Numer REGON w 7 punktach – szybki przewodnik

Numer REGON to numer identyfikacyjny, który otrzymują podmioty wpisane do rejestru prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny. Choć pojawia się w wielu formalnościach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, dla sporego grona osób wciąż pozostaje nie do końca zrozumiały. Jego rola w codziennym funkcjonowaniu firm obecnie znacznie się zmniejszyła, jednak nadal pozostaje obowiązkowym elementem systemu statystycznego w Polsce.

W tym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje o numerze REGON – w 7 konkretnych punktach. Dowiesz się m.in. do czego służy, jak go uzyskać i czy musisz go wyrobić.

#1 Czym jest numer REGON?

Skrót REGON pochodzi od Rejestru Gospodarki Narodowej. Formalnie jest to Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej, prowadzony przez Prezesa GUS. W rejestrze, który jest na bieżąco aktualizowany, znajdują się informacje o wszystkich podmiotach działających w Polsce – od firm, przez urzędy, aż po uczelnie czy fundacje. 

Każdy wpisany do niego podmiot otrzymuje numer identyfikacyjny REGON. Jest on unikalny i przypisywany na stałe – nie zmienia się nawet, jeśli firma zostanie zamknięta i otwarta ponownie. Rejestr REGON działa od lat 60., a jego głównym celem jest porządkowanie danych i umożliwienie ich przejrzystego wykorzystywania w statystyce publicznej.

Najważniejszymi dokumentami regulującymi kwestie związane z numerem REGON i rejestrem REGON w Polsce są:

1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń (dokument >>>),
2. oraz Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (dokument >>>).

#2 Kto musi posiadać numer REGON?

Wpis do rejestru REGON jest obowiązkowy dla szerokiego grona podmiotów i dotyczy nie tylko przedsiębiorców. Wynika to z ustawy o statystyce publicznej.

Numer REGON w Polsce otrzymują:

1. Osoby prawne – na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne,
2. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność,
3. Osoby fizyczne prowadzące indywidualne gospodarstwa rolne,
4. Jednostki organizacyjne, które nie posiadają osobowości prawnej, np. spółki osobowe,
5. Jednostki lokalne wyżej wymienionych podmiotów, takie jak oddziały czy filie.

W praktyce oznacza to, że REGON nadawany jest nie tylko firmom, ale także np. sądom, uczelniom, kościołom czy instytucjom publicznym. Wpis do rejestru umożliwia ich łatwą identyfikację w obowiązujących systemach administracyjnych.

#3 Jak wygląda numer REGON i co oznaczają jego cyfry?

Numer REGON – niezależnie od długości – pełni funkcję numeru identyfikacyjnego, przypisanego raz na stałe. Może składać się z 9 lub 14 cyfr – w zależności od rodzaju podmiotu. Standardowy numer składa się z 9 cyfr, a jego struktura wygląda następująco:

1. 2 pierwsze cyfry – to identyfikator terytorialny (województwo lub pula centralna),
2. 6 kolejnych cyfr – to numer seryjny przypisany danemu podmiotowi,
3. ostatnia cyfra – to cyfra kontrolna, wyliczana według określonego wzoru.

Jeśli dany podmiot posiada oddziały lub filie, nadawany jest im numer REGON o długości 14 cyfr. W takim przypadku:

1. 9 pierwszych cyfr – to REGON jednostki macierzystej,
2. 4 cyfry – to identyfikator jednostki lokalnej,
3. ostatnia cyfra – to druga cyfra kontrolna.

#4 Jak uzyskać numer REGON?

W większości przypadków numer REGON nadawany jest automatycznie, bez konieczności składania osobnego wniosku. Zależy to jednak od formy prawnej podmiotu.

Jeżeli zakładasz firmę poprzez:

1. Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym także spółek cywilnych,
2. lub Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – dotyczy to m.in. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych,

to wniosek o nadanie numeru REGON przekazany zostaje w sposób automatyczny do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Nie wymaga to dodatkowej ingerencji podmiotu.

W przypadku innych form prawnych – np. osób prawnych niepodlegających wpisowi do KRS, rolników lub jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej – konieczne jest złożenie wniosku RG-1 (osoby prawne i jednostki organizacyjne, które nie mają osobowości prawnej) lub RG-OF (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, której nie obejmuje CEIDG, np. rolnicy) w oddziale urzędu statystycznego właściwym dla miejsca zamieszkania.

Przeczytaj też: CEIDG – co to jest i w czym pomaga przedsiębiorcy? >>>

#5 Ile trwa nadanie numeru REGON i czy coś kosztuje?

GUS zazwyczaj przypisuje indywidualny numer REGON w ciągu 7 dni roboczych. Potwierdzenie jego nadania wysyłane jest za pomocą poczty na adres podany we wniosku. Nadanie tego numeru jest bezpłatne.

Ważne! W czasie oczekiwania na nadanie numeru REGON możesz normalnie prowadzić swoją działalność. Jeśli potrzebujesz zaświadczenia o nadaniu numeru REGON, GUS musi je wydać w ciągu 7 dni od otrzymania takiego zgłoszenia. Wydanie zaświadczenia również jest nieodpłatne.

#6 Do czego służy numer REGON w praktyce?

Choć na co dzień wydaje się, że numer REGON nie jest niezbędny, tak naprawdę jego rola w krajowym systemie administracyjnym i statystycznym wciąż jest istotna.

Przede wszystkim REGON wykorzystywany jest do celów statystycznych. Dane, które gromadzone są w rejestrze REGON służą Głównemu Urzędowi Statystycznemu do monitorowania rynku, tworzenia bieżących raportów i analiz oraz wyboru podmiotów do przeprowadzania badań ankietowych.

Numer REGON pełni także ważną funkcję numeru identyfikacyjnego, który pomaga uporządkować dane dotyczące podmiotów gospodarki narodowej we wszelkich rejestrach państwowych. Pozwala na odnalezienie informacji związanych z działalnością podmiotu, który nas interesuje. W rejestrze znajdziemy m.in. jego dane kontaktowe (np. adres siedziby i adres poczty elektronicznej), formę prawną, formę własności i rodzaj działalności. Zawiera także daty, takie jak: powstania podmiotu, rozpoczęcia działalności podmiotu, zawieszenia i wznowienia działalności, zakończenia działalności podmiotu, orzeczenia o ogłoszeniu upadłości czy zakończenia postępowania upadłościowego.

Warto też pamiętać, że REGON może być potrzebny np. podczas wnioskowania o rejestrację znaku towarowego w Urzędzie Patentowym, a także w kontaktach z niektórymi instytucjami administracji publicznej.

#7 Czy REGON jest potrzebny w codziennej działalności?

Jeżeli patrzymy na to z perspektywy przeciętnego przedsiębiorcy – w bardzo małym stopniu.

Od 2009 roku numer REGON nie musi już być umieszczany na fakturach, dokumentach urzędowych ani pieczątkach firmowych. Większość codziennych formalności wymaga obecnie stosowania samego numeru NIP.

Mimo to obowiązek posiadania numeru REGON nadal obowiązuje, a jego brak uniemożliwia formalne istnienie firmy w systemie administracyjnym. Warto zawsze znać swój numer i wiedzieć, gdzie można go sprawdzić >>>.

Jak już wspomnieliśmy w poprzednim punkcie, numer REGON może być także przydatny podczas składania niektórych wniosków do instytucji publicznych i podczas rejestracji znaku towarowego.

Podsumowanie

Numer REGON to obowiązkowy element formalności dla większości podmiotów prowadzących działalność w Polsce. Choć na co dzień nie jest używany tak często jak NIP, jego rola w systemie administracyjnym i statystycznym wciąż pozostaje istotna.

Jako numer identyfikacyjny, nadawany przez Główny Urząd Statystyczny, pozwala porządkować dane o firmach i instytucjach w rejestrach państwowych. REGON służy obecnie głównie celom statystycznym i identyfikacyjnym i – choć nie trzeba go już umieszczać na fakturach – jego posiadanie nadal jest wymagane.

Warto wiedzieć, czym jest numer REGON, kto musi go posiadać i gdzie można go sprawdzić – zwłaszcza jeśli planujesz założyć firmę lub chcesz upewnić się, że Twoje dane widniejące w rejestrze są aktualne.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to znaczy REGON?

REGON to skrót od Rejestru Gospodarki Narodowej. Formalnie mówimy o Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej, który jest prowadzony przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). To właśnie z tego rejestru pochodzi numer identyfikacyjny REGON, nadawany każdemu podmiotowi gospodarki narodowej zarejestrowanemu w Polsce.

Skąd wziąć numer REGON?

Jeśli zakładasz firmę za pośrednictwem Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub KRS, numer REGON zostaje nadany przez GUS w sposób automatyczny.

W przypadku podmiotów, które nie podlegają wpisowi do CEIDG ani KRS, konieczne będzie złożenie wniosku RG-1 (osoby prawne i jednostki organizacyjne, które nie mają osobowości prawnej) lub RG-OF (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, której nie obejmuje CEIDG, np. rolnicy) w odpowiednim oddziale GUS, właściwym dla miejsca zamieszkania. 

Jak sprawdzić firmę po numerze REGON?

Możesz to zrobić za darmo za pośrednictwem wyszukiwarki REGON dostępnej na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego. Wystarczy wpisać numer REGON, NIP, KRS lub adres siedziby danego podmiotu, a system pokaże wszystkie dane dotyczące jego działalności.