Nota korygująca – co to jest i jak ją wystawić? [WZÓR]

Tworzenie dokumentacji dotyczącej sprzedaży wydaje się prostym zadaniem, jednak każdy człowiek może popełnić błąd. Czasem to wystawca faktury pomyli się przy jej uzupełnianiu, a czasem kontrahent, niechcący, poda nam błędne dane, przez co faktura wymaga później uregulowania znajdujących się na niej informacji.

Czy taka sytuacja zawsze wiąże się z koniecznością wystawiania faktury korygującej? Na szczęście nie. W wielu przypadkach możemy taki problem rozwiązać prostszym dokumentem – notą korygującą, którą można łatwo wystawić, wypełniając odpowiedni wzór.

Czym jest nota korygująca? Czy wszystkie nieprawidłowości na fakturze można uregulować za jej pomocą? Kto ją wystawia, a kto zatwierdza? Odpowiedź na te pytania znajdziesz w naszym artykule.

Nota korygująca – czym jest?

Nota korygująca jest dokumentem, pozwalającym na poprawienie błędów formalnych, czyli takich, których zmiana nie spowoduje ingerencji w wartość transakcji ani kwestie podatkowe wskazane na fakturze. Jest to prosta forma skorygowania np. drobnych literówek, które nie wymagają sięgania po fakturę korektę.

Kto może wystawić notę korygującą?

Wystawia ją nabywca towarów lub usług, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki. Jeżeli zatem to my dostaliśmy błędnie wystawiony dokument i chcemy poprawić go notą, obowiązek jej sporządzenia należy do nas.

Gotową notę należy przekazać do akceptacji wystawcy faktury. Prawo nie określa wprost, w jaki sposób ma zostać wykonana akceptacja, ale przyjęły się pewne, ogólnie znane, zasady.

W przypadku wersji papierowej dokumentu, tworzy się go w dwóch identycznych kopiach, które należy podpisać i przesłać do jego odbiorcy. Nie jest wymagane rozróżnianie ich na oryginał i kopię, jednak jest to często praktykowane. W takiej sytuacji oryginał musi zostać u wystawcy faktury, a podpisaną przez niego kopię należy przesłać z powrotem do twórcy noty.

Nota w wersji elektronicznej może zostać zatwierdzona przez wystawcę korygowanej faktury w treści maila lub np. przy pomocy podpisu elektronicznego.

Czym różni się nota korygująca od faktury korygującej?

Dokumenty te różnią się od siebie przede wszystkim sytuacją, w której są wykorzystywane. To, jaki rodzaj dokumentu musimy stworzyć, zależy rodzaju błędu, który pojawił się na fakturze.

Jeżeli pomyłka dotyczy błędów formalnych, czyli np. literówki w nazwie nabywcy lub numerze NIP, wtedy możemy wystawić notę korygującą.

Gdy w grę wchodzą bardziej istotne kwestie, związane z wartością dokonanej transakcji lub stawką VAT, wtedy nie ma możliwości wystawienia noty i następuje konieczność sięgnięcia przez sprzedawcę po fakturę korygującą. Notą nie można również poprawić danych nabywcy, gdy przez pomyłkę zostały w pełni zastąpione danymi innego podmiotu.

W dalszej części artykułu wyjaśniamy dokładniej, które błędy można poprawić za pomocą noty, a do których stosowana jest faktura korygująca.

Innymi istotnymi różnicami między tymi dokumentami są:

1. Kwestia akceptacji: Nota potrzebuje akceptacji jej odbiorcy – faktura korygująca nie.
2. Kwestia podmiotu wystawiającego dokument: Notę wystawia nabywca – fakturę korygującą sprzedawca.

Czy można wystawić zbiorczą notę korygującą?

Tak, jeżeli na serii faktur, wystawionych przez tego samego kontrahenta, znajduje się identyczny błąd, który można poprawić notą, możliwe jest wystawienie zbiorczej noty korygującej. Trzeba wtedy pamiętać o zawarciu wszystkich numerów korygowanych faktur, oraz każdej widniejącej na nich daty wystawienia faktury oraz daty sprzedaży.

Nota korygująca – jakie błędy możemy nią poprawić, a jakie nie?

Nie wszystkie błędy pojawiające się na fakturze można “naprawić” notą korygującą. Wiedza o tym, które pomyłki wymagają noty, a do których potrzebna jest faktura korygująca jest bardzo istotna, ponieważ do takich kwestii przepisy księgowe podchodzą bardzo poważnie.

Jakie błędy można poprawić notą korygującą?

Takim dokumentem możemy poprawić błędy formalne, czyli niepoprawne dane zawarte w następujących elementach faktury:

1. adres nabywcy towarów lub usług, który wystawia notę korygującą,
2. adres wystawcy faktury,
3. dane dotyczące nazwiska lub nazwy podatnika – jeśli są to literówki,
4. nazwa towaru lub usługi – jeśli są to jedynie literówki i nie nastąpi zmiana istoty przedmiotu dokonanej transakcji,
5. numer NIP nabywcy lub sprzedawcy,
6. data wystawienia faktury,
7. data sprzedaży, wykonania usługi lub zakończenia dostawy towarów,
8. termin płatności,
9. sposób płatności,
10. numer faktury,
11. jednostki miary – np. kg zamiast szt., jeśli korekta nie zmieni wymienionej na fakturze ilości ani wartości dostarczonych towarów lub usług.

Mogą to być również inne drobne błędy, których wystąpienie nie ma w żaden sposób wpływu na podatek lub sumę należności, widniejące na wystawionej fakturze.

Kiedy nie można wystawić noty korygującej?

Nota korygująca, niestety, nie zawsze jest “lekiem na całe zło”, gdy faktura zwiera błędne dane. Niektóre pomyłki wymagają zastosowania poważniejszego dokumentu, którym jest faktura korygująca.

Art. 106e ust. 1 pkt 8-15 określa elementy faktury, których nabywca towarów lub usług nie może poprawić notą korygującą. Należą do nich dane dotyczące:

1. miar i liczb bądź ilości dostarczonych towarów, a także zakresu wykonanych usług,
2. ceny jednostkowej towaru bez uwzględnienia kwoty podatku (inaczej mówiąc ceny jednostkowej netto),
3. stawki podatku bądź podatku od wartości dodanej, gdy podatnik korzysta z procedur specjalnych określonych w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług,
4. podatku od sumy wartości sprzedaży netto, przy uwzględnieniu podziału na kwoty poszczególnych stawek podatku,
5. wartości obniżek cen lub opustów, jak również rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty (jeśli nie były zawarte w cenie jednostkowej netto),
6. wartości (ceny) wykonanych usług lub dostarczonych towarów, których dotyczy faktura, bez uwzględniania kwoty podatku (czyli netto),
7. ogólnej wartości (ceny) sprzedaży netto – z jasnym podziałem elementów objętych poszczególnymi stawkami podatku oraz tych, których sprzedaż wiąże się ze zwolnieniem ze stosowania podatku,
8. kwoty należności ogółem.

W przypadku błędów w tych danych znajdujących się na fakturze, ich poprawienie wymaga wystawienia faktury korygującej.

Budowa noty korygującej + [WZÓR]

Jeżeli chcesz wystawić poprawną notę korygującą, warto zrobić to przy pomocy gotowego wzoru. Wtedy będziesz mieć pewność, że nie zapominasz o żadnym jej istotnym elemencie.

Niezbędne dane na nocie korygującej

Ustawa o podatku od towarów i usług (art. 106k. oraz art. 106e ust. 1 pkt 1-6) wyznacza dane, które muszą znaleźć się na nocie korygującej – są to:

1. słowa “NOTA KORYGUJĄCA”,
2. numer noty (nadaje go wystawca noty korygującej) oraz data jej wystawienia,
3. dane dotyczące imienia i nazwiska lub nazwy podatnika, a także nabywcy towarów bądź usług, wraz z ich adresami,
4. numer identyfikacji podatkowej podatnika (sprzedawcy),
5. numer identyfikacji, który nabywca używa na potrzeby podatku bądź też podatku od wartości dodanej,
6. wskazanie treści korygowanej informacji, a także prawidłowej wersji, która powinna widnieć na fakturze – nie można pozwolić sobie na zbyt ogólne opisy – trzeba zawrzeć “treść korygowaną” oraz “treść po korekcie”,
7. data wystawienia faktury korygowanej notą,
8. numer faktury korygowanej notą,
9. data wykonania danej usługi lub dokonania/zakończenia dostawy towarów (w niektórych przypadkach zawiera się datę otrzymania zapłaty, określonej w art. 106b ust. 1 pkt 4, gdy pojawiła się na fakturze i nie stanowi daty wystawienia faktury).

Jeżeli wystawiamy notę w wersji papierowej, trzeba również pamiętać o zawarciu miejsc na podpisy obu stron.

WZÓR noty korygującej

Poniżej możesz zobaczyć wzór noty korygującej, a także ściągnąć go za pomocą podanego linku i dowolnie wykorzystywać do swoich celów księgowych.

Nota korygująca – najczęściej popełniane błędy

Podczas wystawiania noty korygującej zdarzają się pomyłki, które często wynikają z niepełnej wiedzy na temat zasad jej funkcjonowania oraz jej budowy. Jakie są najczęstsze błędy, które pojawiają się przy korzystaniu z noty? Poniższa lista pomoże Ci zachować czujność i ustrzec się przed ich popełnieniem.

1. Oryginał u wystawcy noty: Trzeba pamiętać, że oryginał noty w wersji papierowej (jeżeli określany jest oryginał i kopia) musi zostać u odbiorcy noty, czyli wystawcy korygowanej faktury.
2. Brak zatwierdzenia noty przez jej odbiorcę (wystawcę błędnej faktury): Dokument tego typu musi zostać zaakceptowany przez jego odbiorcę – w przypadku wersji elektronicznej np. w treści maila, a w przypadku wersji papierowej – podpisem. Nie można wystawić noty jedynie dla własnej dokumentacji, z pominięciem jej zatwierdzenia przez drugą stronę transakcji.
3. Wystawienie noty, gdy kategoria błędu kwalifikuje się do poprawy fakturą korygującą: Każdy przypadek, gdy na otrzymanej fakturze pojawił się błąd, powinniśmy przeanalizować indywidualnie, żeby mieć pewność, że korygowaną pomyłkę możemy zaliczyć do błędów formalnych, inaczej mówiąc, nie wpływa na wartość transakcji ani nie dotyczy kwestii podatkowych.
4. Niedokładne wskazanie treści korygowanej informacji: Nie można wskazać błędu, pisząc np. “literówka w adresie nabywcy”. Należy przepisać korygowaną treść faktury oraz przedstawić poprawną jej wersję, którą następnie zaakceptuje wystawca faktury.
5. Brak numeru faktury na wystawionej nocie korygującej: Na dokumencie musi znaleźć się poprawny numer korygowanej faktury lub faktury korygującej.
6. Zbyt krótkie przechowywanie noty: Zgodnie z prawem, nota musi być przechowywana z dokumentami księgowymi przez 5 lat (okres liczony jest od końca roku, w którym została wystawiona). Najlepiej podpiąć ją w swojej dokumentacji do faktury, której treść korygujemy.

Podsumowanie

Nota korygująca to bardzo przydatna forma dokumentu w rozliczeniach księgowych. Ze względu na to, że pozwala na poprawę bardzo dużego zakresu danych, występujących na fakturze, możemy z niej skorzystać w przypadku większości drobnych błędów, niewpływających na kwestie podatkowe ani na wartość rozliczenia.

Trzeba jednak pamiętać o ważnych zasadach dotyczących wystawiania noty, czyli m.in. o tym, których pomyłek nie poprawimy (i potrzebna jest nota korygująca), jakie elementy musi zawierać czy też o uzyskaniu jej zatwierdzenia przez sprzedawcę, od którego otrzymaliśmy dokument zawierający błędy. Stosując się do tych reguł, będziemy mieć pewność, że nasza dokumentacja księgowa jest pod kontrolą.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Nota korygująca – kto otrzymuje oryginał?

Kiedy nota wystawiana jest w formie papierowej, musi zostać sporządzona w dwóch identycznych kopiach. Jeżeli decydujemy się na ich (niewymagane prawem) rozróżnienie na oryginał i kopię, notę oryginalną zachowuje dla swojej dokumentacji podmiot, który wystawił błędnie fakturę. Kopia wraca do nabywcy towarów lub usług, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki.

Kto powinien wystawić notę korygującą?

Notę korygującą powinien, a nawet musi wystawić nabywca towaru lub usługi, innymi słowy, osoba, która fakturę zawierającą błąd otrzymała i jest zobowiązana do dokonania zapłaty.

Czy nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury?

Tak, taki dokument wymaga akceptacji wystawcy faktury. Jeżeli nota została wystawiona elektronicznie i np. przesłana mailem, jej akceptacja może zostać dokonana w treści maila zwrotnego. W przypadku papierowej wersji, dwie jej kopie przesyła się do odbiorcy noty, który następnie jedną z nich podpisuje i odsyła do wystawcy noty.