Faktura bez VAT [+ wzór] – czym jest i kiedy można ją wystawić?

Faktura bez VAT to rodzaj dokumentu sprzedaży przeznaczony dla przedsiębiorców, którzy nie mają obowiązku wliczania VAT-u do ceny oferowanych przez siebie towarów lub usług. Mogą go wystawić zarówno tzw. „nievatowcy”, jak i osoby prowadzące firmę, które odprowadzają ten podatek, lecz dokonały sprzedaży towarów lub usług, niepodlegającej VAT.

Choć może się wydawać, że zasady funkcjonowania takiego dokumentu są bardzo proste, wiele osób ma wątpliwości, czy ma prawo z niego skorzystać. Najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest odpowiednie poznanie przepisów regulujących wystawianie faktur bez VAT.

Chcesz mieć pewność, kto może wystawić taką fakturę, w jakich sytuacjach utworzenie jej dla nabywcy jest obowiązkowe oraz jakie elementy powinna posiadać? Jesteś w dobrym miejscu – zapraszamy do lektury artykułu oraz pobrania darmowego wzoru faktury bez VAT.

Czym różni się faktura bez VAT od faktury VAT?

Faktura bez VAT różni się od faktury VAT przede wszystkim tym, że nie zawiera takich pozycji jak stawka podatku VAT, jego kwota i wartość netto sprzedaży. Jest to uproszczony dokument, stosowany głównie przez przedsiębiorców, którzy nie są płatnikami podatku VAT, takich jak mikroprzedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego czy osoby świadczące usługi objęte zwolnieniem przedmiotowym – na przykład lekarze lub nauczyciele.

Fakturę niezawierającą VAT mogą wystawić również przedsiębiorcy, którzy są płatnikami VAT, lecz dokonali sprzedaży niepodlegającej takiemu opodatkowaniu.

Termin wystawienia dokumentu

W przypadku faktury VAT przedsiębiorca ma obowiązek jej wystawienia do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży towaru, wykonano usługę lub przekazano częściową lub pełną zapłatę za towar / usługę.

Jeżeli zaś sprzedawcą jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, mająca prawo wystawiania faktur bez VAT, istnieją dwie możliwości:

1. Gdy nabywcą jest firma, faktura bez VAT musi zostać wystawiona do 15. dnia kolejnego miesiąca, po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż towarów / usług lub zapłata (pełna lub częściowa).
2. Gdy nabywcą jest osoba prywatna, fakturę bez VAT można wystawić, lecz nie ma takiej konieczności – chyba że kupujący zażąda tego w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży lub zapłaty (pełnej lub częściowej). Sprzedający ma wtedy 15 dni na jej wystawienie.

Kto może wystawić fakturę bez VAT?

Fakturę bez VAT mogą wystawiać przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnień podatkowych. Te zwolnienia mogą mieć różne podstawy, w tym limit przychodów, rodzaj wykonywanej działalności lub specjalne przepisy krajowe bądź unijne (np. w związku z zaliczaniem się do specyficznej grupy przedsiębiorców). Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

Zwolnienie podmiotowe

Faktura wystawiana przez podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT (na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT) nie będzie zawierała informacji o naliczonym podatku.

Zwolnienie podmiotowe dotyczy przede wszystkim mikroprzedsiębiorców, czyli firm, które nie przekraczają rocznego limitu przychodów określonego w ustawie o VAT – obecnie wynosi on 200 tysięcy złotych. Warto zwrócić uwagę na to, że istnieją wyjątki, które nie zliczają się do tego limitu, takie jak np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów lub podatek VAT.

Dzięki temu przywilejowi mali przedsiębiorcy, tacy jak freelancerzy czy właściciele mniejszych biznesów, mogą wystawiać faktury bez naliczania VAT-u, co upraszcza ich rozliczenia z urzędem skarbowym.

Trzeba jednak pamiętać, że istnieje szereg przepisów, które wyłączają część przedsiębiorców z możliwości skorzystania ze zwolnienia podmiotowego, nawet jeśli nie przekraczają wartości 200 000 zł rocznie – np. nie podlega mu wysyłkowa sprzedaż sprzętu elektronicznego czy usługi prawne. Posiadanie siedziby działalności gospodarczej poza terenem Polski również sprawia, że powołanie się na ten przywilej podatkowy nie jest możliwe. Najlepiej każdorazowo sprawdzić aktualne regulacje prawne i upewnić się, że można skorzystać ze zwolnienia.

Zwolnienie przedmiotowe

Zwolnienie przedmiotowe przysługuje osobom świadczącym usługi, które są zwolnione z VAT ze względu na charakter prowadzonej działalności. W takim przypadku podatnik zobowiązany jest podać na fakturze podstawę prawną, która zezwala na nienaliczenie podatku VAT od sprzedaży (np. art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub odpowiednią dyrektywę).

Przykładem osób, które mogą korzystać z takiego zwolnienia są lekarze, pielęgniarki, nauczyciele czy artyści. Ich działalność jest zwolniona z VAT na mocy przepisów prawa, ponieważ często dotyczy działań społecznie użytecznych, takich jak edukacja czy ochrona zdrowia.

Inne przypadki zwolnienia z VAT (czynności niepodlegające VAT)

Istnieją również inne przypadki, w których przedsiębiorca ma prawo wystawiać faktury bez VAT. Niektóre wynikają z przepisów unijnych, a część związana jest z prowadzeniem konkretnego rodzaju działalności lub zaliczaniem się do wybranej branży.

Przykładowo rolnicy posiadający małe gospodarstwa rolne mogą korzystać ze specjalnych zasad niepodlegania VAT. Takie ulgi wprowadzane są, by uprościć zasady rozliczeń i zmniejszyć obciążenia dla osób prowadzących niewielkie działalności gospodarcze.

Również wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów wyłączona jest z obowiązku naliczania podatku VAT na fakturze, ponieważ zgodnie z zasadą odwrotnego obciążenia, nalicza go nabywca z innego unijnego kraju.

Warto podkreślić, że aby skorzystać z takich zwolnień, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki i być świadomy przepisów, które go dotyczą. Dlatego ważne jest, aby dokładnie sprawdzić, czy działalność kwalifikuje się do wystawiania faktur bez VAT.

Jakie elementy powinna zawierać faktura bez VAT?

Faktura bez VAT, choć prostsza od standardowej faktury VAT, musi spełnić określone wymogi formalne. Jej prawidłowe wystawienie wymaga uwzględnienia wszystkich niezbędnych elementów, które pozwalają na jej identyfikację i zgodność z przepisami. Kwestię tę reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (link do dokumentu >>>).

Co dokładnie powinno znaleźć się na takiej fakturze? Sprawdźmy!

Każda faktura bez VAT powinna zawierać m.in.:

1. dane sprzedawcy i nabywcy,
2. datę wystawienia,
3. numer faktury,
4. nazwę towarów lub zakres wykonanych usług oraz ich liczbę / miarę,
5. cenę jednostkową,
6. kwotę należności ogółem,
7. w przypadku zwolnienia przedmiotowego: dopisek z informacją o podstawie prawnej zwolnienia.

Faktura bez VAT nie musi zawierać:

1. stawki podatku VAT (lub poszczególnych stawek podatku – jeżeli faktura zawiera więcej pozycji),
2. jednostkowej wartości netto,
3. sumy wartości sprzedaży netto,
4. łącznej kwoty podatku VAT obliczanej od sumy wartości sprzedaży netto.

Wzór faktury bez VAT

Dobrze przygotowany wzór faktury bez VAT za sprzedaż towarów lub usług umożliwia przedsiębiorcy sporządzanie dokumentów zgodnych z prawem i pomaga w uniknięciu błędów.

Poniżej możesz pobrać darmowy wzór faktury bez VAT w dwóch wersjach -.pdf i .docx:

Jeżeli korzystasz się ze wzoru, który ma rubrykę z miejscem na wpisanie stawki VAT, wpisz w niej „zw.” (gdy korzystasz się ze zwolnienia z VAT) lub „np.” (gdy transakcja nie podlega VAT).

Przeczytaj również Faktura proforma – czym jest i jak ją wystawić? >>>

Korzyści i ograniczenia faktury bez VAT

Korzystanie z faktury bez VAT niesie ze sobą wiele zalet, szczególnie dla małych przedsiębiorców, ale ma też pewne ograniczenia, które warto wziąć pod uwagę.

Korzyści faktury bez VAT

Przede wszystkim faktura bez VAT jest prostsza w obsłudze. Ponieważ nie zawiera pozycji dotyczących naliczania podatku VAT oraz wartości netto, jej wystawienie zajmuje mniej czasu, a ryzyko popełnienia pomyłki jest mniejsze.

Kolejną zaletą jest brak konieczności rozliczania podatku VAT z urzędem skarbowym. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT nie muszą co miesiąc lub co kwartał przygotowywać deklaracji VAT, co oznacza mniej formalności i niższe koszty związane z prowadzeniem księgowości. To rozwiązanie szczególnie korzystne dla mikroprzedsiębiorców i freelancerów.

Faktura bez VAT pozwala też na większą elastyczność cenową. Brak konieczności doliczania podatku VAT sprawia, że ceny oferowanych usług i towarów mogą być bardziej konkurencyjne. Takie działanie może przyciągnąć klientów indywidualnych, dla których cena końcowa jest kluczowa, zaś brak możliwości odliczenia podatku nie jest istotny.

Ograniczenia faktury bez VAT

Z drugiej strony faktura bez VAT ma też swoje ograniczenia. Największym z nich jest fakt, że ze względu na brak kwoty podatku VAT na fakturze, uniemożliwia nabywcom jego odliczenie. Może to być problematyczne w przypadku współpracy z klientem biznesowym, który jako czynny podatnik VAT, z założenia preferuje faktury pozwalające na obniżenie swoich zobowiązań podatkowych. Przedsiębiorca korzystający z faktur bez VAT może być zatem mniej atrakcyjny dla innych firm jako partner handlowy oraz postrzegany jako nieprofesjonalny.

Osoby korzystające z podmiotowego zwolnienia z VAT muszą też pamiętać o limitach przychodów, które ich obowiązują. Przekroczenie tego progu oznacza konieczność dokonania rejestracji jako podatnik VAT czynny, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami i zmianą sposobu rozliczeń.

Podsumowanie

Faktura bez VAT to dobre rozwiązanie dla małych przedsiębiorstw i osób prowadzących działalność na niewielką skalę, które chcą uprościć swoje rozliczenia. Jej stosowanie pozwala często na stosowanie bardziej konkurencyjnych cen towarów i usług w stosunku do tych oferowanych przez tzw. „vatowców”.

Jednak zanim zdecydujesz się na to rozwiązanie, rozważ, czy ograniczenia związane z takim dokumentem nie będą przeszkodą w Twojej działalności, zwłaszcza jeśli planujesz współpracę z większymi firmami. Dla nich bowiem możliwość odliczenia podatku VAT jest bardzo istotnym elementem rozliczeń księgowych. Dlatego w przypadku wystawiania faktur bez VAT istotne jest otwarte komunikowanie o stosowaniu takiej formy dokumentu sprzedaży.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kiedy nie ma podatku VAT na fakturze?

Brak VAT na fakturze występuje w kilku sytuacjach, które wynikają z przepisów prawa podatkowego. Oto najważniejsze przypadki:

1. Zwolnienie podmiotowe z VAT
   Przysługuje firmom, których roczne przychody nie przekraczają progu 200 tysięcy złotych, chyba że sprzedają towary lub usługi wyłączone ze zwolnienia.
2. Zwolnienie przedmiotowe z VAT
   Niektóre usługi i towary są zwolnione z VAT na mocy przepisów. Dotyczy to m.in. usług medycznych świadczonych przez lekarzy, usług edukacyjnych oferowanych przez nauczycieli czy działalności artystycznej.
3. Mechanizm odwrotnego obciążenia VAT
   W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w Unii Europejskiej, to nabywca z innego kraju UE odpowiedzialny jest za naliczenie i rozliczenie VAT-u – sprzedawca nie uwzględnia go wtedy na fakturze.
4. Eksport towarów i usług poza Unią Europejską
   W niektórych przypadkach dotyczących eksportu towarów lub świadczenia usług na rzecz odbiorców spoza UE może wystąpić stawka 0% VAT.
5. Zwolnienie z VAT wynikające z przepisów unijnych lub krajowych
   Niektóre branże lub działalności mają szczególny przywilej niepodlegania podatkowi VAT, wynikający z przepisów krajowych lub unijnych. Może to dotyczyć np. drobnych rolników.
6. Faktury wystawiane przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej
   Jeśli osoba fizyczna sprzedaje coś okazjonalnie, nie musi naliczać VAT, ponieważ nie jest podatnikiem VAT.

Czy podatnik zwolniony z VAT musi wystawić fakturę?

Tak, podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek wystawiania faktur w określonych sytuacjach. Chociaż przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie naliczają tego podatku, przepisy wymagają od nich dokumentowania transakcji w formie faktury bez VAT w przypadku sprzedaży na rzecz innych firm (B2B) lub otrzymania żądania od nabywcy będącego osobą prywatną w odpowiednim terminie.

Podstawę prawną zwolnienia trzeba wtedy podać w przypadku zwolnienia przedmiotowego z VAT. Jeśli zaś podatnik stosuje zwolnienie podmiotowe, nie musi podawać podstawy prawnej, choć oczywiście może to zrobić, rozróżniając wtedy czy powołuje się na 1., czy 9. ustęp artykułu 113 ustawy o VAT.

Podsumowując, jeśli podatnik oferujący sprzedaż towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia z VAT, nie zawsze musi wystawiać fakturę, ale w przypadku transakcji z innymi przedsiębiorcami lub gdy nabywca zażądał wystawienia faktury w odpowiednim terminie – jest to konieczne.

Jaki jest termin wystawienia faktury bez VAT?

W przypadku, gdy nabywcą towarów lub usług jest firma, fakturę bez VAT należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub nastąpiło otrzymanie zaliczki bądź pełnej zapłaty.

Jeśli kupującym jest osoba prywatna, fakturę bez VAT trzeba wystawić na żądanie nabywcy. Zapotrzebowanie to musi zostać zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż towarów, wykonanie usługi lub płatność (również nie ma znaczenia czy to była część zapłaty, czy pełna płatność). W takiej sytuacji na wystawienie faktury ma się 15 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Trzeba pamiętać, że faktura podatnika zwolnionego z VAT musi zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których napisaliśmy w powyższym artykule.