartość NIE – należy wgrać do niego klucz i certyfikat. Wgrane do Spektrum pliki klucz i certyfikatu są przechowywane w formie zaszyfrowanej i odszyfrowywane tylko w momencie nawiązywania połączenia z KSeF

W kolumnie certyfikat klikamy na ikonkę i wprowadzamy z dysku pliki klucza, certyfikatu i hasło podane podczas generowania.

Jeżeli dane wprowadzone są poprawne to otrzymają Państwo komunikat o poprawnym dodaniu certyfikatu oraz wartość w kolumnie certyfikat będzie TAK.

Po wgraniu certyfikatu wzorem innym buforów należy dodać w kolumnie Osoby, użytkowników którzy mają mieć dostęp do tego buforu.

Obsługa buforu

Po dodaniu nowego buforu KSeF w module DOKUMENTY -> Bufor na liście pojawi się nowy wpis.

Bufor KSeF

Przy wykorzystaniu jednego wygenerowanego certyfikatu mogą Państwo dodać wiele buforów różniących się parametrami (kierunek dokumentów, filtrowanie po NIPach (wkrótce)).

Podczas pobierania faktury z KSeF system automatycznie przygotowuje ich wizualizacje w formie PDF na wzór podobny do Aplikacji Podatnika MF.

Na liście faktur są kolumny zwierające

1. Nazwę kontrahenta
2. Typ faktury
3. Numer faktury (nadany przez wystawiającego)
4. Datę faktury
5. Kwotę netto
6. Datę pobrania
7. Opcja pobrania wizualizacji faktury PDF
8. Opcja pobrania faktury w formacie XML (FA(3))
9. Opcja Dodania dokumentu
10. Opcja Usunięcia faktury z buforu

Formularz dodawania dokumentu jest tożsamy z formularzem dodawania dokumentu z bufora maili.