Faktura proforma – czym jest i jak ją wystawić?

Prowadząc swój biznes, na porządku dziennym ma się do czynienia z wieloma różnymi dokumentami. Czasami okazuje się jednak, że nie jesteśmy do końca pewni, jakie funkcje pełnią niektóre z nich w rozliczeniach między kontrahentami.

Taka wątpliwość może pojawić się w przypadku faktury oznaczonej jako proforma, z którą prędzej lub później, spotka się każdy przedsiębiorca. Choć swoim wyglądem łudząco przypomina zwykłą fakturę VAT, te dwa dokumenty znacząco się różnią pod względem ról, jakie odgrywają w handlu oraz księgowości.

Czym jest faktura proforma i jakie jest jej zastosowanie? Czy istnieją określone zasady jej wystawiania? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym artykule.

Faktura proforma – czym jest?

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że jest to rodzaj dokumentu księgowego, takiego jak zwykła faktura. W rzeczywistości jednak fakturę proforma wystawia się w zupełnie innych okolicznościach.

Faktura proforma (inny zapis: faktura pro forma) to dokument o charakterze informacyjnym, wystawiany przez sprzedawcę usługi bądź towaru potencjalnemu klientowi, by przedstawić mu np. swoją ofertę lub kosztorys planowanej transakcji. Nie jest dokumentem księgowym, dlatego nie może być traktowana w taki sam sposób jak faktura VAT.

Jej stosowania nie reguluje ustawa o podatku od towarów i usług – wystawienie faktury proforma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani prawnego (np. wiążącego zobowiązania zapłaty), jak również konieczności jej umieszczenia w księgowej ewidencji dokumentów firmy.

Kiedy wystawia się fakturę proforma?

Faktura proforma stosowana jest w różnych sytuacjach związanych ze sprzedażą towarów i usług. Na co dzień przydaje się do realizacji następujących zadań:

1. Przekazywanie informacji klientom o szczegółach proponowanej oferty: Fakturę proforma traktuje się wtedy w kategoriach oferty handlowej.
2. Przedstawienie kalkulacji dotyczącej przyszłej dostawy towaru lub przyszłego wykonania usługi: Klient ma jasność, co do tego, jak będzie wyglądała faktura właściwa oraz jaka będzie ostateczna kwota transakcji.
3. Podstawa do zaliczki lub zapłaty (niewiążąca): Fakturę pro forma można wystawić kontrahentowi jako dokument, na podstawie którego dokona wpłaty zaliczki lub pełnej kwoty za przyszłą dostawę towarów lub wykonanie usługi. Trzeba jednak pamiętać, że klient nie ma prawnego obowiązku zapłaty proformy – chyba że ją podpisał. Po otrzymaniu zaliczki lub pełnej kwoty, sprzedawca musi wystawić odpowiednio fakturę zaliczkową lub docelową fakturę VAT.
4. Wezwanie do zapłaty: Wystawianie faktur proforma ma też czasem wymiar przypomnienia klientom o nadchodzącej płatności – przyjmują wtedy formę wezwania do zapłaty kwoty należnej za przyszłe przekazanie towarów lub wykonanie usług.
5. Potwierdzenie warunków przyszłej transakcji: Faktura proforma może pełnić funkcję ostatecznego potwierdzenia szczegółów planowanej transakcji, ponieważ przedstawia, w jaki sposób będzie wyglądała faktura właściwa. Jeżeli zaistnieje np. konieczność poprawienia na niej danych, będzie to łatwiejsze niż korygowanie wystawionej już faktury notą korygującą lub fakturą korygującą.

Chcesz dowiedzieć się więcej o nocie korygującej? Przeczytaj nasz artykuł Nota korygująca – co to jest i jak ją wystawić? [WZÓR] >>>

W praktyce, jednym z częstych przykładów stosowania faktury pro forma jest też sytuacja, gdy dla firmy ważne jest sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów. W takim przypadku, dopiero po otrzymaniu zapłaty od klienta, dokonanej na podstawie proformy, sprzedawca wystawia fakturę właściwą i dostarcza towary bądź realizuje usługę.

Jest to dla firmy ochrona przed potencjalnym nieuczciwym zachowaniem klienta, w którym postanowiłby porzucić plan dokonania zakupu, a firma już realizowałaby usługę lub dostawę, jednocześnie wystawiając fakturę VAT. Jeżeli transakcja nie dojdzie do skutku, nie ma wtedy konieczności dokonywania korekty faktury właściwej, ponieważ jeszcze nie została stworzona.

Różnica między fakturą proforma a fakturą VAT

Oba dokumenty wyglądają praktycznie tak samo, jednak pełnią zupełnie inne funkcje.

Faktura proforma:

1. Nie jest dokumentem księgowym.
2. Nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT ani do dochodzenia roszczeń (spełnienia obowiązku zapłaty) od klienta.
3. Jej charakter jest jedynie informacyjny.
4. Wystawić ją można tylko przed otrzymaniem zapłaty zaliczki bądź całej kwoty za zakup towarów lub usług.
5. Nie księguje się jej w firmie.
6. Nie stanowi dowodu zakupu.

Faktura VAT:

1. Jest dokumentem księgowym.
2. Można na jej podstawie odliczyć podatek VAT od zakupu.
3. Jej wystawienie jest wiążące, dlatego odbiorca faktury musi dokonać płatności.
4. Jeżeli klient zapłacił za towar lub usługę na podstawie faktury proforma, powstaje obowiązek wystawienia mu docelowej faktury VAT.
5. Zawsze musi zostać zaksięgowana i zarchiwizowana przez firmę.
6. Stanowi dowód dokonania zakupu.

Chcesz poznać inne rodzaje faktur? Informacje na ich temat znajdziesz na stronie biznes.gov.pl >>>

Faktura proforma a kwestie prawne i podatkowe

Faktura pro forma traktowana jest w zupełnie inny sposób niż zwykła faktura, dlatego warto zapamiętać kilka prawniczo-księgowych zasad, którymi się rządzi.

Faktura pro forma a prawo

Jak już wspomnieliśmy, ze względu na to, że faktura tego typu nie zalicza się do dokumentów księgowych, nie niesie ona za sobą zobowiązań prawnych. Klient nie ma obowiązku dokonania zapłaty wskazanej na niej kwoty ani dokonania zakupu towaru bądź usługi, której dokument dotyczy.

Jednakże momentem zwrotnym dla faktury proforma jest podpisanie jej przez kontrahenta. W ten sposób akceptuje on bowiem przedstawioną mu ofertę i wyraża wiążącą już wolę nabycia przedmiotu sprzedaży. Dokument automatycznie nabiera charakteru umowy, która może być dowodem w sprawach sądowych.

Faktura proforma a podatki

Choć faktura pro forma ma w swojej nazwie słowo „faktura”, nie stanowi dokumentu wpływającego na jakiekolwiek kwestie podatkowe.

Faktura proforma nie jest dowodem księgowym, dlatego nie umieszcza się jej w ewidencji księgowej. Nie stanowi również podstawy do odliczenia kosztów uzyskania przychodu albo odliczenia podatku VAT. Dopiero po wystawieniu faktury VAT, powstają skutki podatkowe transakcji i można dokonać stosownych rozliczeń.

Trzeba pamiętać, że w razie jakichkolwiek kontroli faktura pro forma nie stanowi żadnego dowodu zakupu bądź sprzedaży, ponieważ nie ma mocy prawnej.

Wystawienie faktury proforma – o czym trzeba pamiętać?

Wystawienie faktury proforma jest bardzo proste i nie sprawia problemów. Tak naprawdę, wizualnie prawie nie różni się od zwykłej faktury VAT – jedynie jej nazwa jest inna.

Jak wygląda faktura proforma – podstawowe elementy

Tego, w jaki sposób powinna wyglądać faktura pro forma nie reguluje żaden przepis prawny, ale z założenia zawiera się w niej te same elementy, co na zwykłej fakturze. Różnicę stanowi tylko tytuł dokumentu, w którym do słowa „faktura” dodaje się – zależnie od indywidualnego wyboru – „proforma” lub „pro forma”.

Najlepiej, żeby na fakturze proforma znajdowały się:

1. tytuł „Faktura proforma” lub „Faktura pro forma” wraz z jej numerem,
2. dane sprzedawcy i dane klienta,
3. data i miejsce wystawienia faktury,
4. określenie przedmiotu sprzedaży (nazwa i ilość),
5. cena jednostkowa netto,
6. wartość całego zamówienia netto i brutto,
7. podatek VAT – stawka VAT i kwota podatku,
8. termin dostarczenia towarów lub wykonania usługi (termin dokonania transakcji),
9. termin płatności,
10. podpis sprzedawcy i miejsce na podpis klienta.

Jak wystawić fakturę proforma?

Fakturę pro forma można wystawić w sposób tradycyjny, wg wzoru dla faktur, i przesłać ją zwykłą pocztą lub e-mailem. Wiele firm decyduje się jednak na sposób elektroniczny, np. za pośrednictwem specjalnych programów księgowych, stworzonych na potrzeby firm. Taki system usprawnia zarządzanie dokumentacją księgową.

O czym jeszcze nie można zapomnieć?

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać w sytuacji, gdy wystawiamy fakturę proforma, jest wystawienie faktury właściwej po otrzymaniu zapłaty za usługę/towary lub wystawienie faktury zaliczkowej, gdy klient pokrył na razie tylko część należnej kwoty.

Faktura pro forma nie może w żadnych okolicznościach stanowić ostatecznego dokumentu potwierdzającego zakup, ponieważ nie jest dokumentem księgowym.

Podsumowanie

Faktura proforma jest często spotykanym dokumentem, który przydaje się w wielu sytuacjach związanych ze sprzedażą towarów i usług.

Stanowi dobre rozwiązanie, gdy np. firma chce wystawić fakturę właściwą dopiero po wiążącym zaakceptowaniu oferty przez kontrahenta lub kiedy kupujący potrzebuje do dokonania płatności tzw. „podkładki”, ukazującej warunki transakcji i należną kwotę.

Znajomość zasad stosowania faktury pro forma oraz jej traktowania pod kątem prawnym i księgowym jest kluczowa, by w codziennej pracy móc z niej korzystać bez zbędnych wątpliwości.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Na jej podstawie nie można dokonywać rozliczeń podatkowych. Nie dołącza się jej również do księgowej ewidencji dokumentów w firmie. W przeciwieństwie do zwykłej faktury, jedynie informuje potencjalnego kontrahenta np. o tym, jakie szczegóły zawiera przedstawiana oferta handlowa lub jak wygląda kosztorys planowanej transakcji.

Po jej opłaceniu, wystawia się docelową fakturę VAT, która jest dokumentem księgowym.

Czy zapłacona faktura proforma jest dowodem zakupu?

Nie, zapłacona faktura proforma nie jest dowodem zakupu. Po opłaceniu faktury proforma przez nabywcę towarów lub usług, sprzedawca nie jest zwolniony z obowiązku wystawienia faktury głównej. Dopiero faktura VAT, jako dokument księgowy, traktowana jest jako dowód zakupu.

Czy faktura pro forma jest wiążąca?

Faktura pro forma ma charakter informacyjny, dlatego nie jest wiążąca – nie ma obowiązku zapłacenia widniejącej na niej kwoty. Jednakże w momencie, gdy klient ją podpisze, charakter faktury pro forma ulega zmianie i powstaje konieczność uiszczenia należności na niej wskazanej.

Podpisanie faktury pro forma oznacza przyjęcie oferty i zobowiązanie się do dokonania zakupu i zapłaty – zaczynamy ją traktować jak wiążącą umowę.

Czy mogę używać faktury proforma zamiast faktury VAT?

Nie, tych dokumentów nie stosuje się wymiennie, ponieważ pełnią odmienne funkcje.

Faktura proforma to nie dokument księgowy – jej rola jest informacyjna – nie powoduje zatem żadnych prawno-podatkowych skutków. Nie ma obowiązku jej opłacenia, chyba że została podpisana przez nabywcę. Nie stanowi też dowodu zapłaty.

Faktura VAT jest dokumentem księgowym i prawnie zobowiązuje do zapłaty. Jeśli zaś klient dokonał już płatności na podstawie faktury pro forma, faktura VAT musi zostać wystawiona oraz umieszczona w ewidencji księgowej jako dowód zapłaty.