NIP europejski – komu jest potrzebny numer VAT UE i jak go zdobyć?

Przynależność do grona państw Unii Europejskiej niesie ze sobą wiele ułatwień, m.in. z zakresu handlu międzynarodowego na terenie Wspólnoty. Są one jednak obwarowane pewnymi regulacjami i wymogami, które należy spełnić, żeby bez obaw cieszyć się rozwojem swojej działalności na rynku europejskim.

Jednym z takich wymogów jest posiadanie NIP-u europejskiego, czyli numeru VAT UE, o którego nadanie należy wystąpić, gdy planuje się działania gospodarcze angażujące kontrahenta z innego kraju UE. Istnieją jednak pewne wyjątki, w których nie jest przedsiębiorcy potrzebny.

Jeśli zastanawiasz się czy Twoja firma potrzebuje europejskiego numeru NIP, nasz artykuł rozwieje Twoje wątpliwości. Dowiesz się z niego, czym jest, kto powinien go mieć oraz w jaki sposób zgłosić się po jego nadanie. Zapoznasz się również z możliwymi konsekwencjami jego nieposiadania.

Czym jest NIP europejski, czyli nr VAT UE?

NIP europejski to unikalny numer identyfikacji podatkowej, wykorzystywany w trakcie realizacji transakcji wewnątrzwspólnotowych między kontrahentami pochodzącymi z różnych krajów Unii Europejskiej. Jest kluczowy do rozliczania VAT-u między państwami Wspólnoty.

Każdy polski podatnik może wystąpić o jego nadanie, jeśli zamierza prowadzić swoją działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej. Otrzymuje się go poprzez rejestrację jako podatnik VAT UE.

Możemy spotkać się również z innymi określeniami tego numeru, takimi jak nr VAT UE, nr VAT EU, NIP EU czy też NIP UE. Choć nazwy te mogą brzmieć jak odrębne tematy, wszystkie dotyczą tego samego numeru.

Jak wygląda NIP UE? Składa się z dwóch liter, wyznaczających kod kraju, oraz ciągu cyfr lub cyfr i liter – w zależności od kraju. Polski podatnik otrzyma numer składający się z prefiksu “PL” oraz 10 cyfr (stanowiących jego polski nr NIP).

Co ciekawe, można spotkać się z numerem NIP UE o prefiksie “UE”. Jest on nadawany podmiotom spoza Unii Europejskiej, które korzystają ze specjalnych unijnych przepisów, jednak transakcje z nimi zawarte nie mogą być traktowane jako wewnątrzwspólnotowe, lecz jako import spoza UE.

Kto powinien ubiegać się o NIP europejski?

O NIP europejski ubiegać powinien się podmiot, który zamierza prowadzić transakcje międzynarodowe z kontrahentami zagranicznymi, pochodzącymi z innych krajów UE.

Zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podmioty, dla których ustawodawca przewidział zwolnienie z obowiązku VAT, mają obowiązek posiadania numeru NIP UE w każdej z poniżej wymienionych okoliczności. Warto zadbać o to, by był on aktywny już w trakcie dokonywania pierwszej wewnątrzwspólnotowej transakcji.

Czynni podatnicy VAT muszą zarejestrować się jako podatnicy VAT UE zanim dokonają:

1. Wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), innymi słowy, ich zakupu od podmiotów z innego kraju UE.
2. Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), innymi słowy, ich sprzedaży podmiotom z innych krajów UE.
3. Wewnątrzwspólnotowego nabycia usług, czyli ich zakupu od zagranicznych kontrahentów z innych krajów UE (gdy obowiązek rozliczenia podatku VAT spoczywa na nabywcy usługi).
4. Wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, czyli ich sprzedaży zagranicznym kontrahentom z innych krajów unijnych (gdy obowiązek rozliczenia z tytułu podatku VAT spoczywa na nabywcy usługi).

Podatnicy zwolnieni z VAT muszą zarejestrować się jako podatnicy VAT UE w przypadkach, gdy:

1. W danym roku podatkowym ogólna wartość wykonanych przez nich transakcji w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów od unijnych kontrahentów (na terenie Polski) przekroczyła 50 000 zł.
2. Chcą nabyć usługę od podmiotu z innego kraju unijnego, a miejscem jej świadczenia jest kraj nabywcy usługi,
3. Planują świadczyć usługę na rzecz podmiotu z innego kraju unijnego, a miejscem jej rozliczenia będzie kraj nabywcy usługi.

Podmiot, który nie działa jako czynny podatnik VAT, nie ma obowiązku dokonywania rejestracji jako podatnik VAT UE, gdy zamierza sprzedawać swoje towary podmiotom z innych krajów Unii Europejskiej. Sprzedaż ta jest traktowana jako krajowa i wlicza się do limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł, po którego przekroczeniu staje się czynnym podatnikiem VAT.

Jak uzyskać NIP europejski?

Uzyskanie europejskiego numeru identyfikacji podatkowej jest proste i nie wymaga skomplikowanych procedur. Wystarczy tylko złożyć odpowiedni formularz lub jego aktualizację.

Proces uzyskania NIP-u europejskiego

W celu uzyskania europejskiego numeru NIP, należy we właściwym urzędzie skarbowym (osobiście, elektronicznie lub za pośrednictwem poczty) złożyć formularz VAT-R wraz z odpowiednio wypełnioną częścią C.3., dotyczącą rejestracji do VAT UE (sekcja: „Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych”).

Jeżeli dokonałeś_aś już wcześniej rejestracji jako krajowy podatnik VAT, a w formularzu VAT-R nie uzupełniałeś_aś sekcji dotyczącej transakcji wewnątrzwspólnotowych, musisz złożyć jego aktualizację do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

W ten sposób dokonasz rejestracji do VAT UE i otrzymasz NIP europejski.

Ile czasu czeka się na uzyskanie europejskiego numeru NIP?

Niestety nie ma prostej odpowiedzi na pytanie, ile czeka się na nadanie europejskiego numeru NIP przez właściwy urząd skarbowy. Zazwyczaj trwa to od kilku dni do kilku tygodni i zależne jest od tzw. “mocy przerobowych” danego urzędu, w tym ilości wniosków, które obecnie rozpatruje, jak również np. od poprawności danych w złożonym formularzu VAT-R.

Jakie są korzyści z posiadania NIP-u europejskiego?

Posiadanie europejskiego numeru identyfikacji podatkowej to nie tylko obowiązek (w konkretnych przypadkach), ale również korzyści, z których mogą czerpać przedsiębiorcy prowadzący swoje interesy na arenie europejskiej.

Do zalet posługiwania się NIP-em europejskim należą m.in:

1. Legalne prowadzenie działalności gospodarczej z kontrahentami zagranicznymi z innych krajów Unii Europejskiej, zgodnie z ustalonymi przepisami unijnymi.
2. Brak obowiązku dokonywania indywidualnej rejestracji podatkowej w poszczególnych krajach UE, w których przedsiębiorca zamierza prowadzić swoją działalność gospodarczą.
3. Brak obowiązku rozliczania się z podatku VAT w każdym kraju osobno.
4. Możliwość posługiwania się jednym numerem identyfikacji podatkowej we wszystkich krajach UE.
5. Możliwość stosowania stawki 0% VAT w określonych przypadkach, przewidzianych w przepisach podatkowych UE.
6. Uproszczenie wielu formalności, które wiążą się z kwestią rozliczenia podatku w handlu międzynarodowym w UE.
7. Ułatwienie nawiązania nowych kontaktów biznesowych z kontrahentami zagranicznymi z innych krajów UE.
8. Wiarygodność w oczach kontrahentów z UE – posiadanie aktywnego europejskiego numeru NIP, który potencjalni partnerzy biznesowi mogą zweryfikować, stanowi jedną z podstaw budowania zaufania z ich strony.

O czym musi pamiętać podatnik VAT UE?

Każdy, kto zarejestrował się do VAT UE, niezależnie od tego czy jest podatnikiem czynnym czy zwolnionym z obowiązku VAT, ma obowiązek składania informacji podsumowującej VAT UE.

Należy tego dokonywać w trybie miesięcznym poprzez przekazanie elektronicznej deklaracji do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniał obowiązek rozliczenia podatku VAT po dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach.

Jest to bardzo istotna kwestia, ponieważ nie wypełniając tego obowiązku, możemy narazić się na niepotrzebne sankcje.

Co istotne, jeżeli w danym miesiącu nie zaistniał obowiązek rozliczenia tego podatku, nie trzeba składać “zerowej” informacji podsumowującej.

Jak sprawdzić czy NIP europejski jest poprawny?

Jeżeli chcesz mieć pewność, że zagraniczny kontrahent podał Ci poprawny numer NIP UE albo zastanawiasz się czy dobrze go zapisałeś_aś, możesz dokonać jego weryfikacji na specjalnej stronie internetowej, stworzonej właśnie w tym celu.

System VIES

System VIES, czyli system wymiany informacji o VAT, to wyszukiwarka prowadzona przez Komisję Europejską, która pozwala na weryfikację każdego NIP-u europejskiego i przekonanie się czy dany numer istnieje i jest aktywny.

System VIES dostępny jest TUTAJ >>>

Wiarygodność systemu VIES

Warto zaznaczyć, że Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za wiarygodność podawanych w wyszukiwarce informacji, ponieważ VIES nie stanowi bazy danych, tylko opiera się na indywidualnych bazach każdego kraju UE.

Jakie mogą być konsekwencje braku europejskiego numeru NIP ?

Jak już wiesz z wcześniejszej części artykułu, posiadanie europejskiego numeru NIP jest jednym z kluczowych elementów dla wielu przedsiębiorców realizujących transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Jakie konsekwencje mogą Cię spotkać za nieposługiwanie się w nim w sytuacjach, gdy jest to wymagane przez przepisy podatkowe?

Niedopilnowanie kwestii uzyskania NIP-u europejskiego może wiązać się z:

1. Problemami w nawiązywaniu przez Ciebie legalnych transakcji z innymi kontrahentami z UE.
2. Brakiem możliwości stosowania preferencyjnej stawki VAT 0% – musisz stosować pełną stawkę, co niepotrzebnie obciąża Cię dodatkowymi kosztami.
3. Ryzykiem, że będziesz musiał_a nadpłacić zaległy podatek lub otrzymasz karę finansową nałożoną przez urząd skarbowy.
4. Ograniczeniem Twoich możliwości rozwoju na unijnym rynku.
5. Ryzykiem podwójnego opodatkowania Twoich transakcji.

Biorąc pod uwagę wady niekorzystania z europejskiego numeru NIP, można z całą pewnością powiedzieć, że o wiele prościej wystąpić o jego nadanie i stosować się do składania informacji podsumowującej VAT UE niż radzić sobie z niepotrzebnymi problemami.

Podsumowanie

NIP europejski to jeden z najważniejszych tematów, o których musi pamiętać przedsiębiorca, który w ramach swojej działalności gospodarczej planuje dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jego nadanie jest proste i nie wymaga dopełniania wielu formalności.

Stosując europejski numer NIP, możemy bez obaw współpracować z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej i cieszyć się z korzyści jego posiadania, takich jak np. stosowanie stawki VAT 0% w określonych sytuacjach uwzględnionych w przepisach podatkowych.

Niekorzystanie z numeru NIP UE wiąże się z kolei z wieloma niedogodnościami, które mogą jedynie blokować nasze plany, podczas gdy rozwijamy swoją działalność na europejskiej arenie międzynarodowej.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kiedy potrzebny jest NIP europejski?

NIP UE jest potrzebny m.in., gdy czynni podatnicy VAT zamierzają dokonać takich działań w ramach działalności gospodarczej jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług czy też wewnątrzwspólnotowe nabycie usług.

Dokładne wytyczne dotyczące okoliczności, w których należy zarejestrować się jako podatnik VAT UE i uzyskać NIP europejski opisane zostały w powyższym artykule, w części Kto powinien ubiegać się o NIP europejski?

Jak uzyskać NIP europejski?

Żeby uzyskać NIP UE, trzeba dokonać rejestracji do VAT UE. W tym celu należy złożyć formularz VAT-R z wypełnioną częścią C.3. we właściwym urzędzie skarbowym.

W przypadku wcześniejszej rejestracji jako krajowy podatnik VAT, w formularzu VAT-R uzupełnia się wspomnianą sekcję i składa się go jako aktualizację.

Jak sprawdzić czy NIP EU jest poprawny?

NIP europejski kontrahenta można sprawdzić w systemie VIES, prowadzonym przez Komisję Europejską. Trzeba w nim wybrać kod kraju, w którym kontrahent ma swoją siedzibę, a w kolejnej rubryce wpisać jego numer NIP (bez kodu kraju).

Weryfikacja w tym narzędziu pozwala na sprawdzenie czy dany numer jest poprawny oraz aktywny.

Jak wygląda numer VAT UE?

Numer ten, tzw. NIP europejski, składa się z dwóch liter, stanowiących kod kraju oraz następującego po nich ciągu cyfr, a czasem też liter. W zależności od kraju, ich liczba może być różna.

W przypadku Polski zawiera on kod kraju PL oraz 10 cyfr (polski numer NIP): PLXXXXXXXXXX.

Czy NIP europejski jest ważny we wszystkich krajach UE?

Tak, europejski numer identyfikacji podatkowej jest ważny we wszystkich krajach Unii Europejskiej i pozwala na dokonywanie w nich określonych transakcji wewnątrzwspólnotowych.