Jak założyć spółkę z o.o. przez internet i jakie są koszty?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z najpopularniejszych form działalności gospodarczej wybieranych przez przedsiębiorców w Polsce. Dzięki szybkiemu rozwojowi technologii w ostatnich czasach i pojawieniu się udogodnień pozwalających na załatwienie wielu spraw, również urzędowych, elektronicznie, można założyć ją bez wychodzenia z domu – elektronicznie przez system S24.

Jak prosto i sprawnie uruchomić spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet? Jakie koszty wiążą się z wyborem takiej formy dla całej procedury? Zebraliśmy dla Ciebie wszystkie najważniejsze informacje, dzięki którym przejdziesz przez nią prosto i sprawnie.

Co to jest spółka z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z kapitałowych spółek handlowych. Jest bardzo często wybieraną formą działalności gospodarczej.

Spółka z o.o. podlega przepisom wyznaczonym przez Kodeks spółek handlowych. Może zostać założona przez jedną (wtedy mówimy o jednoosobowej spółce z o.o.) lub więcej osób fizycznych, prawnych bądź jednostki bez osobowości prawnej, posiadające zdolność prawną. 

Jednakże jednoosobowej spółki z o.o. nie możemy założyć, gdy jedynym wspólnikiem spółki ma być inna jednoosobowa spółka z o.o.

Najważniejsze cechy spółki z o.o.:

1. nie posiada osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną,
2. musi prowadzić pełną księgowość,
3. do jej założenia wymagane jest pokrycie kapitału zakładowego o określonej minimalnej wartości (minimalna wysokość kapitału zakładowego wynosi 5 000 zł, a wartość 1 udziału minimum 50 zł),
4. musi posiadać organy nadzorcze: zarząd spółki, zgromadzenie wspólników spółki oraz radę nadzorczą i/lub komisję rewizyjną – w przypadku kapitału zakładowego o wartości wyższej niż 500 000 zł i liczby wspólników ponad 25, wymagane jest posiadanie zarówno rady nadzorczej, jak i komisji rewizyjnej,
5. za zobowiązania spółki odpowiada ona całym majątkiem, a wspólnicy tylko do wysokości ich wkładu,
6. wymagana jest rejestracja umowy spółki w KRS-ie,
7. nazwa spółki musi zawierać informację “z ograniczoną odpowiedzialnością” lub “z o.o.”.

Spółka z o.o. może zostać założona online i wpisana do KRS-u przez system S24 lub zawarta w sposób tradycyjny, czyli umowa podpisana jest u notariusza, a rejestracji spółki do KRS-u dokonuje się poprzez Portal Rejestrów Sądowych.

Jeżeli zastanawiasz się czy spółka z o.o. na pewno będzie dla Ciebie najlepszym wyborem, polecamy Twojej uwadze nasz wcześniejszy artykuł Rodzaje spółek w Polsce – którą wybrać dla swojego biznesu? >>

Dlaczego warto założyć spółkę z o.o.?

Co sprawia, że ten rodzaj spółki jest tak popularną formą wśród działalności gospodarczych w Polsce?

Jedną z największych zalet wyboru takiej formy spółki jest ograniczona odpowiedzialność wspólników za jej zobowiązania. Według regulacji zawartych w Kodeksie spółek handlowych, odpowiedzialność ta obowiązuje jedynie do wysokości wniesionego wkładu, dzięki czemu ich osobiste majątki są chronione.

W przeciwieństwie do niektórych form prawnych działalności, spółkę z o.o. można założyć w wersji jednoosobowej spółki z o.o. Jest to dobra opcja dla osób, które chcą mieć pełną kontrolę nad swoim biznesem, a jednocześnie wolą nie ponosić pełnej, nieograniczonej odpowiedzialności za zobowiązania spółki, w tym własnym majątkiem prywatnym, tak jak ma to miejsce w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Prowadzenie spółki z o.o. ma też wpływ na odbiór działalności w oczach potencjalnych kontrahentów. Taka forma prawna odbierana jest jako bardziej prestiżowa i wiarygodna niż jednoosobowa działalność gospodarcza.

Jakie są wymagania prawne do założenia spółki z o.o.?

W przypadku spółki z o.o. w celu jej założenia należy spełnić klika określonych wymogów prawnych.

Warunki powstania spółki z o.o.

Przepisy artykułu 163 Kodeksu spółek handlowych wymagają podjęcia następujących kroków:

1. Należy zawrzeć umowę spółki.
2. Wspólnicy muszą wnieść wkłady w celu pokrycia całego kapitału zakładowego (wysokość kapitału zakładowego wynosi minimum 5 000 zł łącznie). Jeżeli udział objęty jest ceną wyższą od wartości nominalnej, należy też wnieść nadwyżkę i uwzględnić zapisy art. 158 Kodeksu.
3. Należy powołać zarząd spółki.
4. Trzeba dopełnić obowiązku ustanowienia rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej – zgodnie z zapisami ustawy lub umowy spółki.
5. Na koniec – nie można zapomnieć jak ważne jest zarejestrowanie spółki. Należy dokonać wpisu spółki do rejestru KRS.

Dodatkowe kroki konieczne po założeniu spółki

Założenie spółki przez system S24 nie kończy się na podpisaniu umowy i dokonaniu wpisu do rejestru KRS. Do najważniejszych działań, które musimy podjąć zaliczają się:

1. opłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) i złożenie deklaracji PCC-3 (do 14 dni od rejestracji spółki),
2. zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (w ciągu 14 dni od zarejestrowania spółki w KRS-ie) – jeśli chcesz dowiedzieć się czym jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, możesz o nim przeczytać na poświęconej mu stronie Ministerstwa Finansów. >>
3. dokonanie rejestracji jako podatnik VAT (jeśli spółka będzie świadczyć usługi lub dostarczać towary, a planowane transakcje nie podlegają zwolnieniu),
4. złożenie formularza NIP-8 (danych uzupełniających) do urzędu skarbowego (w ciągu 21 dni od rejestracji spółki w KRS-ie lub w ciągu 7 dni, jeśli będzie się opłacać ubezpieczenie społeczne, bądź w ciągu 7 dni od zatrudnienia pracownika, za którego będzie się płacić to ubezpieczenie),
5. złożenie oświadczenia o pokryciu kapitału zakładowego (do 7 dni od rejestracji spółki) – w sytuacji, gdy wniesienie kapitału zakładowego nie miało miejsca przed uruchomieniem spółki przez system S24.
6. NIP i REGON zostaną nadane automatycznie dzięki dokonaniu wpisu do KRS-u.

Jak założyć spółkę z oo przez internet?

Wypełnienie procedury zakładania spółki przez internet, na pierwszy rzut oka, może wydawać się skomplikowane, jednak w rzeczywistości jest proste i intuicyjne.

Krok 1: Założenie konta w portalu S24

Zawiązanie spółki z o.o. przez internet musimy zacząć od założenia konta w portalu S24. Należy pamiętać, że każdy wspólnik uruchamianej spółki musi mieć aktywne konto, żeby mógł podpisać elektronicznie umowę.

Wchodzimy na stronę https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ >> i na dole strony, po lewej, klikamy “Utwórz konto” – tak jak na poniższym obrazku:

Następnie uzupełniamy potrzebne rubryki (e-mail i hasło), zaznaczamy akceptację regulaminu i klikamy “Dalej”.

Na tym etapie musimy potwierdzić założenie konta w portalu – możemy to zrobić przy pomocy podpisu kwalifikowanego lub poprzez profil zaufany. Kiedy już tego dokonamy, otrzymujemy dostęp do naszego konta.

Krok 2: Wypełnienie formularza rejestrowego

Na początku wypełniania formularza rejestrowego musimy kliknąć “Dodaj przedsiębiorstwo”.

Następnie w sekcji “Nowe przedsiębiorstwo” wpisujemy nazwę naszej spółki oraz z list rozwijalnych wybieramy jej formę prawną (w naszym przypadku to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz siedzibę spółki – wystarczy wpisać kilka pierwszych liter miejscowości i wybrać odpowiednią z listy.

Na koniec klikamy “Zapisz”.

W tym momencie mamy gotową podstawę do całego wniosku rejestracyjnego.

Następnie musimy wypełnić wzorzec umowy spółki. Jest on już przygotowany w systemie S24 – my musimy uzupełnić odpowiednie klauzule.

Klikamy “Nowy dokument” i wybieramy pozycję “Umowa spółki z o.o.”. Dodajemy wspólników spółki, którzy później podpiszą umowę oraz wybrany przez nas przedmiot działalności spółki z podanych kategorii PKD (Polska Klasyfikacja Działalności ) – możemy wybrać więcej niż 1 PKD.

Istotne jest też podanie wartości nominalnej udziałów i określenie ich ilości otrzymywanej przez każdego wspólnika.

W kolejnych krokach w umowie spółki określamy m. in. kwestie reprezentacji spółki, określenie członków zarządu oraz wiele innych istotnych dla jej funkcjonowania kwestii.

Cały proces bardzo czytelnie opisany jest w gotowym instruktażu dostępnym na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości >>

Krok 3: Zawarcie umowy spółki

Kiedy już wypełniliśmy wszystkie potrzebne rubryki umowy, należy podpisać dokument. Dokonują tego wszyscy wspólnicy podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub e-dowodem (dowodem osobistym z warstwą elektroniczną).

Co istotne, nie muszą dokonywać tego jednocześnie. Za moment podpisania umowy uznaje się podpisanie dokumentu przez ostatnią zobowiązaną do tego osobę.

Krok 4: Dodatkowe dokumenty

Po podpisaniu umowy, pozostaje jeszcze kilka dokumentów, które musimy dodać we wniosku rejestracyjnym.

W oknie, w którym wybieraliśmy nowy dokument (wtedy umowę spółki) teraz wybieramy listę wspólników. Uzupełniamy ją, a następnie podpisujemy tak samo jak w przypadku umowy.

Możemy również dodać oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego – jednak w przypadku rejestracji przez system S24 nie jest to konieczne. Można pokryć kapitał w ciągu 7 dni od uzyskania wpisu w KRS-ie.

Dołączamy też inne dokumenty, które musimy załadować w systemie (nie są dostępne online), m.in.

1. oświadczenie o tym czy spółka jest cudzoziemcem,
2. listę danych i adresów do doręczeń osób, które reprezentują spółkę,
3. oświadczenie o tym, że osoba powołana do reprezentowania spółki wyraża na to zgodę (chyba że osoba ta podpisuje wniosek lub udzieliła pełnomocnictwa do tego innej osobie).

Krok 5: Dokonanie rejestracji spółki w KRS-ie

Kiedy już mamy podpisaną umowę, kolejnym krokiem, o którym nie możemy zapomnieć jest rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nasz wniosek otrzyma sąd rejestrowy właściwy dla zgłoszonej przez nas siedziby spółki.

Jeżeli założyliśmy spółkę przez system S24, wtedy rejestracji spółki musimy dokonać na tej samej stronie. Rejestracja przez Portal Rejestrów Sądowych możliwa jest jedynie w sytuacji, w której umowę spółki podpisaliśmy u notariusza.

Jak już wspomnieliśmy, w przypadku rejestracji spółki poprzez portal S24, kapitał zakładowy spółki może zostać pokryty w ciągu 7 dni od wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Kiedy umowa spółki zostaje zawarta w sposób tradycyjny, u notariusza, kapitał musi zostać pokryty przed złożeniem dokumentów rejestracyjnych do KRS-u.

Z pewnością wielu przedsiębiorców ucieszy wiadomość, że wybierając rejestrację spółki w portalu S24, następuje ona w ciągu maksymalnie kilku dni roboczych. Rejestracja tradycyjna może trwać nawet do kilku tygodni.

Krok 6: Dokonanie opłaty za przesłanie wniosku

Kiedy wypełnimy już wszystkie dokumenty rejestracyjne, klikamy “Opłać i wyślij” – wtedy automatycznie przechodzimy na stronę e-Płatności. Mamy na niej kilka możliwych form płatności do wyboru – przelewem online, kartą lub Blikiem.

Ile kosztuje założenie spółki z o.o. przez internet?

Pytaniem, które zadaje sobie chyba każdy przedsiębiorca planujący utworzenie spółki drogą elektroniczną brzmi “Ile zapłacę przy założeniu spółki przez internet?”. Odpowiedź jest prosta – mniej niż wybierając metodę tradycyjną.

Poniżej zebraliśmy listę opłat, o których trzeba pamiętać.

Koszty rejestracyjne

Jak już wiesz, jednym z najważniejszych obowiązków, które musisz wykonać w trakcie zakładania spółki z o.o. jest konieczność rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeśli tego nie zrobisz, proces zawiązania Twojej spółki nie zostanie dokończony, ponieważ nie uzyska ona podmiotowości prawnej.

Rejestrację spółki najlepiej zrobić przez internet, ponieważ jej koszt jest wtedy o wiele niższy niż w przypadku wyboru tradycyjnej drogi. Należy uiścić następujące opłaty:

1. opłata sądowa za złożenie wniosku o wpis do KRS-u: 250 zł (przy rejestracji przez internet – w przypadku tradycyjnej formy wynosi 500 zł),
2. opłata za ogłoszenie wpisu spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym: 100 zł (ten koszt jest taki sam, niezależnie od metody dokonywania rejestracji spółki).

Koszty notarialne

Wybierając elektroniczną formę zakładania spółki przez internet, nie musisz korzystać z usług notariusza, dlatego nie ponosisz kosztów notarialnych.

Jeżeli nie planujesz niestandardowych zapisów umowy spółki, warto rozważyć tę formę, ponieważ wiąże się z dużymi oszczędnościami.

Koszty dodatkowe

Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC)

Do kosztów dodatkowych możemy zaliczyć konieczność uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych, czyli tzw. PCC.

Stawka tego podatku w przypadku umowy spółki wynosi 0,5% podstawy opodatkowania, czyli kapitału zakładowego, pomniejszonego o koszt rejestracji – niezależnie od metody zawiązania spółki (online czy tradycyjnie).

Wybierając elektroniczną formę uruchomienia spółki, musimy liczyć się z tym, że opłaty za podatek PCC dokonujemy samodzielnie.

Korzystając z usług notariusza, podejmuje się on nie tylko takich zobowiązań jak przygotowanie umowy spółki, ale też dopilnowania wielu innych formalności z nią związanych, w tym pokrycia podatku PCC – pobiera on odpowiednią opłatę od wspólników.

Opłata za założenie podpisu kwalifikowanego (opcjonalna)

Jeżeli wspólnik zamierza podpisać dokumenty internetowe nie profilem zaufanym lub e-dowodem, tylko podpisem kwalifikowanym, a jeszcze go nie posiada, ponosi dodatkowo koszt jego założenia, który jest różny w zależności od wyboru rodzaju certyfikatu i jego dostawcy.

Jakie są korzyści z założenia spółki z o.o. przez internet?

Wybierając elektroniczną drogę dla uruchomienia Twojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, możesz skorzystać z wielu korzyści, w tym finansowych.

Oszczędność czasu

Chyba każdy zgodzi się ze stwierdzeniem, że czas jest bezcenny. Wszystkim nam zależy, żeby na wypełnianiu formalności spędzać go jak najmniej. Taką możliwość daje właśnie założenie spółki z o.o. przez internet w systemie S24. Możemy tego bowiem dokonać bez wychodzenia z domu.

Przede wszystkim nie tracimy czasu umawianie spotkania u notariusza i na dogranie terminu zawarcia umowy spółki w taki sposób, żeby wszyscy wspólnicy mogli stawić się razem w wyznaczonym miejscu i o wyznaczonym czasie. Dodatkowo nie dotyczą nas też dojazdy związane z wizytą w biurze notarialnym.

Dla większości osób wygoda i komfort załatwiania tego typu spraw jest najważniejsza i właśnie dlatego nowoczesny portal S24 cieszy się tak dużą popularnością.

Prosto i szybko

Łatwość i intuicyjność procesu zawiązywania spółki z o.o. przez internet to kolejna korzyść, jakiej możemy doświadczyć wybierając system S24 do podpisania umowy spółki i dokonania rejestracji spółki w KRS-ie.

Pomijając etap wizyty u notariusza, musimy dopilnować mniejszej liczby formalności. System S24 pomaga nam przejść sprawnie przez całą procedurę i zapewnia szybsze załatwienie spraw.

Dzięki wykorzystaniu wzorca umowy, udostępnionego na portalu, nie musimy wykazywać się znajomością tajników tworzenia takiego dokumentu – wystarczy uzupełnić odpowiednie rubryki i wybrać pasujące do nas opcje z dostępnych opcji do wyboru.

Uzyskanie wpisu do KRS-u również wiąże się z o wiele krótszym oczekiwaniem niż w przypadku tradycyjnej metody rejestracji spółki.

Oszczędność pieniędzy

Jeżeli powyższe argumenty nie przekonały Cię jeszcze do końca o tym jak wiele korzyści niesie ze sobą założenie spółki z o.o. przez internet, to ten argument może być decydujący.

Zawierając umowę spółki przez system S24 z pominięciem wizyty u notariusza i podpisywania aktu notarialnego, spora część pieniędzy, które trzeba wydać w przypadku wyboru metody tradycyjnej, pozostaje w Twojej kieszeni.

Dodatkowo koszt związany z rejestracją spółki w KRS-ie przez portal S24 jest niższy niż opłata za rejestrację w Portalu Rejestrów Sądowych, której dokonuje się po zawarciu umowy spółki u notariusza.

Co też istotne, choć tak jak wspomnieliśmy, w przypadku elektronicznego zawarcia umowy przy pomocy podpisu kwalifikowanego, trzeba ponieść koszt wyrobienia podpisu, można ominąć to obciążenie finansowe wybierając profil zaufany lub e-dowód do dokonywania zatwierdzeń dokumentów dokonywanych na portalu. Są to formy bezpłatne, także nie generują żadnych dodatkowych kosztów.

Dla kogo założenie spółki przez internet nie jest dobrym wyborem?

Pomimo wielu korzyści, jakie niesie ze sobą założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet, nie dla każdego będzie to najlepszy wybór.

Umowa spółki zawierana przez system S24 ma określoną strukturę i ograniczone możliwości – bazujemy bowiem na gotowym wzorcu, który musimy uzupełnić. W sytuacji, gdy struktura własnościowa uruchamianej spółki jest skomplikowana, mamy do czynienia z różnorodnymi rodzajami udziałów lub liczba wspólników jest bardzo duża, standardowe zapisy mogą nie wystarczyć.

W takim przypadku lepiej, by umowę spółki przygotował notariusz. Będzie miał możliwość uwzględnienia w dokumencie niestandardowych zapisów i szczegółowego dostosowania dokumentu do konkretnych potrzeb wspólników.

Problem pojawia się również w sytuacji, gdy wkładem wspólnika lub elementem kapitału zakładowego ma być inna forma niż środki pieniężne – system S24, niestety, nie dopuszcza takiej opcji i umowę spółki trzeba zawrzeć w formie aktu notarialnego.

Uruchomienie spółki przez internet może również nie odpowiadać osobom, które nie lubią nowoczesnych, elektronicznych metod załatwiania formalności. Niektórzy preferują tradycyjną formę takich działań i związany z nią bezpośredni kontakt z człowiekiem.

Daje im to większe poczucie bezpieczeństwa, a także możliwość radzenia się na bieżąco w razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości.

Jednakże, w przypadku wyboru tradycyjnej metody zawiązywania spółki musimy liczyć się z wyższymi opłatami za rejestrację spółki oraz poniesieniem kosztów obsługi notarialnej.

Podsumowanie

Możliwość złożenia spółki z o.o przez internet to bardzo wygodna opcja, która może być zachęcająca dla osób, które cenią sobie swój czas lub wiedzą, że zebranie wszystkich wspólników u notariusza w jednym terminie może być trudne do zorganizowania.

Niższy koszt, który ponosi się przy procedurze elektronicznej, w tym za dokonanie rejestracji spółki z o.o. w KRS-ie, również przemawia za wyborem tej formy uruchomienia spółki.

Dobrze jednak przemyśleć czy uproszczona forma umowy, dostępna w portalu S24, która nie dopuszcza personalizacji jej zapisów, będzie odpowiednia dla naszej indywidualnej sytuacji.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy można samemu założyć spółkę?

Tak, istnieje możliwość założenia spółki samemu – taka opcja dotyczy spółki z o.o., spółki akcyjnej i prostej spółki akcyjnej.

Czy potrzebuję specjalistycznej wiedzy prawnej, aby założyć spółkę z o.o. przez internet?

Nie, proces zakładania tego typu spółki przez internet jest prosty i intuicyjny – nie trzeba posiadać specjalistycznej wiedzy z zakresu prawa. Umowa spółki w portalu S24 tworzona jest z gotowego wzorca, który wystarczy jedynie uzupełnić.

Jeśli jednak masz wątpliwości i chcesz upewnić się, że podejmowane przez Ciebie kroki są poprawne i zgodne z celem, który chcesz osiągnąć, możesz skonsultować się z prawnikiem.

Ile trwa rejestracja spółki z o.o. online?

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet może potrwać do kilku dni roboczych ze względu konieczność oczekiwania na potwierdzenie jej wpisu w KRS-ie.

Czy rejestracja spółki z o.o. przez internet jest tańsza niż tradycyjna metoda?

Tak, rejestracja online jest tańsza, ponieważ w przypadku umowy spółki, która nie wymaga formy aktu notarialnego, nie ponosimy kosztu obsługi notarialnej.

Ponadto, koszt wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego również jest niższy w momencie wybrania elektronicznej formy zgłoszenia spółki.

Kto może założyć spółkę z o.o.?

Może ją założyć co najmniej jedna lub więcej osób fizycznych lub prawnych, a także jednostki organizacyjne, które osobowości prawnej nie mają, ale przysługuje im zdolność prawna.

Należy pamiętać, że w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. nie może zostać założona przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.