Jak długo przechowywać dokumenty księgowe firmy?

Prowadzenie firmy to nie tylko faktury, przychody i codzienne zadania związane z profilem jej działalności. To także obowiązek przechowywania dokumentów księgowych – i to przez określony prawem czas. Nie istnieje jednak jeden termin, do którego wszyscy muszą się dostosować. Wymagany czas archiwizacji zależy od wielu czynników, w tym od rodzaju danego dokumentu, formy działalności, a czasem nawet od daty zatrudnienia danego pracownika.

W tym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje na temat okresów przechowywania dokumentacji księgowej przez firmy. Wyjaśniamy też, dlaczego jest to tak istotne zagadnienie i jakie są indywidualne okresy wyznaczone dla konkretnych rodzajów dokumentów.

Dlaczego przechowywanie dokumentów księgowych jest ważne?

Posiadanie dokumentów firmowych z poprzednich lat jest koniecznością m.in. w razie kontroli skarbowej, dokonywania korekty rozliczeń lub sporu z dawnym kontrahentem. W takich sytuacjach możliwość przedstawienia pełnej dokumentacji może być dla firmy decydująca.

Dzięki przechowywaniu dokumentów firmowych zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorstwo zabezpiecza się przed ewentualnymi karami, jakie mogą zostać na nie nałożone przez braki w wymaganej dokumentacji, np. w trakcie kontroli skarbowej. 

Stosowanie się do wyznaczonych terminów wprowadza również porządek w codziennej pracy z księgowością działalności. W taki sposób potwierdzanie rozliczeń i kosztów staje się o wiele łatwiejsze. Ponadto w przypadku likwidacji, przekształcenia lub audytu firmy, można mieć się pewność, że żadne wymagania dotyczące dokumentacji nie zostały zaniedbane i nie będzie problemu z jej dostarczeniem odpowiednim organom.

Co to są dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe to różnego rodzaju materiały, które stanowią potwierdzenie zdarzeń gospodarczych dotyczących danej firmy. Związane są m.in. z przychodami i kosztami prowadzonej działalności, jak również z jej zobowiązaniami oraz majątkiem. Na ich podstawie prowadzone są m.in. księgi rachunkowe, sporządzane są obowiązkowe sprawozdania finansowe, a także dokonywane rozliczenia podatkowe firmy.

Najczęściej spotykane dokumenty księgowe

W praktyce lista dokumentów, które dotyczą księgowości firmy jest bardzo długa. Do najważniejszych z nich możemy zaliczyć:

1. księgi rachunkowe i podatkowe – takie jak księga przychodów i rozchodów (KPiR),
2. dowody księgowe – np. faktury, paragony, rachunki i noty księgowe,
3. dokumentację podatkową – deklaracje PIT, CIT, VAT czy ewidencje VAT,
4. dokumenty ZUS – zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze,
5. roczne sprawozdania finansowe – np. roczne bilanse,
6. dokumenty inwentaryzacyjne – takie jak arkusze spisowe czy protokoły,
7. ewidencje środków trwałych i wyposażenia – np. sprzętu IT lub maszyn,
8. dokumenty dotyczące umów, kredytów, pożyczek – np. umowy handlowe i kredytowe,
9. dokumenty dotyczące gwarancji i reklamacji,
10. dokumentacja przyjętej metody rachunkowości,
11. książka serwisowa kasy fiskalnej,
12. dokumenty kadrowo-płacowe – nie stanowią wprost dokumentów księgowych, jednak ze względu na ich wagę zaliczyliśmy je do tego zestawienia. Są to m.in. akta osobowe pracowników oraz listy płac i karty wynagrodzeń.

Dzięki przechowywaniu tych dokumentów zgodnie z zasadami odpowiednie organy mogą prześledzić sytuację finansową firmy w razie kontroli. Dbanie o ich poprawne archiwizowanie może zapobiec wielu niepotrzebnym komplikacjom.

Może zainteresuje Cię również: Działalność nierejestrowana [2025] – najważniejsze informacje >>>

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

W zależności od rodzaju konkretnych dokumentów księgowych, obowiązują różne okresy ich przechowywania przez firmę, wyznaczone polskimi przepisami prawa. To samo dotyczy sposobu liczenia indywidualnego terminu archiwizacji – np. okres wymaganych 5 lat może rozpoczynać się m.in. w dniu zatwierdzenia jakiegoś dokumentu lub z końcem roku, w którym został dostarczony do odpowiedniego organu.

✅ Księgi rachunkowe i księgi podatkowe

Księgi rachunkowe i podatkowe, w tym księga główna, dziennik, zestawienie obrotów i sald oraz księga przychodów i rozchodów, to jedne z najważniejszych dokumentów posiadanych przez firmę. Przechowujemy je przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin płatności podatku dochodowego.

✅ Dowody księgowe

Dowody księgowe to m.in. faktury, rachunki, paragony, noty księgowe i raporty kasowe. Należy przechowywać je przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego firmy.

Ważne! Dowody księgowe dotyczące sprzedaży muszą być przechowywane minimum do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za określony rok obrotowy.

✅ Dokumenty podatkowe

Dokumenty podatkowe, takie jak deklaracje VAT, PIT, CIT czy JPK, trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, za który dokonuje się rozliczenia. Zobowiązania podatkowe przedawniają się bowiem właśnie w takim terminie. W przypadku gdy dochodzi do likwidacji spółki, dokumenty związane z rozliczeniem VAT-u należy przechowywać przez 10 lat.

✅ Dokumenty ZUS

Dokumenty zgłoszeniowe, np. ZUS ZZA czy ZUS ZUA, i deklaracje rozliczeniowe przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od dnia przekazania ich do tego organu. Niektóre dokumenty związane z ZUS-em mogą wymagać 10-letniego okresu przechowywania, jeśli stanowią podstawę do wyliczeń w ramach świadczeń emerytalno-rentowych. 

Dokumentacja przekazywana do 31 grudnia 2011 roku objęta była obowiązkiem przechowywania jej przez 10 lat.

✅ Dokumenty dotyczące umów, kredytów i pożyczek

Takie dokumenty jak umowy kredytowe i pożyczkowe czy umowy handlowe muszą być przechowywane przez 5 lat. Okres ten liczy się od początku roku, który następuje po roku obrotowym, w którym dokonano danej transakcji lub np. spłacono zobowiązanie.

✅ Dokumenty dotyczące gwarancji i reklamacji

Od momentu, gdy kończy się gwarancja lub rozpatrzono złożoną reklamację, firma ma obowiązek przechowywać dotyczące tej sprawy dokumenty przez 1 rok. Możemy do nich zaliczyć np. karty gwarancyjne i protokoły zgłoszeń, jak również korespondencję prowadzoną z klientem. Jeżeli doszło do sporów, dokumentację warto przechowywać nawet dłużej.

✅ Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe

Sprawozdania finansowe, takie jak np. rachunek zysków i strat czy bilans, należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku, który następuje po danym roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone. W praktyce jednak zaleca się, by takie dokumenty przechowywać trwale.

✅ Dokumenty inwentaryzacyjne 

Dokumenty związane z inwentaryzacją, takie jak arkusze spisu z natury, protokoły rozbieżności czy rozliczenia inwentaryzacyjne, przechowuje się przez okres 5 lat, liczony od daty sporządzenia dokumentu.

✅ Dokumentacja przyjętej metody rachunkowości

Tego typu dokumentację należy przechowywać przez minimum 5 lat od momentu wygaśnięcia stosowania danej metody rachunkowości. Należą do niej m.in. polityka rachunkowości, plany kont oraz zasady wyceny i rozliczeń.

✅Książka serwisowa kasy fiskalnej

Dokument ten firma musi przechowywać przez cały okres użytkowania kasy oraz przez kolejnych 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Obowiązek ten dotyczy nie tylko książki serwisowej, ale również potwierdzeń wykonania przeglądów technicznych oraz raportów dobowo-miesięcznych.

✅ Ewidencje środków trwałych

Ewidencje dotyczące środków trwałych, takich jak np. maszyny, pojazdy czy sprzęt IT, należy przechowywać przez okres 5 lat i więcej, licząc od końca roku, w którym dokonany został ostatni odpis amortyzacyjny.

✅ Dokumentacja pracownicza

Choć dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (akta osobowe) nie są bezpośrednio klasyfikowane jako dokumentacja księgowa, w praktyce stanowią bardzo ważną część dokumentów firmy. Z tego powodu uwzględniamy w tym zestawieniu przechowywanie akt osobowych pracownika. Są to m.in. umowy o pracę, aneksy do umów, świadectwa pracy oraz teczki osobowe.

Okres przechowywania akt pracowniczych wynosi:

1. 50 lat – w przypadku rozpoczęcia okresu zatrudnienia przed 01.01.2019 r.*,
2. 10 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 r.,
3. *10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018, ale przekazano do ZUS-u wymagany raport informacyjny ZUS RIA.

Okres ten liczy się od momentu, w którym nastąpiło zakończenie przez ubezpieczonego pracy w danej firmie.

✅ Karty wynagrodzeń i listy płac

Choć dokumenty płacowe, takie jak imienne listy płac czy karty wynagrodzeń, dotyczą kwestii kadrowych, powiązane są też często z rozliczeniami podatkowymi i ZUS. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać listy płac przez minimum 5 lat, licząc ten okres od końca danego roku podatkowego. W przypadku gdy dane dokumenty stanowią podstawę do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, okres ten może wynosić odpowiednio 10 lub 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Wyjątki i sytuacje szczególne

Zdarza się, że firma znajdzie się w sytuacji, w której okres przechowywania dokumentów może zostać zawieszony, przerwany lub wydłużony. Warto o tym pamiętać, zanim dokona się trwałego zniszczenia starszej dokumentacji.

Kiedy okres przechowywania dokumentacji księgowej może się zmienić?

Okres przechowywania dokumentów może zostać zawieszony (do 3 lat) np. w sytuacji, gdy trwa postępowanie przed sądem administracyjnym. Po jego zakończeniu okres ten liczy się dalej, wliczając w niego czas jego zawieszenia.

Przerwanie biegu terminu następuje w momencie, gdy np. ma miejsce ogłoszenie upadłości firmy, wszczęto kontrolę podatkową lub podmiot został objęty postępowaniem karnym skarbowym. Okres przechowywania dokumentów rusza dopiero wtedy, gdy postępowanie zostało ostatecznie zakończone.

Czasem warto też wydłużyć termin przechowywania dokumentacji, która w ocenie właściciela firmy może się przydać w przyszłości. Dotyczy to np. dokumentów związanych ze środkami trwałymi, amortyzacją, umowami leasingowymi i sprawami spornymi z kontrahentami. Ich posiadanie może być istotne w momencie dochodzenia ewentualnych roszczeń lub wyjaśniania wątpliwości.

Przechowywanie dokumentacji a likwidacja firmy

Wraz z momentem zakończenia działalności gospodarczej nie znika obowiązek przechowywania dokumentów księgowych. Sposób postępowania z nimi zależy od tego, jaka to była forma działalności oraz z jakiego powodu została zamknięta.

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą musi po jej zamknięciu pamiętać o konieczności dokonania archiwizacji. Dokumenty trzeba wtedy przechowywać przez standardowe okresy wymagane przepisami prawa. Organy podatkowe mają prawo dokonania kontroli nawet po likwidacji JDG w trakcie trwania obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji.

Spółki

Jeżeli dochodzi do likwidacji danej spółki, to jej likwidator lub syndyk odpowiada za to, by wskazać miejsce przechowywania dokumentów firmy. W momencie pełnej jej likwidacji, takie akta mogą zostać przekazane do archiwum państwowego. Dokumentacja księgowa musi być przechowywana zgodnie z ogólnymi przepisami prawa, jednak należy pamiętać o tym, że okres archiwizowania dokumentów dotyczących podatku VAT zostaje wydłużony do 10 lat.

Zadbanie o prawidłową archiwizację dokumentów spółki po jej zamknięciu wciąż pozostaje bardzo ważną kwestią, która może wpłynąć na ewentualne kwestie prawne i podatkowe, gdy urząd skarbowy postanowi dokonać kontroli.

Czy dokumentację księgową firmy można przechowywać w formie elektronicznej?

Tak, dokumenty księgowe można przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej, o ile zapewniona jest ich autentyczność, integralność i czytelność. Skanowanie faktur i innych dokumentów oraz zapisywanie ich w nieedytowalnym formacie cyfrowym (np. PDF) jest zgodne z przepisami, pod warunkiem, że dokumenty są kompletne i możliwe do okazania w przypadku kontroli. Przechowywanie w systemach księgowych, chmurze lub na własnym serwerze jest dozwolone, jeśli dane są bezpieczne i dostępne na żądanie. Każdy dokument elektroniczny traktowany jest jako pełnoprawny dowód księgowy, o ile spełnia wymogi ustawowe.

Podsumowanie

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentów to niezwykle istotny temat, który dotyczy każdego przedsiębiorcy – również po zakończeniu jego działalności gospodarczej. Okres posiadania dokumentacji do wglądu wynosi 5, 10 lub 50 lat, w zależności od rodzaju dokumentu oraz ewentualnych dodatkowych okoliczności (np. likwidacja spółki). W niektórych sytuacjach może on również zostać zawieszony, przerwany lub wydłużony.

Dokumenty można archiwizować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia im pełnej dostępności oraz czytelności. Należyta organizacja przechowywania dokumentów zapewnia zgodność z przepisami oraz większy porządek w prowadzeniu firmy. Dla każdego przedsiębiorcy jest to niepodważalnie istotny temat, ponieważ nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji może wiązać się z poważnymi problemami finansowymi w razie kontroli.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jakie dokumenty przechowujemy przez 10 lat?

Przez 10 lat należy przechowywać m.in. dokumentację pracowniczą osób, które zostały zatrudnione po 1 stycznia 2019 r. (akta osobowe, listy płac, umowy) oraz pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, jeśli pracodawca przekazał raport informacyjny ZUS RIA. Taki sam okres dotyczy również dokumentów VAT po likwidacji spółki, a także niektórych dokumentów ZUS, stanowiących podstawę do wyliczeń świadczeń emerytalno-rentowych.

Co się stanie, jeśli wyrzucę dokumenty za wcześnie?

Zbyt wczesne zniszczenie dokumentów może wiązać się z karą finansową nałożoną przez urząd skarbowy w razie kontroli, jak również odpowiedzialnością karnoskarbową, w przypadku gdy ich brak wpłynie na ustalenie zobowiązań podatkowych firmy. Ponadto w razie pojawienia się potrzeby rozwiązania sporu – na przykład z klientem – traci się podstawę do obrony i udowodnienia swojej racji.